Vragen over personeel? Bel de Personeelsman: 030 - 636 59 56

Geen producten in winkelwagen

Stappenplan verbetertraject

Verbetertraject noodzakelijk

Door de wijzigingen in het ontslagrecht lukt het je niet (meer) om de arbeidsovereenkomst te beëindigen met het inbrengen van een paar waarschuwingen per mail en het recente beoordelingsverslag. Er wordt nu van jou -als goed werkgever- verwacht dat je serieus en actief probeert het functioneren van de werknemer te verbeteren. Dit doe je met een verbetertraject. Je moet aannemelijk maken dat je er ‘alles’ aan gedaan hebt om zijn functioneren op een acceptabel niveau te krijgen.

Hieronder lees je hoe je een verbetertraject opzet en uitvoert. Dit is echter een samenvatting (!) In het ruim 40 pagina's tellende gratis e-book lees je de volledige versie van het verbetertraject. Je kunt ook een specialist inschakelen om gesprekken voor te bereiden of de samen te voeren.

Verbetertraject verplichtingen

De wet kent vanaf 1 juli 2015 een wettelijke plicht om een verbetertraject te voeren. Ontslag vanwege disfunctioneren is namelijk vanaf die datum alleen mogelijk als:

  • de werkgever de werknemer tijdig van het disfunctioneren in kennis heeft gesteld; en
  • de werkgever hem in voldoende mate in de gelegenheid heeft gesteld zijn functioneren te verbeteren;
  • en  het disfunctioneren niet het gevolg is van onvoldoende zorg voor scholing of onvoldoende zorg voor de arbeidsomstandigheden; en
  • het disfunctioneren niet mag zijn veroorzaakt door ziekte van de werknemer.

Voorbereiding

Niets helpt. Je hebt je werknemer meerdere malen gewezen op zijn disfunctioneren. Je hebt dit zowel mondeling als schriftelijk gedaan. Het is tijd voor een verbetertraject waarin je de werknemer een laatste kans geeft om zijn functioneren te verbeteren. Je hangt hier consequenties aan. Dit is bijvoorbeeld demotie of ontslag. Het komt dan aan op dossieropbouw om deze consequenties bij een negatief afgesloten verbetertraject te effectueren.

Je bereidt je allereerst goed voor op het gesprek. Je hebt al een dossier aangelegd en maakt hier een samenvatting van. Voor jou is duidelijk wat de tekortkomingen van de werknemer zijn en je formuleert deze in een concept probleemstelling en verbeterpunten.

Ofwel, wat is het probleem en wat gaan we er aan doen? Gebruik de checklist verbetertraject om vooraf alle belangrijke zaken in te vullen waardoor het gesprek soepeler verloopt. Je bent dan op alles voorbereid.

Je nodigt de werknemer formeel uit voor een verbetertraject en stuurt vooraf een uitnodiging toe liefst voorzien van aanvullende informatie over het verbetertraject. Dit schept duidelijkheid voor de werknemer. Hij kan zich later niet beroepen dat hij van niets wist. Ook is dit handig voor jezelf omdat je een duidelijke leidraad hebt. Ook kun je deze informatie meesturen als het aankomt op ontslag zodat de kantonrechter weet dat je adequaat gehandeld hebt.

Eerste formele gesprek – de voorbespreking

Je legt in eerste instantie kort aan de werknemer uit waarom je dit gesprek voert. Het moet hem duidelijk zijn dat er sprake is van een formeel verbetertraject. Je legt ook uit wat dit inhoudt, wat er de komende tijd gaat gebeuren en wat de consequenties zijn.

Je gebruikt hiervoor het gespreksverslag voorbespreking verbetertraject. Dit geeft je een goede leidraad hoe je dit gesprek moet voeren en welke vragen je moet stellen.

Als de werknemer de toegezonden informatie over het verbetertraject goed heeft doorgenomen, dan loopt het gesprek naar verwachting soepeler. Het gesprek kost de nodige (voorbereidings)tijd en energie, maar is van groot belang als het aankomt op ontslag. Lees in het e-book verder hoe je de voorbespreking voert met aanvullende tips.

  • Verbind een duidelijke termijn waarbinnen het functioneren moet worden verbeterd. Doorgaans is dit drie tot maximaal zes maanden. Bepaal gezamenlijk momenten waarop je het functioneren met elkaar bespreekt (liefst iedere week, anders om de week) in een kort overleg. Hou je aan de gemaakte afspraken zodat de werknemer niet achteraf kan zeggen dat je hem niet serieus hebt genomen.

Er zijn tenminste drie belangrijke momenten die je samen met je werknemer inplant:

1. De formele opstart van het verbetertraject (binnen anderhalve week).
2. De tussentijdse evaluatie (halverwege het verbetertraject).
3. De eindevaluatie (aan het einde van het verbetertraject).

Laat de boodschap even op de werknemer inwerken en schors eventueel het gesprek. Sommige werknemers hebben even tijd nodig om zich te herpakken en tot bezinning te komen. Dit komt goed van  pas bij het volgende punt.

Polsen bereidheid medewerker

Je polst de werknemer voor de eerste keer naar zijn bereidheid om het verbetertraject gezamenlijk op te pakken. Jij als werkgever moet hier tijd en energie insteken, maar je mag van de werknemer op voorhand verwachten dat hij dit ook doet. Vraag hem op de man af of hij 100% gemotiveerd is om het verbetertraject aan te gaan en hij er vertrouwen in heeft dat hij dit positief zal afronden.

Maar wees hier voorzichtig: als je werknemer de indruk hebt dat je aanstuurt op vertrek, dan zal hij dit als wantrouwen ervaren. Neem dit gevoel bij de werknemer weg en benadruk dat je deze vraag voor de volledigheid moet stellen en dat je positief bent dat de werknemer er voor wil gaan. Dus geen wantrouwen, maar vertrouwen!

Werknemer heeft geen trek in verbetertraject

Het komt regelmatig voor dat de werknemer zo’n traject niet ziet zitten. Hij heeft geen zin om maanden lang op ‘eieren te lopen’ en gooit liever op voorhand de handdoek in de ring.

  • Wil je een werknemer overtuigen dat demotie (een stapje terug) beter voor hem is, vertel hem dat hij nu in ieder geval verzekerd is van een functie als hij nu vrijwillig instemt met jouw voorstel. Die garantie heeft hij straks niet als hij het verbetertraject negatief heeft afgerond. Misschien heeft hij dan over drie maanden geen baan meer. Deze zekerheid kan net het zetje in de goede richting geven.
  • Bevestig in dat geval zijn keuze allereerst schriftelijk met hulp van deze voorbeeldbrief en als je vervolgens concrete afspraken hebt gemaakt met de bevestiging van een vrijwillige demotie.

Ook kan het zijn dat de medewerker niets van een verbetertraject wil weten. Hij vindt dat hij goed presteert, dus waarom zou hij mee moeten werken aan een verbetertraject? Lees de FAQ's en bevestig met hulp van deze voorbeeldbrief dat de werknemer af wil zien van een verbetertraject. Als de werknemer voet bij stuk houdt, sta je sterk als het aankomt op ontslag.

  • Adviseer de werknemer in dat geval eerst juridisch advies in te laten winnen voordat hij besluit het aanbod van de hand te wijzen.

Werknemer gaat er voor...

Als de werknemer kiest voor een verbetertraject, maak dan meteen een schriftelijk verslag met daarin een samenvatting van het gesprek, de tekortkomingen en de verbeterpunten en de gemaakte afspraken (tot nu toe). Leg dit vast in het gespreksverslag voorbespreking verbetertraject.

Start formeel verbetertraject

Het tweede gesprek vindt minimaal een week en liefst binnen anderhalve week plaats na afloop van het eerste gesprek. Van belang is dat de werknemer heeft kunnen nadenken over het eerste gesprek en bewust de afweging heeft gemaakt om al dan niet te beginnen aan het traject. Je informeert allereerst bij de werknemer of hij alle informaie heeft begrepen en of zijn standpunt om deel te nemen aan het traject onveranderd is.  

Je stelt in ieder geval tenminste het volgende vast in het tweede gesprek:

  • de probleemstelling (waarom is het disfunctioneren een probleem);
  • de verbeterpunten (waar kan de werknemer zich in verbeteren, SMART formuleren);
  • een concreet en realistisch einddoel (tenminste aan deze voorwaarden moet worden voldaan voor positieve beoordeling);
  • de ondersteuning en begeleiding (welke hulp krijgt hij);
  • de exacte duur van het verbetertraject (tussen de drie en zes maanden);
  • de regelmatige begeleidingsmomenten van het functioneren (liefst wekelijks);
  • de evaluatiemomenten (sowieso minimaal één tussentijdse evaluatie en een eindevaluatie);
  • de aanwezige gesprekspartners (dit kan bijvoorbeeld de leidinggevende zijn maar ook een specialist die je hierbij helpt);
  • de consequenties bij een positieve en negatieve uitkomst van het verbetertraject.

Leg al deze afspraken schriftelijk vast in een gespreksverslag opstart verbetertraject. Verkijk je niet op de belangrijkheid van dit document. Hier staan alle gemaakte afspraken in vermeld en is straks van cruciaal belang bij een eventuele rechtszaak. Maak je geen goede afspraken of zijn deze onduidelijk? Grote kans dat de kantonrechter de arbeidsovereenkomst dan niet ontbindt waardoor je nog meer geld kwijt bent.

Verbeterpunten formuleren

Dit onderdeel verdient bijzondere aandacht. Vaak gaat het hier fout. Een verbeterpunt als “zorgvuldiger werken” is op zich zelf te vaag. Probeer zo concreet mogelijk aan te geven bij welke handelingen de werknemer te onzorgvuldig was en geef ook aan hoe hij dit in de toekomst precies moet aanpakken. Houdt het zo praktisch mogelijk en formuleer de verbeterdoelstellingen SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden).

  • Een uitwerking van het SMART formuleren van verbeterdoelstellingen vind je terug in het e-book.

Samen aan de slag

Vervolgens ga je samen met de werknemer aan de slag en heb je liefst één keer per week een bespreekmoment met je werknemer. Hou hierbij een vaste agenda aan en bevestig de belangrijkste bevindingen en alle afspraken per mail. Er kunnen zich tijdens het verbetertraject bijzondere situaties voordoen. In de FAQ's en in de tip & trucs uit het e-book lees je hier meer over.

  • Het komt wel eens voor dat een werkgever het verbetertraject vroegtijdig afbreekt, omdat hij te weinig verbetering merkt. Zonde! Je voldoet dan niet aan de strenge toetsingseisen om de arbeidsovereenkomst te laten ontbinden. Daarnaast heb je aan de werknemer een belofte gedaan dat hij een bepaalde periode had waarin hij zich kon verbeteren. Alleen als er echt sterk bewijs is dat hij zijn best niet doet (de juridische term is 'nalaten') en het traject niet serieus neemt, kan dat een reden zijn om het traject voortijdig af te breken. Overleg altijd vooraf met een specialist.
  • Ziet de werknemer zelf het traject niet meer zitten? Laat hem dan een verklaring opstellen die hij duidelijk voorziet van zijn reden. Zorg er voor dat hij dit niet onder dwang opstelt of dat hij dit zo ervaart. Wees uiterst voorzichtig met een vaststellingsovereenkomst omdat de twee weken wettelijke bedenkperiode van toepassing is (of zelfs drie weken als je hem hierover niet informeert). Mocht de werknemer alsnog terugkomen op zijn besluit, dan continueer je het verbetertraject.

De evaluaties

Je bereidt je extra goed voor op de evaluaties. Dit zijn belangrijke momenten die een eventueel ontslag maken of breken. Observeer het functioneren van de medewerker minstens een paar keer per week. Je weet dus waar je over praat.

Pols ook de leidinggevende en/of collega’s of er een verbetering in het functioneren van de medewerker merkbaar is. In het gesprek met de medewerker noem je uiteraard geen namen van je bronnen en hou je het zo algemeen mogelijk. Je gebuikt de uitkomsten meer in algemene vorm om de beeldvorming over het functioneren te versterken.

Tussentijdse evaluatie

Bij de tussentijdse evaluatie volg je per verbeterpunt de voortgang; ook maak je eventueel nog aanvullende afspraken over bijstelling, extra ondersteuning of begeleiding. Je bevestigt de evaluatie altijd schriftelijk. Gebruik het gespreksverslag tussentijdse evaluatie.

Eindevaluatie

In de eindevaluatie wordt de balans opgemaakt over het gehele verbetertraject. Je legt deze uitkomsten vast in het gespreksverslag eindevaluatie.

Als de resultaten positief zijn, dan wordt het traject formeel schriftelijk afgesloten. Verdere gesprekken verlopen via het reguliere overleggen (werkoverleg, functioneringsgesprek en/of het beoordelingsgesprek). Het stappenplan eindigt dan hier. Je stuurt de medewerker ter bevestiging nog een brief positieve uitkomst verbetertraject.

Maar als er een negatief eindoordeel is dan bepaal je de uiteindelijke consequentie zoals deze is besproken en schriftelijk is vastgelegd in het opstart van het verbetertraject.

  • Het is verstandig om voorafgaand aan de eindevaluatie advies in te winnen bij een specialist of een dossier voldoende is voor eventueel ontslag.

Consequenties bij negatief oordeel verbetertraject

Het is de werknemer niet gelukt om zijn functioneren op een acceptabel niveau te krijgen. Dit ondanks een reëel tijdstraject met eventuele coaching, begeleiding en/of training waarin je hem de kans hebt gegeven zijn functioneren te verbeteren.

Als er sprake is van een negatief oordeel kun je over het algemeen kiezen uit de volgende consequenties:

1. Ander werk aanbieden (herplaatsingsinspanning).
2. Outplacement.
3. Toekomst buiten het bedrijf (ontslag).

Als herplaatsing niet mogelijk is en de toekomst voor de medewerker buiten het bedrijf ligt, raadpleeg dan het stappenplan ontslag door disfunctioneren. Bij een afgerond verbetertraject heb je de grootste hobbel van dit ontslag genomen. Je leest in het e-book verder hoe je het ontslag aanvraagt en welke documenten je daarbij nodig hebt. 

Vragen? Wij helpen je graag verder

Neem contact met ons op als je vragen hebt over een verbetertraject of bekijk onze mogelijkheden om samen een verbetertraject op te  starten of dit volledig uit te besteden.

Verbetertraject uitbesteden

  • Professionele hulp = beter resultaat
  • Wij nemen dossiervorming over = tijdwinst
  • Voorafgesproken prijs = geen verrassingen achteraf

Stappenplan verbetertraject / bijgewerkt op 25 april 2016