Vragen over personeel? Bel de Personeelsman: 030 - 636 59 56

Geen producten in winkelwagen

Stappenplan sancties werknemer

Een keer te laat komen kan natuurlijk gebeuren, een tweede keer ook, maar als dit aan de gang blijft, kun je een werknemer zeker aanspreken op zijn gedrag. Andere voorbeelden van wagedrag zijn ongeoorloofd verzuim, roken op de werkplek, klachten van klanten, het niet houden aan veiligheidsvoorschriften etc.

Sancties werknemer noodzakelijk door nieuwe ontslagrecht

Maar wat als de werknemer niet luistert naar jouw aanwijzingen? Of nog erger, wat als een werknemer blijft misdragen en dit steeds erstigere vormen aanneemt? Er moet iets gebeuren! Een werknemer proberen via de kantonrechter te ontslaan? Dat is na 1 juli 2015 zeer lastig te realiseren door het nieuwe ontslagrecht. De kantonrechter kan dan het slechte ontslagdossier niet compenseren met een hogere ontslagvergoeding. Dit betekent dat je als werkgever alle zeilen bij moet zetten om de orde en discipline in je bedrijf te herstellen.

Dit doe je met hulp van een sanctietraject. Dit traject is bedoeld om de werknemer bewust te maken van zijn wangedrag en je probeert hem weer in het gareel te krijgen. De werknemer moet zich net als zijn collega's houden aan de normen van goed fatsoen (dus bijvoorbeeld geen andere collega's beledigen) of aan belangrijke regels binnen het bedrijf (bijvoorbeeld veiligheidsregels). Die zijn er immers niet voor niets.

Het sanctietraject is bedoeld om de werknemer weer in het gareel te krijgen. Lukt dit niet, dan heb je een goed ontslagdossier in handen waarmee je een ontslag in werking kunt stellen. Meer daarover lees je in het stappenplan ontslag door wangedrag van de werknemer. Het doorlopen van het onderstaande stappenplan is een belangrijke voorwaarde om de slagingskans op dit ontslag te vergroten.  

Stappenplan sanctie werknemer door sanctietraject

Hieronder lees je hoe je een sanctietraject opzet en uitvoert. Let op, dit is een samenvatting. In het ruim 40 pagina's tellende e-book lees je onder meer de volledige versie van dit stappenplan evenals een stappenplan om een ontslag in gang te zetten. Daarbij krijg je extra tips & trucs en 15 tools zoals voorbeeld brieven, checklisten, gespreksverslagen etc. Ook ontvang je 15 minuten ontslagadvies voor eventuele vragen.



Stap 1. Opstellen en uitdragen van regels (sanctiebeleid)

Het opstellen en uitdragen van regels kan een goede werksfeer bevorderen. Werknemers weten waar zij aan toe zijn en wat er van hen verwacht wordt. Dit betekent dat je allereerst regels moet maken  die je vervolgens zelf na hoort te leven. Je hebt immers een voorbeeldfunctie. Als iemand de regels overtreedt, dan betekent dit ook dat je consequent moet handelen. Je mag dus bijvoorbeeld niet naar willekeur handelen door bij de ene medewerker de regels soepeler toe te passen dan bij zijn collega (“ik wel en hij niet”).

Ook kun je werknemers niet ontzien als zij zich schuldig hebben gemaakt aan overtreding van de regels. Anders bestaat de kans dat je op den duur niet meer serieus wordt genomen door je personeel. Consequente handhaving van de regels voorkomt bovendien willekeur en daarmee ook gevoelens van onrechtvaardigheid onder het personeel.

Het voordeel van het hanteren van regels binnen het bedrijf is duidelijkheid naar je personeel en het inbouwen van juridische zekerheden. Denk bijvoorbeeld aan veiligheidssituaties op het werk of aan ontslagsituaties.

Komen misdragingen binnen jouw bedrijf geregeld voor? Wil je de controle houden over je personeel en hiermee je bedrijf? Dan is het goed om een sanctiebeleid te ontwikkelen dat past bij jouw bedrijf. Download de voorbeeldregeling of schakel hulp in bij het opstellen van een sanctiebeleid

Tips

  • Pas de tips toe uit het e-book lastige gesprekken voeren met werknemers. Wacht niet tot een beoordelings- of een functioneringsgesprek. De werknemer zal zich eerder aangevallen voelen als hij nooit commentaar heeft gehad en in een beoordelingsgesprek ineens wordt geconfronteerd met kritiek.
  • Leg opgelegde sancties altijd schriftelijk vast en zorg voor een gedegen dossieropbouw. Als de werknemer zijn wangedrag blijft continueren dan is een goed onderbouwd dossier voldoende reden om hem te ontslaan.
  • Ook de zwaarte van het vergrijp is belangrijk. Pas op met het geven van ontslag op staande voet. Mogelijk is het beter eerst een zware schriftelijke waarschuwing te geven waarin je benadrukt dat bij herhaling overgegaan wordt tot ontslag op staande voet. Een goed voorbeeld daarvan is dronkenschap op het werk waarbij een eerste overtreding ontslag op staande voet vrijwel nooit overeind blijft.
  • Gelijke situaties beoordeel en sanctioneer je altijd gelijk en consequent, anders kan de betreffende werknemer de sanctie (met succes) aanvechten.

Hulp nodig bij het opstellen van een sanctiebeleid? Schakel dan een specialist in.

Stap 2. Het aanspreken van een medewerker

Het werkt het best als je de medewerker bij een lichte overtreding eerst even apart neemt en hem aanspreekt op zijn handelen. Dit gesprek moet zeker niet zwaar beladen zijn. Dus geen getuige erbij halen, geen formeel gespreksverslag, maar gewoon een gesprek van baas (of leidinggevende) tot medewerker, waarin je hem feedback geeft.

Gebruik hiervoor de feedback gesprektips uit het eerder genoemde e-book of gebruik de checklist feedbackgesprekken. Mogelijk blijft het bij dit gesprek. Plan sowieso een vervolggesprek in omdat de werknemer zich waarschijnlijk in de tussentijd koest houdt. Blijft de werknemer 'in de pas lopen' dan hoeft er voor wat betreft het sanctietraject verder geen actie te worden ondernomen.

Stap 3. Correctiegesprek bij nieuw incident

Maar als de medewerker zich ondanks jouw positieve feedback geen positieve verandering aanbrengt in zijn gedrag, dan ontkom je er haast niet aan om strenger op te treden. Het is dan tijd voor het correctiegesprek. Hierin ga je goed voorbereid te werk.

Ook voor dit gesprek zijn er tips & trucs terug te vinden in het e-book lastige gesprekken voeren. Gebruik daarbij eventueel de checklist die je helpt bij de voorbereiding op het correctiegesprek en het maken van een gespreksverslag. Deze checklist helpt je eveneens om een passende maatregel te kiezen. Welke dit zijn? Dat lees je hieronder in stap 4.

Stap 4. Keuze maken van de sanctie

Duidelijk is dat er sprake is van wangedrag of een wanprestatie van je werknemer. Hij heeft zich niet aan de regels gehouden en/of zich niet als een goed werknemer gedragen en je hebt hier bewijs voor. Je spreekt in alle gevallen de werknemer mondeling aan in een correctiegesprek.

Bij voldoende bewijs kun je overgaan tot het geven van een passende sanctie. Daarbij kun je denken aan:

Mondelinge of schriftelijke waarschuwing

Als een werknemer een overtreding begaat of zijn verplichting niet nakomt, kun je hem een waarschuwing geven. Leg in het kader van dossieropbouw belangrijke gebeurtenissen schriftelijk vast.

Is er sprake van een lichte overtreding (bijvoorbeeld te laat komen) dan geef je bij herhaling allereerst een mondelinge terechtwijzing al dan niet met een bevestiging in zijn dossier. Valt de werknemer binnen redelijk afzienbare tijd wederom in herhaling met hetzelfde of een ander licht vergrijp dan is het tijd voor een schriftelijke waarschuwing.

Daarbij leg je vast wat hij heeft gedaan, wanneer hij dit heeft gedaan, wanneer je hem daarop (eerder) hebt aangesproken en eventueel dat je hem (eerder) hebt gewaarschuwd. Als er meteen sprake is van een zware overtreding dan kun je direct overgaan tot een schriftelijke waarschuwing.

Daarin informeer je hem eveneens dat een volgende overtreding consequenties kan hebben voor zijn beoordeling en daarmee zijn salarisverhoging, tenzij de werknemer op grond van de CAO of arbeidsovereenkomst een automatische periodiek krijgt.

Houdt de werknemer zich vervolgens binnen een jaar na de eerste waarschuwing nog steeds niet aan de regels? Heeft er weer een incident plaatsgevonden? Wees dan consequent en geef hem een nieuwe schriftelijke waarschuwing. ​Anders bestaat het risico dat hij en mogelijk ook andere werknemers een loopje met je nemen omdat je in hun ogen niet durft door te pakken.

Normaal gesproken is het over en uit voor de medewerker na een derde of vierde schriftelijke waarschuwing. Dit precieze aantal waarschuwingen ligt aan de zwaarte van de overtredingen (twee lichte maken één zware na de derde waarschuwing). Laat de medewerker bij de derde of vierde schriftelijke waarschuwing duidelijk weten dat dit zijn laatste kans is.

Informeer hem daarbij ook over de consequenties die een beëindiging van de arbeidsovereenkomst te weeg brengt, namelijk een achteruitgang in zijn inkomenssituatie. Immers, mocht hij aanspraak maken op een WW-uitkering dan gaat de werknemer er (tenminste) 30% bruto op achteruit. Deze “reminder” is evenals de eerdere salarisconsequentie standaard opgenomen in de voordeelbundel sanctietraject.

Krijgt de werknemer een vierde of mogelijk zelfs vijfde waarschuwing dan kun je na overleg met een specialist mogelijk overgaan tot ontslag. De reden van het ontslag is dan hoogstwaarschijnlijk verwijtbaar handelen mogelijk gecombineerd met een andere ontslagreden (vaak disfunctioneren of een verstoorde arbeidsrelatie). Stuur hem dan aangetekend de bevestiging aankondiging ontslag verwijtbaar handelen.

  • Tijdens het sanctietraject kunnen zich bijzondere situaties voordoen. Denk daarbij aan het niet willen tekenen van gespreksverslagen. Je vind de antwoorden terug in de FAQ's over het sanctietraject.
Schriftelijke waarschuwing op straffe van ontslag op staande voet

Er zijn situaties denkbaar waarbij je net niet genoeg bewijsmateriaal hebt (bijvoorbeeld bij diefstal), de ontslagreden net niet dringend genoeg is (bijvoorbeeld drinken tijdens werktijd, klussen tijdens ziekte of een lichte duw, maar geen mishandeling) of dat een overtreding pas later ter oren is gekomen waardoor je het ontslag op staande voet niet tijdig kon mededelen.

Het is duidelijk dat dit een ernstige overtreding is, maar je durft het niet aan omdat de kans groot is dat het ontslag geen stand houdt, met alle nare gevolgen van dien. Je mag de werknemer in kwestie dan wel een zware schriftelijke waarschuwing opleggen op straffe van ontslag op staande voet bij herhaling. Je waarschuwt hem dan duidelijk dat zijn handelen absoluut niet getolereerd wordt en dat er grote kans bestaat dat hij bij een volgende ernstige overtreding op staande voet wordt ontslagen.

Openbare berisping

Wil je verder gaan dan alleen een waarschuwing? Een openbare berisping biedt dan mogelijk uitkomst. Deze heeft een officieel karakter waarbij je de werknemer als voorbeeld gebruikt; je laat hiermee zien dat je dit soort gedrag absoluut niet tolereert binnen je bedrijf. Je moet wel 100% zeker zijn van zijn daden (doordat hij bijvoorbeeld schuld heeft bekend).

Arbeidsvoorwaardelijke consequenties

Voorbeelden van consequenties voor de arbeidsvoorwaarden van werknemers zijn:

  • functieverlaging en/of afnemen van salaris (bij ernstig nalaten mits er een wijzigingsbeding is opgenomen in de arbeidsovereenkomst; informeer eerst bij een specialist);
  • geen loonsverhoging of promotie (mits de CAO of arbeidsovereenkomst dit toelaat);
  • het schrappen van bepaalde secundaire arbeidsvoorwaarden (die niet zijn vastgelegd in de arbeidsovereenkomst);
  • vermindering vakantiedagen (bijvoorbeeld bij ongeoorloofd verzuim);
  • het geven van een boete (mits het boetebeding is opgenomen in de arbeidsovereenkomst).
De werknemer schorsen met of zonder behoud van loon

Het schorsen of op non-actief zetten van een werknemer is de zwaarste sanctiemogelijkheid. Het uitgangspunt is dat een werknemer recht heeft op werk en jij daarom gegronde redenen moet aanvoeren wanneer je die werknemer niet tewerkstelt. In de wet is hierover niets geregeld. Als je een 'redelijke grond' hebt, is dat vaak al genoeg.

Voorbeelden zijn:

  • misdraging(en) van een werknemer;
  • onderzoek doen naar eventuele gegronde redenen voor ontslag of disciplinaire maatregelen, door misdragingen van de medewerker;
  • een verstoorde arbeidsrelatie;
  • conflicten tussen werknemers onderling;
  • het per direct stoppen met het uitoefenen van werkzaamheden (bijvoorbeeld bij het vervallen van de functie, bij slecht functioneren, tijdens de opzegtermijn).
  • Het is belangrijk dat je bij een schorsing niet over één nacht ijs gaat. Je bent dus zeker van je zaak. Je stelt allereerst een onderzoek in om te beoordelen of de reden gegrond is. De duur en zorgvuldigheid van het onderzoek is afhankelijk van de ernst van de situatie. Dit kan enkele dagen, maar in bijzondere gevallen ook enkele weken zijn. Bevestig de schorsing of de non-actiefstelling bij voorkeur schriftelijk. Lees meer over het schorsen van werknemers (en hun mogelijke reactie hierop) in het e-book.
Keuze van de sanctie

Je weet nu welke sancties mogelijk zijn bij overtreding van de regels. Ook weet je dat sanctiebeleid noodzakelijk is als het aankomt op ontslag. Maar welke straf pas je toe? Deze vraag is niet eenvoudig te beantwoorden en verschilt ook per situatie. In het e-book vind je concrete voorbeelden.

Hou rekening met persoonlijke omstandigheden

Een lichte overtreding kun je bijvoorbeeld afdoen met allereerst een mondelinge waarschuwing. Maar bij een zeer ernstige overtreding, dan kun je kiezen voor een schorsing of zelfs overgaan tot ontslag. Je houdt hierbij rekening met de omstandigheden waarin een werknemer zich bevindt. Dit kan aanleiding geven om hem wat milder of juist wat strenger aan te pakken.

Het geven van een mondelinge terechtwijzing is nog altijd beter dan een oogje dicht knijpen. Werknemers straffen het beleid anders genadeloos af en het instrument werkt dan tegen je in plaats van voor je. Je voert een sanctiebeleid desalniettemin strikt uit, maar verliest daarbij niet de nodige flexibiliteit uit het zicht. Als je bijvoorbeeld op persoonlijke gronden afwijkt van het sanctiebeleid motiveer je die reden schriftelijk aan de werknemer.

Stap 5. Bevestigen van de sanctie

De checlist correctiegesprek helpt je bij het maken van de gespreksvastlegging. Gebruik daarbij het voorbeeld gespreksverslag zodat je niets vergeet. Gebruik vervolgens de volgende voorbeeldbrieven om de in het correctiegesprek opgelegde disciplinaire maatregel formeel aan de werknemer te bevestigen.

Neem in het sanctiebeleid op wat een werknemer moet doen als hij het niet eens is met de opgelegde sanctie. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een beroepstermijn en een gesprek waarin de werknemer zijn verhaal kan doen in bijzijn van bijvoorbeeld een onafhankelijke derde persoon (bijvoorbeeld een mediator).

Stap 6. Opbouwen van een dossier bij blijvend wangedrag

Evenals bij disfunctioneren geldt dat je bij sanctioneren ook alle belangrijke gebeurtenissen schriftelijk moet vastleggen voor in het personeelsdossier. Als de werknemer meerdere overtredingen begaat en/of zijn functioneren niet verbetert, dan beschik je over een goed opgebouwd dossier.

Het is zeker niet ondenkbaar dat een werknemer die zich misdraagt ook disfunctioneert en andersom. Maar pas op, bij sanctioneren gaat het over het optreden tegen werknemers die de regels overtreden, niet over werknemers die ‘de kantjes er van aflopen’. In die gevallen dien je hun de tijd en de gelegenheid te geven om zich te verbeteren via een verbetertraject.

Je bouwt een stevig dossier op waarmee je de werknemer als het ware ‘klem zet’. Het zal voor hem lastig worden om vier of vijf schriftelijke waarschuwingen recht te praten bij de kantonrechter. Zeker als hij zich niet schriftelijk heeft verweerd tegen deze waarschuwingen.

Stap 7. Als echt niets helpt: ontslag aanvragen

Onder ‘normale’ omstandigheden kun je zeker bij een vijfde schriftelijke waarschuwing binnen een jaar overgaan tot beëindiging van het dienstverband. Zeker als je hem hierop hebt gewezen in de derde en vierde schriftelijke waarschuwingen.

Als er sprake is van zwaardere overtreding(en) kun je mogelijk al eerder een verzoek tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst indienen of de werknemer op staande voet ontslaan. Dit laatste is zeer risicovol. Lees vooraf altijd stappenplan ontslag door wangedrag of schakel in een specialist in. Je kunt beter proberen om de arbeidsovereenkomst in onderling overleg te beëindigen.

Je hebt de keuze uit de volgende mogelijkheden:


Hulp nodig?

Er wordt dus van jou als goed werkgever verwacht dat je serieus en actief probeert om een werknemer bij te sturen op zijn gedrag. De Personeelsman help je hier graag bij. Dit kan online of telefonisch waarbij je vooraf een voorstel van een plan van aanpak krijgt dat we vervolgens van A tot Z met elkaar doornemen. Je weet precies wat er gaat gebeuren. Geen verrassingen!

Je krijgt altijd het e-book pakket toegezonden vol met handige gesprekstips. Je kunt direct aan de slag met tools als  voorbeeld brieven, gespreksverslagen en checklisten. Heb je toch nog vragen? Bel of mail gerust. Wil je de gesprekken liever niet alleen doen? Een specialist kan samen met jou de gesprekken voeren. Wij nemen zelfs de gespreksvastlegging van je over als je dit wenst. Alles is mogelijk! Lees meer over onze service of neem contact met ons op.


Stappenplan sancties werknemer / bijgewerkt op 27 juli 2015