Een keer te laat komen kan natuurlijk gebeuren, een tweede keer ook, maar als dit aan de gang blijft, kun je een werknemer zeker aanspreken op zijn gedrag. Andere voorbeelden van wangedrag zijn ongeoorloofd verzuim, roken op de werkplek, klachten van klanten, het niet houden aan veiligheidsvoorschriften etc.

Nemen van maatregelen noodzakelijk

Maar wat als de werknemer niet luistert naar jouw aanwijzingen? Of nog erger, wat als een werknemer zich blijft misdragen en dit steeds ernstigere vormen aanneemt? Er moet iets gebeuren! Een werknemer proberen via de kantonrechter te ontslaan? Dat is niet altijd even gemakkelijk te realiseren binnen het ontslagrecht. Dit betekent dat je als werkgever alle zeilen bij moet zetten om de orde en discipline in je bedrijf te herstellen.

Dit doe je met hulp van een sanctietraject. Dit traject is bedoeld om de werknemer bewust te maken van zijn wangedrag en je probeert hem weer in het gareel te krijgen. De werknemer moet zich net als zijn collega's houden aan de normen van goed fatsoen (dus bijvoorbeeld geen andere collega's beledigen) of aan belangrijke regels binnen het bedrijf (bijvoorbeeld veiligheidsregels). Die zijn er namelijk niet voor niets.

Het sanctietraject is bedoeld om de werknemer weer in het gareel te krijgen. Lukt dit niet, dan heb je een goed ontslagdossier in handen waarmee je een ontslag in werking kunt stellen. Meer daarover lees je in het stappenplan ontslag door wangedrag van de werknemer. Het doorlopen van het onderstaande stappenplan is een belangrijke voorwaarde om de slagingskans op dit ontslag te vergroten.  

Stappenplan maatregelen nemen

Hulp nodig bij het opstellen van een sanctiebeleid? Schakel dan een specialist in.

Stap 2. Het aanspreken van een medewerker

Het werkt het best als je de medewerker bij een lichte overtreding eerst even apart neemt en hem aanspreekt op zijn handelen. Dit gesprek moet zeker niet zwaar beladen zijn. Dus geen getuige erbij halen, geen formeel gespreksverslag, maar gewoon een gesprek van baas (of leidinggevende) tot medewerker, waarin je hem feedback geeft.

Gebruik hiervoor de feedback gesprekstips uit het dit e-book of gebruik de checklist feedbackgesprekken. Mogelijk blijft het bij dit gesprek. Plan sowieso een vervolggesprek in omdat de werknemer zich waarschijnlijk in de tussentijd koest houdt. Blijft de werknemer 'in de pas lopen' dan hoeft er voor wat betreft het sanctietraject verder geen actie te worden ondernomen.

Stap 3. Correctiegesprek bij nieuw incident

Maar als de medewerker zich ondanks jouw positieve feedback geen positieve verandering aanbrengt in zijn gedrag, dan ontkom je er haast niet aan om strenger op te treden. Het is dan tijd voor het correctiegesprek. Hierin ga je goed voorbereid te werk.

Ook voor dit gesprek zijn er tips & trucs terug te vinden in het e-book lastige gesprekken voeren. Gebruik daarbij eventueel de checklist die je helpt bij de voorbereiding op het correctiegesprek en het maken van een gespreksverslag. Deze checklist helpt je eveneens om een passende maatregel te kiezen. Welke dit zijn? Dat lees je hieronder in stap 4.

Stap 4. Keuze maken van de maatregel

Duidelijk is dat er sprake is van wangedrag of een wanprestatie van je werknemer. Hij heeft zich niet aan de regels gehouden en/of zich niet als een goed werknemer gedragen en je hebt hier bewijs voor. Je spreekt in alle gevallen de werknemer mondeling aan in een correctiegesprek.

Bij voldoende bewijs kun je overgaan tot het geven van een passende sanctie. Daarbij kun je denken aan:

Mondelinge of schriftelijke waarschuwing

Als een werknemer een overtreding begaat of zijn verplichting niet nakomt, kun je hem een waarschuwing geven. Voor dossieropbouw moet je belangrijke gebeurtenissen schriftelijk vastleggen.

Is er sprake van een lichte overtreding (bijvoorbeeld te laat komen) dan geef je bij herhaling allereerst een mondelinge terechtwijzing al dan niet met een bevestiging in zijn dossier. Valt de werknemer binnen redelijk afzienbare tijd weer in herhaling met hetzelfde of een ander licht vergrijp dan is het tijd voor een schriftelijke waarschuwing.

Daarbij leg je vast wat hij heeft gedaan, wanneer hij dit heeft gedaan, wanneer je hem daarop (eerder) hebt aangesproken en eventueel dat je hem (eerder) hebt gewaarschuwd. Als er meteen sprake is van een zware overtreding dan kun je direct overgaan tot een schriftelijke waarschuwing.

Daarin informeer je hem eveneens dat een volgende overtreding consequenties kan hebben voor zijn beoordeling en daarmee zijn salarisverhoging, maar niet als de werknemer op grond van de CAO of arbeidsovereenkomst een automatische periodiek krijgt.

Houdt de werknemer zich vervolgens binnen een jaar na de eerste waarschuwing nog steeds niet aan de regels? Heeft er weer een incident plaatsgevonden? Wees dan consequent en geef hem een nieuwe schriftelijke waarschuwing. Anders bestaat het risico dat hij en mogelijk ook andere werknemers een loopje met je nemen omdat je in hun ogen niet durft door te pakken.

Normaal gesproken is het over en uit voor de medewerker na een derde of vierde schriftelijke waarschuwing. Dit precieze aantal waarschuwingen ligt aan de zwaarte van de overtredingen (twee lichte maken één zware na de derde waarschuwing). Laat de medewerker bij de derde of vierde schriftelijke waarschuwing duidelijk weten dat dit zijn laatste kans is.

Informeer hem daarbij ook over de consequenties die een beëindiging van de arbeidsovereenkomst teweeg brengt, namelijk een achteruitgang in zijn inkomenssituatie. Mocht hij namelijk aanspraak maken op een WW-uitkering dan gaat de werknemer er (tenminste) 30% bruto op achteruit. Deze “reminder” is evenals de eerdere salarisconsequentie standaard opgenomen in de voordeelbundel sanctietraject.

Krijgt de werknemer een vierde of mogelijk zelfs vijfde waarschuwing dan kun je na overleg met een specialist mogelijk overgaan tot ontslag. De reden van het ontslag is dan hoogstwaarschijnlijk verwijtbaar handelen mogelijk gecombineerd met een andere ontslagreden (vaak disfunctioneren of een verstoorde arbeidsrelatie). Stuur hem dan aangetekend de bevestiging aankondiging ontslag verwijtbaar handelen.

Schriftelijke waarschuwing op straffe van ontslag op staande voet

Er zijn situaties denkbaar waarbij je net niet genoeg bewijsmateriaal hebt (bijvoorbeeld bij diefstal), de ontslagreden net niet dringend genoeg is (bijvoorbeeld drinken tijdens werktijd, klussen tijdens ziekte of een lichte duw, maar geen mishandeling) of dat een overtreding pas later ter oren is gekomen waardoor je het ontslag op staande voet niet tijdig kon meedelen.

Het is duidelijk dat dit een ernstige overtreding is, maar je durft het niet aan omdat de kans groot is dat het ontslag geen stand houdt, met alle nare gevolgen van dien. Je mag de werknemer in kwestie een zware schriftelijke waarschuwing opleggen op straffe van ontslag op staande voet bij herhaling. Je waarschuwt hem dan duidelijk dat zijn handelen absoluut niet getolereerd wordt en dat er grote kans bestaat dat hij bij een volgende ernstige overtreding op staande voet wordt ontslagen.

Openbare berisping

Wil je verder gaan dan alleen een waarschuwing? Een openbare berisping biedt dan mogelijk uitkomst. Deze heeft een officieel karakter waarbij je de werknemer als voorbeeld gebruikt; je laat hiermee zien dat je dit soort gedrag absoluut niet tolereert binnen je bedrijf. Je moet wel 100% zeker zijn van zijn daden (doordat hij bijvoorbeeld schuld heeft bekend).

Arbeidsvoorwaardelijke consequenties

Voorbeelden van consequenties voor de arbeidsvoorwaarden van werknemers zijn:

Keuze van de maatregel

Je weet nu welke maatregelen mogelijk zijn bij overtreding van de regels. Ook weet je dat sanctiebeleid noodzakelijk is als het aankomt op ontslag. Maar welke straf pas je toe? Deze vraag is niet eenvoudig te beantwoorden en verschilt ook per situatie. In het e-book vind je concrete voorbeelden.

Houd rekening met persoonlijke omstandigheden

Een lichte overtreding kun je bijvoorbeeld afdoen met allereerst een mondelinge waarschuwing. Maar bij een zeer ernstige overtreding, dan kun je kiezen voor een schorsing of zelfs overgaan tot ontslag. Je houdt hierbij rekening met de omstandigheden waarin een werknemer zich bevindt. Dit kan aanleiding geven om hem wat milder of juist wat strenger aan te pakken.

Het geven van een mondelinge terechtwijzing is nog altijd beter dan een oogje dicht knijpen. Werknemers straffen het beleid anders genadeloos af en het instrument werkt dan tegen je in plaats van voor je. Je voert een sanctiebeleid altijd strikt uit, maar verliest daarbij niet de nodige flexibiliteit uit het zicht. Als je bijvoorbeeld op persoonlijke gronden afwijkt van het sanctiebeleid motiveer je die reden schriftelijk aan de werknemer.

Stap 5. Bevestigen van de sanctie

De checklist correctiegesprek helpt je bij het maken van de gespreksvastlegging. Gebruik daarbij het voorbeeld gespreksverslag zodat je niets vergeet. Gebruik vervolgens de volgende voorbeeldbrieven om de in het correctiegesprek opgelegde disciplinaire maatregel formeel aan de werknemer te bevestigen.

Neem in het sanctiebeleid op wat een werknemer moet doen als hij het niet eens is met de opgelegde maatregel. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een beroepstermijn en een gesprek waarin de werknemer zijn verhaal kan doen in bijzijn van bijvoorbeeld een onafhankelijke derde persoon (bijvoorbeeld een mediator).

Stap 6. Opbouwen van een dossier bij blijvend wangedrag

Evenals bij disfunctioneren geldt dat je bij het nemen van maatregelen ook alle belangrijke gebeurtenissen schriftelijk moet vastleggen voor in het personeelsdossier. Als de werknemer meerdere overtredingen begaat en/of zijn functioneren niet verbetert, dan beschik je over een goed opgebouwd dossier.

Het is niet uit te sluiten dat een werknemer die zich misdraagt ook disfunctioneert en andersom. Maar pas op, bij sanctioneren gaat het over het optreden tegen werknemers die de regels overtreden, niet over werknemers die ‘de kantjes er van aflopen’. In die gevallen dien je hun de tijd en de gelegenheid te geven om zich te verbeteren via een verbetertraject.

Je bouwt een stevig dossier op waarmee je de werknemer als het ware ‘klem zet’. Het zal voor hem lastig worden om vier of vijf schriftelijke waarschuwingen recht te praten bij de kantonrechter. Zeker als hij zich niet schriftelijk heeft verweerd tegen deze waarschuwingen.

Stap 7. Als echt niets helpt: ontslag aanvragen

Onder ‘normale’ omstandigheden kun je al zeker bij een vijfde schriftelijke waarschuwing binnen een jaar overgaan tot beëindiging van het dienstverband. Zeker als je hem hierop hebt gewezen in de derde en vierde schriftelijke waarschuwingen.

Als er sprake is van zwaardere overtreding(en) kun je mogelijk al eerder een verzoek tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst indienen of de werknemer op staande voet ontslaan. Dit laatste is zeer risicovol. Lees vooraf altijd stappenplan ontslag door wangedrag of schakel in een specialist in. Je kunt beter proberen om de arbeidsovereenkomst in onderling overleg te beëindigen.

Je hebt de keuze uit de volgende mogelijkheden: