Je kunt ontslag voor één of meer werknemers aanvragen als er bij jouw bedrijf bijvoorbeeld sprake is van een verliesgevende situatie of het wegvallen van subsidie. Maar ook bij bedrijfsorganisatorische redenen zoals een reorganisatie, bedrijfsverhuizing of een bedrijfssluiting is er sprake van bedrijfseconomisch ontslag.

Belangrijk te weten is dat je geen verlies hoeft te maken om één of meer werknemers te ontslaan. Bedrijfseconomische redenen kunnen ook zijn een structureel dalende omzet en winstmarge, slechtere resultaten, minder orders of het verlies van een grote klant. De daling moet echter wel een langere periode beslaan. Is het een incident, dan zal het ontslag niet worden geaccepteerd. Je bent tenslotte ondernemer en daar hoort enig risico bij.

Je moet dus aantonen dat er een noodzaak is voor het verval van arbeidsplaatsen en dat dit in de komende 26 weken niet gaat veranderen. Je krijgt vervolgens te maken met uitwisselbare functies en het afspiegelingsbeginsel, waarna je voor de medewerkers die boventallig raken moet bekijken of deze herplaatst kunnen worden.

Voorwaarden bedrijfseconomisch ontslag

Om een ontslag door bedrijfseconomische redenen te realiseren, moet je de volgende zaken aannemelijk maken:

1. aannemelijk moet zijn dat er inderdaad een bedrijfseconomische reden is voor het structureel vervallen van de arbeidsplaats(en);
2. de ‘juiste’ werknemer(s) moet(en) zijn voorgedragen voor ontslag (ontslagvolgorde, afspiegelingsbeginsel);
3. aannemelijk moet zijn dat er redelijkerwijs geen mogelijkheden zijn om de werknemer(s) te herplaatsen (vergaande herplaatsingsinspanning).

Er gaat behoorlijk wat tijd en energie zitten in het onderbouwen van de ontslagaanvraag. Je kunt dit proces eventueel ook uit handen geven aan een specialist. Toch zelf doen? Download dan de checklist bedrijfseconomisch ontslag zodat je niets vergeet.

STAPPENPLAN BEDRIJFSECONOMISCH ONTSLAG

Waar moet je allemaal aan denken bij een ontslag op bedrijfseconomische gronden? Kan dit zo maar? Aan welke voorwaarden moet ik voldoen? Wat gaat mij dit kosten? Hoe maak je zo’n ontslag kenbaar? Het antwoord op al deze vragen en meer, lees je in dit stappenplan dat is aangepast aan de actuele wetgeving.

Onderstaande stappenplan betreft een ontslag voor één tot maximaal 19 werknemers. Bij bedrijfseconomisch ontslag van 20 of meer werknemers praat je over een collectief ontslag en gelden er zwaardere eisen. In het e-book is een apart stappenplan toegevoegd over dit onderwerp die je niet aantreft op deze website.

Stap 1. Bedrijfseconomisch ontslag aannemelijk maken

Je moet bij deze ontslagmethode aannemelijk maken dat het verval van de arbeidsplaatsen bijdraagt aan een doelmatige bedrijfsvoering. Dat doe je door cijfers van de voorgaande drie jaar en de prognose voor komend half jaar.

Je moet zien aan te tonen dat het noodzakelijk is om iemand of een deel van het personeel te ontslaan. Het UWV oordeelt hier niet heel streng op. Zo hoef je bijvoorbeeld geen verlies te lijden. Als je omzet duidelijk terugloopt is dat al voldoende.

Je hebt als werkgever een redelijke mate van vrijheid als het aankomt op hoeveel en welke arbeidsplaatsen moeten vervallen. Het UWV gaat niet snel ‘op de stoel van de werkgever zitten'.

Voorbeeld aanvraag bedrijfseconomisch ontslag

Johan werkt als financieel adviseur bij een financieel hypotheekadviesbureau. De huizenmarkt zit al enige tijd in het slob en zijn werkgever ziet zijn omzet drastisch teruglopen. Hij besluit om voor drie van de vijf adviseurs bedrijfseconomisch ontslag aan te vragen. Johan wordt voor ontslag voorgedragen. Volgens Johan zou zijn werkgever ook kunnen volstaan met het ontslag van slechts één adviseur.

Het verweer van Johan heeft geen kans van slagen. Een werkgever mag zelf bepalen hoe hij zijn organisatie inricht en met hoeveel mensen hij zijn bedrijfsactiviteiten wil uitvoeren.

Onderbouwing van de ontslagaanvraag

Als je echter niet in staat bent om op verantwoorde wijze inzicht te verschaffen in de aanpak, zal het UWV kunnen besluiten om de ontslagaanvraag wegens gebrek aan onderbouwing af te wijzen. Het is dus uiterst belangrijk om het ontslag aannemelijk te maken.

Hieronder vind je een overzicht van voorbeelden voor bedrijfseconomisch ontslag:

In het e-book lees je gedetailleerd wat je nodig hebt voor de onderbouwing bij de ontslagaanvraag en welke bijlagen je mee moet sturen naar het UWV. Ook zijn er de nodige tips & trucs terug te vinden.

Personele gevolgen en maatregelen

Je bent er nog niet met al dat cijfermateriaal en de toelichtingen. Je moet het UWV ook inzicht geven in:

1. De maatregelen die je hebt genomen en kan nemen om de ontslagen te voorkomen.
2. De eventuele afvloeiingsregeling die er voor de ontslagen medewerkers gaan gelden (zie stap drie van collectief ontslag in het e-book).
3. De wijze waarop de keuze gemaakt is wie er voor ontslag in aanmerking komt. Dit is het zgn. afspiegelingsbeginsel en komt aan de orde in stap drie van dit stappenplan.

De ontslagvergunning wordt niet verleend als de medewerker redelijkerwijze in dienst kan blijven door overplaatsing, omscholing of doordat andere medewerkers op natuurlijke wijze afvloeien. Meer daarover in stap vier.

Optionele tussenstap: de Ondernemingsraad

Als het verval van arbeidsplaatsen gepaard gaat met een belangrijke organisatorische wijziging binnen je bedrijf, dan moet je je als bestuurder houden aan verplichtingen uit de Wet op de Ondernemingsraden (de WOR) en een eventueel toepasselijke CAO. Dit betekent dat je op basis van artikel 25 een adviesaanvraag moet indienen.

Stap 2. Onderbouwing ontslagvolgorde (afspiegelingsbeginsel)

Je hebt als werkgever dus een redelijke mate van vrijheid om te bepalen of en hoe je een reorganisatie wilt doorvoeren. Dit betekent niet dat je helemaal zelf kunt bepalen wie er wel en wie er niet voor ontslag wordt voorgedragen. Hier zijn in principe de regels van het afspiegelingsbeginsel van toepassing. Deze zijn samengevat op de checklist afspiegeling.

Voorbeeld afspiegelingsbeginsel

Johan uit het vorige voorbeeld is één van de drie werknemers die voor ontslag in aanmerking komt. Zijn werkgever heeft echter geen rekening gehouden met het afspiegelingsbeginsel. Met zijn 12 dienstjaren is hij langer dan ieder ander in het bedrijf werkzaam. Ook dat van zijn even oude collega die mag blijven.

Dit verweer heeft een grote kans van slagen. Een werkgever moet in principe de regels van het afspiegelingsbeginsel volgen maar niet als hij kan aantonen dat een werknemer onmisbaar voor het bedrijf is.

Eerst afscheid nemen van flexibele arbeidsrelaties

Je moet voordat je gaat afspiegelen eerst afscheid nemen van de flex-krachten (bijv. uitzendkrachten, oproepkrachten en ingeleende medewerkers), de tijdelijke krachten van wie het contract binnen 26 weken eindigt en AOW-gerechtigden.

De volgorde waarin je als werkgever nu afscheid moet nemen van werknemers is als volgt:

1. Uitzendkrachten, gedetacheerden, zzp’ers en ingeleend personeel van een andere bedrijfsvestiging.

2. Werknemers die de AOW-gerechtigde leeftijd hebben bereikt (inclusief payrollers).

3. Oproepkrachten met een nulurencontract (inclusief payrollers).

4. Werknemers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd dat binnen 26 weken eindigt na de datum waarop over de ontslagaanvraag wordt beslist (inclusief payrollers).

5. Werknemers met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd en werknemers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd waarvan de looptijd van het contract meer dan 26 weken is na de datum waarop over de ontslagaanvraag wordt beslist (inclusief payrollers).

Uitgangspunt is namelijk dat aan vaste werknemers een grotere rechtsbescherming toekomt dan aan flexibele medewerkers.

Onderbouwing ontslagvolgorde

Je stuurt ter onderbouwing van de ontslagaanvraag het volgende aan het UWV:

Wat is een bedrijfsvestiging?

Een ‘bedrijfsvestiging’ is elke voor derden zichtbare zelfstandige eenheid waarvan de interne organisatie/bedrijfsvoering een zelfstandig karakter heeft. Het is niet precies duidelijk wat dit begrip precies betekent.

In het algemeen heb je er als werkgever belang bij dat het begrip beperkt wordt uitgelegd. Volgens de Beleidsregels dient het UWV bij het vaststellen van de bedrijfsvestiging een evenwicht te bewaren tussen voldoende ontslagbescherming aan de ene kant, en een praktische uitvoerbaarheid aan de andere kant. Dit biedt mogelijkheden voor een creatieve oplossing.

Wat zijn uitwisselbare functies?

Voor de beantwoording van deze vraag moet je eerst onderscheid maken naar medewerkers met ieder zijn eigen functie. Functies zijn uitwisselbaar als medewerkers die deze vervullen elkaar volledig kunnen vervangen.

Voorbeeld uitwisselbare functie

De functie van de manager van de financiële afdeling en de administratief medewerker zijn niet uitwisselbaar. De manager kan waarschijnlijk wel het werk van de medewerker overnemen, maar deze laatste kan onmogelijk de taken van de manager verrichten. Maar twee administratief medewerkers van de boekhouding die elkaars taken en functies kunnen vervullen, hebben wel onderling uitwisselbare functies. Tijdens vakanties nemen ze het werk zonder problemen van elkaar over.

Zijn functies uitwisselbaar? Let er op of onderstaande criteria gelijkwaardig zijn:

1. Inhoud van de functie.
2. Vereiste kennis en vaardigheden en competenties om de functie uit te kunnen oefenen.
3. Niveau van de functie (bijvoorbeeld in een functieniveaumatrix).
4. Beloning van de functie (eventuele salarisschaal met aanvang en beginsalaris of overzicht van de salarissen/arbeidsvoorwaarden met leeftijd en dienstjaren).

Stap 3. Toepassen afspiegelingsbeginsel

Het afspiegelingsbeginsel zorgt er voor dat de ontslagen worden verspreid over de verschillende leeftijdsgroepen binnen je bedrijf. Het doel is dat er na de ontslagronde een evenwichtige en verspreide leeftijdsopbouw binnen de categorie uitwisselbare functies overblijft voor de bedrijfsvestiging.

De leeftijdsgroepen zijn: 15-24 jaar, 25-34 jaar, 35-44 jaar, 45-54 jaar en 55 jaar of ouder.

Per uitwisselbare functiegroep moet je een evenredig aantal mensen per leeftijdsgroep voorstellen voor ontslag. Als er bijvoorbeeld ontslagen vallen in de uitwisselbare functie van secretaresse en 25% van uw personeel bestaat uit secretaresses tussen de 25-34 oud, dan zal uit die groep ook 25% van de ontslagen secretaresses moeten komen.

De werknemer binnen die leeftijdsgroep met het kortste dienstverband zal als eerste in aanmerking komen voor ontslag. Dit noem je LIFO: Last in, First Out.

Pas op voor onrust

Wanneer het afspiegelingsbeginsel verkeerd wordt toegepast, kan dit tot grote onrust leiden. Een werknemer die - ten onrechte - boventallig is verklaard, mag toch blijven terwijl een werknemer die in eerste instantie mocht blijven alsnog boventallig moet worden verklaard. Het is dan ook belangrijk de ontslagselectie zorgvuldig uit te voeren.

Je stuurt een overzicht aan het UWV van het historische en het natuurlijke verloop per getroffen functie voor de komende periode en welke vacatures hier mogelijk uit kunnen ontstaan.

Het UWV zal sowieso geen ontslagvergunning verlenen als jouw boventallige werknemer redelijkerwijze in dienst kan blijven door overplaatsing, omscholing of doordat andere medewerkers op natuurlijke wijze afvloeien. Als deze boventallige werknemer aangeeft dat hij concrete herplaatsingsmogelijkheden ziet, dan moet je goed weten te onderbouwen waarom je vindt dat herplaatsing niet mogelijk is.

Vervangend werk aanbieden

Er kan van jou als werkgever verlangd worden dat je de medewerker beschikbaar werk aanbiedt op een lager niveau als er vacatures zijn. Dit mag echter niet lager zijn dan twee niveaus onder het huidige functieniveau. De medewerker behoudt bij plaatsing op een lagere functie zijn huidige arbeidsvoorwaarden. Accepteert hij een redelijk aanbod niet, dan gooit hij min of meer zijn eigen glazen in bij een eventueel verweer tegen het ontslagverzoek.

Je hoeft je wat betreft herplaatsingsinspanningen alleen te richten op je eigen bedrijf. Je hoeft je dus niet in te spannen om de medewerker door bijvoorbeeld outplacement bij een andere werkgever in dienst te laten treden.

Belangrijk! Je behoort de werknemer tijdens zijn boventalligheid nog vacatures toe te sturen tot aan 26 weken nadat het dienstverband is geëindigd.

Stap 5. Ontslag met wederzijds goedvinden of toch via het UWV?

Bij een bedrijfseconomisch ontslag kan de arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd en de bepaalde tijd met tussentijds opzegbeding op twee manieren worden beëindigd:

1. Via een beëindiging met wederzijds goedvinden.
2. Via een ontslagvergunning van het UWV (opzegging).

De meeste werkgevers hebben de voorkeur voor de eerste optie. Dit bespaart de nodige tijd en de kosten van een aanvraagprocedure. Daarnaast heb je de zekerheid dat de beëindiging van het dienstverband een feit is. Bij een ontslagprocedure moet je dat nog maar afwachten. Hoe je tot een gezamenlijk ontslag komt, lees je in het e-book ontslag met wederzijds goedvinden en het e-book lastige gesprekken voeren met je werknemers.

Je probeert in een gesprek aan te sturen op een ontslag met wederzijds goedvinden. Je stuurt daarna de werknemer het gespreksverslag met de aankondiging van het beëindigen van het vaste dienstverband of bij een tijdelijk contract het gespreksverslag met de aankondiging van de vervroegde aanzegging.

Maar wat als een boventallige werknemer niet akkoord gaat met een beëindiging met wederzijds goedvinden? Je zult dan de arbeidsovereenkomst eenzijdig moeten proberen te beëindigen. Dit doe je door het aanvragen van een ontslagvergunning. Gebruik daarvoor de ontslagaanvraag voor het UWV.

Daarbij dien je aan te tonen dat: