Vragen over personeel? Bel de Personeelsman: 030 - 636 59 56

Geen producten in winkelwagen

Inhoud personeelsdossier

Een goed personeelsdossier is de basis van je personeelsadministratie en hiermee het personeelsbeheer van je bedrijf. Maar administratie, bevestigingen en archivering is zeker niet de hobby van iedere ondernemer. Je bent echter verplicht om voor iedere werknemer vanaf de start van zijn dienstverband een inhoud personeelsdossier aan te maken en dit vervolgens bij te houden.

In het dossier moet je belangrijke documenten opnemen die betrekking hebben op de werknemer. Sommige documenten mag je niet te lang bewaren. Buiten de wettelijke verplichting is het in bijzondere situaties zeer verstandig om te beschikken over een goed opgebouw dossier.

Waarom een personeelsdossier?

Een goed opgebouwd personeelsdossier is onmisbaar voor ieder bedrijf: in goede en in slechte tijden. Maar waarom is een personeelsdossier belangrijk?

  • Een personeelsdossier is wettelijk verplicht.
  • Door de Wet Werk en Zekerheid is een goed opgebouwd dossier belangrijker dan ooit, mocht je bijvoorbeeld ontslag voor een werknemer willen aanvragen (aantonen van disfunctioneren, herplaatsingsinspanningen en aanbieden en volgen van scholing);
  • Het dient als naslagwerk, / back-up voor je werknemer, de personeels-/salarisadministratie en het bedrijf (bijvoorbeeld leidinggevende). Denk aan discussies over (variabel) loon of loonvorderingen.
  • Het voorkomt discussie met je personeel (wat hadden we ook alweer precies afgesproken?) Denk aan pensioenregeling en door een werknemer veroorzaakte schade aan een bedrijfeigendom).
  • Bij een accountants- of belastingcontrole beperkt het de risico's op een naheffing van de belastingdienst of loonsancties van het UWV. Zo kun je een verzuimboete van maximaal € 5.278 (2015) krijgen als je je niet houdt aan de eisen uit de identificatieplicht voor werkgevers.

Inhoud personeelsdossier

  • een ​stamkaart waarop de belangrijkste gegevens van de werknemer staan zoals persoonlijke gegevens (naam, adresgegevens, geboortedatum, ID-nummer, kopie van het identiteitsbewijs) en de functies die de werknemer in het bedrijf heeft (gehad).
  • een getekende arbeidsovereenkomst;
  • getekende bedingen, zoals een non-concurrentiebeding en geheimhoudingsbeding;
  • afspraken over vergoedingen en verstrekkingen;
  • overzichten ziekteverzuim;
  • gespreksverslagen zoals beoordelings-, functionerings-, verbetertraject- en correctiegesprekverslagen (door werknemer getekend "voor gezien");
  • scholingsafspraken;
  • functiebeschrijvingen van uitgeoefende functie(s);
  • persoonlijke gegevens (zoals geboortekaartjes kinderen);
  • pensioengegevens (met alle wijzigingen).

Functionerings- en beoordelingsverslagen

Verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken hoef je niet in een personeelsdossier op te nemen. Deze verslagen kun je ook apart bewaren (bij de direct-leidinggevende). Deze verslagen dienen namelijk een specifiek doel en vallen daardoor niet automatisch onder het dossier.

Het is overigens zeker aan te bevelen om deze gegevens (ook) op te bergen in het personeelsdossier. Bij een (gedwongen) vertrek van de leidinggevende komt het al te vaak voor dat er geen overdracht plaatsvindt en zijn dossiers na maanden in de kast te hebben gelegen, alsnog worden vernietigd.  

Functiescheiding

Je moet er niet aan denken dat je een frauderende boekhouder of secretaresse in dienst hebt die zowel de personeels- en administratie voert en ook de uitbetaling voor zijn of haar (eigen) rekening neemt. Dit voorkomen?  Door taken, bevoegdheden en  verantwoordelijkheden binnen functies te verdelen , maak je het moeilijker om ongezien fraude te plagen. Dit noem je functiescheiding.

Zo doet de leidinggevende of jijzelf de controle van de loonbetaling met hulp van een zgn. mutatielijst (ook wel standenregister genoemd). Je ziet dan precies welke wijzigingen er afgelopen periode in het salaris hebben plaatsgevonden ten opzichte van de vorige loonbetaling. Deze wijzigingen zijn netjes gedocumenteerd in het personeelsdossier.

Wet bescherming persoonsgegevens

Je moet je houden aan de Wet bescherming persoonsgegevens (de Wbp). Zo mag je bijvoorbeeld niet meer informatie in het personeelsdossier opnemen dan noodzakelijk is. Medische informatie mag alleen in het dossier worden opgenomen als dit belangrijk is voor het functioneren. Denk aan het gebruik van medicijnen die de rijvaardigheid van een heftrukchauffeur kunnen verminderen.

Je moet de personeelsgegevens ook beschermen omdat deze privégegevens bevat. Dit betekent onder meer dat je de dossiers veilig moet opbergen op een plaats waar niet iedereen zomaar bij kan. Zorg er in ieder geval voor dat deze plaats afgesloten is en dat alleen een aantal daarvoor bevoegde mensen een sleutel hebben van de kamer en van de kasten. Voor deze personen geldt tevens een geheimhoudingsplicht.

Ook voor het digitaal opslaan van personeelsgegevens gelden strenge regels. Zo moet je er voor zorgen dat deze goed beveiligd zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan firewalls als beveiligingsmaatregel wanneer het personeelsinformatiesysteem gekoppeld is aan het internet. Ook mogen er net als bij het papieren dossier slechts een beperkt aantal bevoegde mensen toegang hebben tot het digitale dossier.

Een werknemer heeft recht op inzage en mag zelfs een kopie van zijn personeelsdossier opvragen. Interne memo’s of notities die persoonlijke gedachten bevatten hoef je dan overigens niet te laten zien. Deze zijn bedoeld voor intern overleg en beraad.

Bewaartermijn inhoud personeelsdossier

Tijdens het dienstverband en na de uitdiensttreding zijn wettelijke bewaartermijnen van toepassing. Dat hangt af van het soort gegevens. Je bent wettelijk verplicht sommige gegevens uit de personeelsdossier voor een bepaalde tijd te bewaren. Hieronder vind je de bewaartermijnen van de meest voorkomende dossierstukken. Je kunt eventueel ook de gratis checklist downloaden voor een volledig overzicht

Zo moet je gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn, zeven jaar bewaren nadat een werknemer uit dienst is. Voor loonbelastingverklaringen en een kopie van een identiteitsbewijs geldt een bewaartermijn van  vijf jaar na het einde van een dienstverband bewaren.

Voor sommige gegevens uit uw personeelsdossier bestaan geen wettelijke bewaartermijnen. Voor die gegevens geldt over het algemeen een bewaartermijn van twee jaar nadat het dienstverband is beëindigd.

Zijn de gegevens al eerder niet meer nodig? Dan moet je deze direct verwijderen. Voorbeelden van dit soort gegevens zijn: functionerings- en beoordelingsgespreksverslagen, arbeidsovereenkomsten en wijzigingen hierin, correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag, afspraken over werkzaamheden voor de ondernemingsraad, getuigschriften en administratieve verzuimgegevens.

Je mag gegevens van (ex-)werknemers langer bewaren als er een arbeidsconflict is (geweest) of als er een rechtszaak loopt.

Meer weten? Lees de informatie van het College bescherming persoonsgegevens over personeelsdossiers of bekijk de actualiteiten en vragen over het personeelsdossier.

Inhoud personeelsdossier / bijgewerkt 27 juli 2015