In een ontslaggesprek vertel je aan je werknemer dat je het besluit hebt genomen om zijn dienstverband te beëindigen. Deze boodschap zorgt vaak voor hevige emoties, met name als het voor de werknemer duidelijk wordt dat je dit besluit niet meer terugdraait. Het is daarom van belang dat je als boodschapper vooraf goed nadenkt hoe je dit slechte nieuws gaat brengen.
Aanpak ontslaggesprek
Het doel van een ontslaggesprek is dat je de boodschap van het slechte nieuws duidelijk overbrengt. Vervolgens moet je gepast en effectief omgaan met de emoties van de medewerker, om zo de acceptatie van de boodschap te vergroten. Hij moet begrijpen dat de boodschap definitief is; er valt niet over te onderhandelen.
Met de juiste aanpak verloopt het ontslaggesprek een stuk soepeler en vergroot je de kans op een ontslag met wederzijds goedvinden. Houd daarom gedurende het ontslag van de werknemer drie doelen voor ogen:
- Breng de boodschap duidelijk, helder en begrijpelijk over. Laat daarover geen misverstanden ontstaan, hoe vervelend de boodschap ook is. Breng het slechte nieuws persoonlijk (face to face), dus niet via e-mail of per telefoon.
- Wees voorbereidt op emoties van de werknemer na het aanhoren van het slechte nieuws, en vang deze zo goed als mogelijk op.
- Zorg voor acceptatie en begrip. Maak duidelijk dat het een onomkeerbaar besluit is waarover niet te onderhandelen valt.
Er staat je dus nogal wat te doen. Zorg allereerst voor een goede voorbereiding, voer op gestructureerde wijze het ontslaggesprek en biedt de werknemer nazorg aan.
Hieronder lees je hoe je een ontslaggesprek voorbereidt en uitvoert. Dit is echter een verkorte versie van een hoofdstuk uit het e-book "lastige gesprekken voeren met werknemers". In dit 50 pagina's tellende e-book lees je de volledige versie. Daarbij krijg je extra tips & trucs en 11 tools zoals voorbeeldbrieven, checklisten, gespreksverslagen etc. Ook ontvang je 15 minuten ontslagadvies voor eventuele vragen.
Stap 1. Voorbereiding van het ontslaggesprek
Denk vooraf goed na hoe je het slechte nieuws gaat brengen. Zet de boodschap die je wilt overbrengen op papier en zoek vooraf alle feitelijke gegevens op die de werknemer waarschijnlijk wil weten. Maak gebruik van de gratis checklist ontslaggesprek waarop alle belangrijke zaken vermeld staan zoals:
- wat zijn de persoonlijke achtergronden van de werknemer (persoonlijke situatie, hoe lang in dienst etc.);
- hoe de werknemer mogelijk zou kunnen reageren op het slechte nieuws;
- of het ontslag voldoet aan wettelijke voorwaarden (bijvoorbeeld geen opzegverbod);
- wat de ontslagreden is (zorg voor goede argumenten zoals een verbetertraject);
- of aansturen op ontslag met wederzijds goedvinden mogelijk is;
- waar de werknemer terecht kan met vragen.
De ontslagreden
Vaak zien werknemers een ontslag niet aankomen omdat werkgevers geen tijd (kunnen) nemen voor een goede begeleiding en eventuele dossieropbouw. Maar het ontslag mag liever geen volslagen verrassing zijn voor de werknemer. Anders is de kans groot dat de werknemer niet meewerkt aan een vrijwillig ontslag.
Voorbeelden zijn:
- Als je een ontslagreden aanvoert die gelegen is in de werknemer (bijvoorbeeld bij disfunctioneren) dan moet je een goed dossier hebben opgebouwd waarbij de werknemer gespreksverslagen heeft getekend (eventueel voor gezien).
- Bij een bedrijfseconomisch ontslag kun je bijvoorbeeld in de werkoverleggen (persoonlijk of met een afdeling) vertellen dat het financieel niet goed gaat met je bedrijf.
- Als een werknemer zich misdraagt, dan spreek je hem daar op aan en verstuur je schriftelijke waarschuwingen.
Inventariseer alle redenen voor het ontslag en wat uiteindelijk de doorslag heeft gegeven. Zorg in ieder geval dat je motivatie voor het ontslag duidelijk, helder en begrijpelijk is.
Steekwoorden
Het ontslaggesprek dient kort, zakelijk en praktisch te zijn. Schrijf in steekwoorden de volgorde van je mededeling op. Oefen eventueel vooraf hoe je de boodschap gaat vertellen.
Eventueel een derde persoon
Om misverstanden te voorkomen, is het verstandig een collega-leidinggevende of een specialist bij het gesprek te laten aanschuiven. Het voorkomt dat er achteraf discussie ontstaat over wat er wel en niet gezegd en beloofd is. Neem voor aanvang van het gesprek wel goed door hoe de rolverdeling is en wie het woord voert.
Tijd en plaats
Reserveer een rustige en afgeschermde ruimte waar niemand je kan storen. Zorg dat je niet gebeld kan worden. Denk ook aan koffie, thee, water en tissues. Plan het gesprek niet op vrijdag omdat hij mogelijk nergens terecht kan met zijn vragen. Voer het gesprek ergens in de loop van de week, bij voorkeur op maandag, bij aanvang van het werk.
Bel de werknemer liefst zo kort mogelijk voor het gesprek op en zeg dat je hem wilt spreken. Als de werknemer vraagt ‘waarover’ geef dan aan dat je hem dat persoonlijk gaat vertellen. Maak een afspraak (bijvoorbeeld voor nu of over een half uur).
- PAS OP! Bij het vermoeden dat de werknemer zich direct ziek meldt als hij hoort dat je hem wil ontslaan, kun je beter eerst digitaal het UWV of de kantonrechter in kennis stellen van het voorgenomen ontslag. Je vertelt de boodschap pas na de ontvangstbevestiging. Hiermee voorkom je dat een werknemer zich achter de ziektewet verschuilt en de eerste tijd niet ontslagen kan worden.
Stap 2. Het ontslaggesprek voeren
Over het algemeen heeft een ontslaggesprek de volgende structuur:
1. De ontvangst
Zorg voor een formele setting en sla een serieuze toon aan. De werknemer is er dan op voorbereid dat je hem iets vervelends gaat vertellen.
Voorbeeld van openingszin:
“Dank je voor je komst…. Neem hier plaats….”
De werknemer is er dan op voorbereid dat je hem iets vervelends gaat vertellen. Geef daarom allereerst kort en zakelijk aan wat de aanleiding is voor dit gesprek, zodat je werknemer voorbereid is op het nieuws.
“De reden dat ik je heb uitgenodigd is dat ik helaas slecht nieuws voor je heb…”
"Ik heb een nare mededeling voor je"
2. Het slechte nieuws brengen
Zodra je de aanleiding voor het gesprek hebt verteld, ga je meteen over tot het vertellen van het slechte nieuws. Beginnen met een babbeltje over koetjes en kalfjes is echt uit den boze. Het zet de werknemer op het verkeerde been, waardoor de klap uiteindelijk des te harder aankomt.
Maak meteen duidelijk waar het gesprek om draait. Dus recht voor zijn raap en draai vooral niet om de hete brij heen. Houd in je woordkeuze rekening met de mogelijke reactie en gevoelens van de werknemer. Je kunt het slechte nieuws kort toelichten en vermijd discussies.
Onthoud dat je het ontslag in dertig seconden meedeelt, liefst in zo weinig mogelijk zinnen. Voorbeelden van goede openingen van dit lastige gesprek tref je aan in het e-book. Je merkt bij een goed begin meteen dat het gesprek beter loopt.
Voorbeelden van openingszinnen:
Onthoud dat je het ontslag in dertig seconden meedeelt, liefst in zo weinig mogelijk zinnen.
“Ik heb besloten om je te ontslaan”
“ik heb besloten om ontslag aan te vragen”
“Ik heb besloten je contract niet te verlengen”
“Je functie wordt opgeheven”
Kort daarna gevolgd door:
“Dit betekent dat je binnenkort niet meer werkzaam bent binnen het bedrijf.”
Lichte shock
In sommige gevallen is het noodzakelijk om het slechte nieuws te herhalen. De ontvanger kan in een lichte shocktoestand verkeren. De beargumentering van het ontslag (de ontslagreden) heeft alleen zin als de werknemer nog in staat is om te luisteren.
Wanneer hij emotioneel te ver ontregeld is, heeft het geen zin om op oorzaken en feiten in te gaan. Stap dan meteen over naar de derde fase van het gesprek en focus je op de reactie van de werknemer.
Vaak krijg je een bevestigd knikje met een blik van “vertel verder” of een reactie zoals “dat komt niet helemaal als een verrassing”. Ga dan niet opsommen wat er volgens jou allemaal scheelt aan de persoon(lijkheid). Benoem kort en bondig de (belangrijkste) feiten en probeer aan te sluiten bij wat de werknemer al weet.
- Geef liever twee keiharde argumenten, dan vier waarvan er twee tot discussies kunnen leiden. Zo voorkom je een welles-nietes-gesprek.
3. De reactie van de werknemer
De werknemer is uiteraard gespannen voor dit gesprek. Zodra het hoge woord eruit is, komt de emotie los bij de werknemer. Iedereen reageert anders en dat is van tevoren lastig in te schatten. Hij wordt boos, verdrietig of juist heel stil. Geef hem de kans om het slechte nieuws te verwerken. Neem daar de tijd voor. In je beleving zal dat uren duren, maar een gesprek hoeft niet langer te duren dan 5 à 10 minuten.
In deze fase van het gesprek is het van belang om goed te luisteren naar de werknemer. Laat hem maar even zijn stoom afblazen. Dit geef de werknemer de kans om te reageren op het slechte nieuws en helpt hem om de boodschap te accepteren.
Laat vooral de werknemer aan het woord, stel vragen, vat samen en laat hem vooral stoom afblazen. Maar laat je daarbij niet meeslepen in de emotie van de werknemer. Bied vooral een luisterend oor en zeg verder niet teveel. Zeker als werknemers boos worden, ben je snel geneigd om dingen te zeggen die later tegen je gebruikt kunnen worden. Zeg zo min mogelijk, maak gebruik van stiltes en laat merken dat je luistert en begrip toont.
Let ook op je non-verbale houding. Wanneer de werknemer bij het horen van het slechte nieuws gaat staan, doe dat dan ook (spiegelen). Door te spiegelen blijf je de gelijkwaardig in de beleving van de ander. Probeer de werknemer weer te laten zitten, schenk een glaasje water in en laat hem zijn emoties uiten.
Maak goed duidelijk dat er geen onderhandelingsruimte is om te ontkomen aan ontslag; de situatie is zoals het is en daar kan geen enkel argument verandering in brengen. Ga vooral niet in discussie als je werknemer jouw ontslagreden probeert te ontkrachten.
Als de medewerker een emotionele uitbarsting heeft, is het belangrijk een inhoudelijke reactie achterwege te laten. De werknemer wordt anders alleen maar bozer of verdrietiger. Vraag of de werknemer het gesprek wilt voorzetten. Maak anders een nieuwe afspraak. Sommige medewerkers hebben even tijd nodig zich te herpakken.
4. Oplossingen bespreken
Is de werknemer weer een beetje tot rust gekomen? Is het hem duidelijk dat onderhandelen over aanblijven geen zin heeft? Dan kun je samen bespreken hoe het nu verder moet.
Je merkt aan opmerkingen als "maar wat moet ik nu doen…” of "hoe kom ik aan een andere baan" dat je in een nieuwe fase van het gesprek bent aangeland. De verwerking is dan zover gevorderd dat de werknemer in staat is om te brainstormen over de toekomst. Want natuurlijk is er nog steeds een toekomst, hoe moeilijk die misschien ook zal zijn.
- Probeer aan te sturen op een ontslag met wederzijds goedvinden. Lees bij de tips & trucks uit het e-book meer over hoe je hierop aanstuurt.
In de voorbereiding heb je nagedacht over alternatieven of oplossingen zoals een ontslagvergoeding, een outplacementtraject, een externe training, een sollicitatietraining etc. Wees heel duidelijk en maak heldere afspraken.
Laat je niet verleiden tot het doen van toezeggingen die je niet kunt (of wilt) nakomen. Vaak is het verstandig om het zoeken naar oplossingen te verplaatsen naar een later tijdstip.
5. Afronding
Trek voldoende tijd uit voor het gesprek en spreek na 15 minuten een eindtijd af. Laat het gesprek niet langer duren dan 20 tot 30 minuten. Het is juist de bedoeling dat dit gesprek kort en zakelijk blijft. Uiteindelijk moet de werknemer het slechte nieuws zelf verwerken.
Benoem bij de afsluiting de belangrijkste zaken:
- Samenvatting van de boodschap en de gemaakte afspraken.
- Wat er nu gaat gebeuren (de vervolgprocedure).
- Hoe lang blijft de werknemer nog doorwerken en met wat voor soort werk.
- Wie brengt het team/de klanten op de hoogte.
- Wat gaat de medewerker na afloop van het gesprek doen (naar de afdeling om bij collega's te zijn of naar huis?'
- Wanneer het eventuele vervolggesprek plaatsvindt.
Stap 4. Bevestigen van het gesprek
Het is goed mogelijk dat veel van wat je tijdens het gesprek hebt verteld het ene oor in en het andere oor uit is gegaan. Uiteraard is het verstandig om zaken op papier te zetten. In het e-book pakket tref je voorbeelden van voorbeeldbrieven en gespreksverslagen aan. Pas op! Bevestig niet te veel, maar ook niet te weinig. Laat bij voorkeur de brieven controleren door een specialist voordat je deze verstuurd aan de werknemer.
Gebruik de aankondiging beëindigen dienstverband om afspraken aan de werknemer te bevestigen. Is er sprake van een tijdelijk contract en wil je vervroegd aanzeggen? Gebruik dan het gespreksverslag vervroegde aanzegging tijdelijk dienstverband.
- Mocht je in onderhandeling zijn over een ontslag (bijvoorbeeld als je streeft naar ontslag met wederzijds goedvinden) vermeld dan absoluut geen zaken als einddatum, eventuele vergoeding etc. in deze brief. Dat doe je alleen in een concept vaststellingsovereenkomst als de werknemer hier nadrukkelijk om verzoekt.
Stap 5. De nazorg
Het ontslaggesprek is achter de rug. De verwerking van de werknemer van het slecht nieuws is nu echt begonnen. Hij heeft nog een lange weg te gaan. Denk daar niet te makkelijk over. Ook moeten collega’s het ontslag een plek geven. Zij zitten vaak met vragen en onzekerheid.
Nazorg werknemer
Je hebt het ontslag en de eventuele afspraken op papier gezet. De checklist ontslaggesprek helpt je daarbij. Vervolgens maak je een gespreksverslag afhankelijk van de insteek van de aanzegging. Laat de medewerker (als hij een beetje van de schrik is bekomen) het verslag ondertekenen.
Hou er rekening mee dat de werknemer de boodschap nog aan het verwerken is. Er is geen vaste volgorde of snelheid voor deze fasen. Iedereen zit nu eenmaal anders in elkaar. Soms slaat een werknemer een fase over, valt een stapje terug of maakt juist een sprong voorwaarts. Zorg er voor dat je deze fasen herkent en er vervolgens op de juiste manier op reageert. Lees hier meer over in de tips & trucs van het e-book.
Heb je met de werknemer afgesproken dat je bepaalde zaken voor hem uit zou zoeken of regelen? Of bied je hem een ontslagvergoeding, outplacementtraject, of een training aan? Kom afspraken en beloften na. De medewerker heeft een nare ervaring te verwerken. Maak het niet erger door hem in de nazorg te verwaarlozen. Een ex-werknemer kan straks een prima ambassadeur voor je bedrijf zijn.
Nazorg collega’s
Vaak wordt vergeten om aandacht te schenken aan achtergebleven collega’s. Zij hebben net hun collega verloren en we gaan ‘gewoon’ door zoals het was. Dat klopt natuurlijk niet. Verlies, hoe dan ook, doet iets met mensen.
Baanzekerheid bestaat niet meer. Dat realiseren achtergebleven collega’s zich maar al te goed. Ze houden daarom goed in de gaten hoe jij met vertrekkers omgaat. Zij zien dit als maatstaf voor hoe je straks met hen omgaat. Daarnaast willen ze graag duidelijkheid over wat er gebeurt met het takenpakket van hun ontslagen collega. Zeker na een reorganisatie. Komt die extra last op hun schouders? Lees hier meer over in “Wat vertel ik de achtergebleven collega’s” in het e-book.
Stap 6. Verdere afhandeling van het ontslag
Een ontslag met wederzijds goedvinden is de beste manier om uit elkaar te gaan. Maar niet iedere werknemer wil (uit argwaan) een beëindigingsovereenkomst (ook wel vaststellingsovereenkomst genoemd) tekenen. In dat geval moet je een eenzijdige beëindiging in gang zetten bij de kantonrechter (bij een persoonlijke ontslagreden) of het UWV (bij een bedrijfseconomisch ontslag of na 2 jaar ziekte). Gebruik daarvoor de bevestiging aankondiging ontslag via kantonrechter of UWV.
Is de beëindigingsovereenkomst ondertekend en is de bedenktermijn voorbij? Of zijn jullie onverhoopt niet tot overeenstemming gekomen en heeft de kantonrechter of het UWV de arbeidsovereenkomst beëindigd. Het is dan tijd om de eindafrekening voor te bereiden. Lees hier meer over in het volgende deel.
Van de werknemer wordt verwacht dat hij direct op zoek gaat naar werk. Komt hij zonder werk te zitten, dan kan door hem een WW-uitkering worden aangevraagd bij het UWV. Deze aanvraag kan de werknemer een maand voor de laatste dag van het dienstverband indienen via www.werk.nl.
Let op, na de laatste werkdag heeft de inmiddels ex-werknemer:
- 1 week de tijd om een WW-uitkering aan te vragen;
- 2 werkdagen de tijd om zich in te schrijven als werkzoekende bij het UWV. Maar hij mag dit al eerder doen.
Vervolgens bekijkt het UWV eerst of de werknemer aan de basiseisen voldoet (bijvoorbeeld de wekeneis en voldoende urenverlies). Daarna beoordeelt het UWV of de werknemer niet 'verwijtbaar werkloos' is door bijvoorbeeld een ontslag op staande voet. Hij krijgt dan in principe geen WW-uitkering. Ook mag hij niet het initiatief tot ontslag hebben genomen.
De werknemer uit dienst melden? Lees het stappenplan uitdiensttreding hoe je het ontslag verder moet afhandelen.
Hulp nodig?
Een ontslaggesprek is één van de lastigste gesprekken om te voeren. Wil je optimaal voorbereid het gesprek in gaan zonder verrassingen achteraf? Neem dan contact op met de Personeelsman. Wij helpen bij de voorbereiding tot eventueel aan de afwikkeling van het ontslag.
Hoe voer je een ontslaggesprek? / bijgewerkt 1 januari 2021