Vragen over personeel? Bel de Personeelsman: 030 - 636 59 56

Geen producten in winkelwagen

Stappenplan aannemen personeel

Je hebt voor jouw gevoel de juiste keuze gemaakt. De sollicitant wil graag beginnen. Nu nog het binnenhalen van de vangst!

Stap 1. Voorbereiding aannemen personeel

Je nodigt de medewerker mondeling of per mail uit voor een arbeidsvoorwaardengesprek. Hier maak je afspraken over het type contract, de arbeidsvoorwaarden en de duur van het dienstverband.

Als je als bedrijf professioneel over wilt komen en het arbeidsvoorwaardengesprek vlotter wilt laten verlopen, dan kun je er voor kiezen om een aanstellingsset te sturen aan je nieuwe medewerker. Dit zorgt er voor dat je de arbeidsovereenkomst zorgvuldig kunt opstellen en voorkomt ergernis van over en weer bellen of mailen voor gegevens. Je kunt dit per mail of per post toesturen.

Aanstellingsset bij aannemen personeel

De set aannemen personeel bestaat uit de volgende onderdelen:

  • een uitnodigingsbrief met eventuele aanbieding van de arbeidsvoorwaarden;
  • een formulier voor het regelen van de indiensttreding met NAW gegevens nieuwe werknemer en afgesproken arbeidsvoorwaarden;
  • indien van toepassing de CAO en/of het arbeidsvoorwaardenreglement en/of een samenvatting;
  • een korte informatie over de organisatie, een iets uitgebreider introductieboekje of een flashy Powerpoint presentatie met foto’s en filmpjes.

Uiteraard is een aanstellingsset optioneel. Je kunt er ook voor kiezen om alleen een indiensttredingsformulier toe te sturen of deze na het arbeidsvoorwaardengesprek aan je nieuwe medewerker te geven en vervolgens door hem in te laten vullen. Dit formulier is binnenkort beschikbaar in de webwinkel. Het zorgt er voor dat je alleen het belangrijkste noteert van de nieuwe werknemer waarmee je voldoet aan de wettelijke eisen.

Je bereidt het arbeidsvoorwaardengesprek goed voor eventueel met hulp van de checklist. Ook deze is binnekort beschikbaar. Zo weet je zeker dat je niets vergeet.

Stap 2. Afspraken maken

Bij stap 1 van het stappenplan van werving & selectie had je al de keuze gemaakt dat je de medewerker vast of tijdelijk in dienst neemt.

Je hebt hier al bepaald of je de werknemer direct wil laten toetreden tot de vaste personeelskern van je bedrijf of (eerst) opneemt in één van de twee flexibele schillen zodat je redelijk snel kan afschakelen als je minder personeel nodig hebt.

aannemen personeel
Contractsoorten

Er zijn meer dan 20 soorten arbeidsovereenkomsten. Voor iedere contractsoort gelden voor- en nadelen. De meest gebruikte zijn:

Arbeidscontracten met een vast dienstverband (vaste kern van het bedrijf)
Arbeidscontracten met een tijdelijk dienstverband (eerste flexibele schil)
Arbeidscontracten met flexibele inhuur via derden (tweede flexibele schil)
  • Uitzendkracht
  • Payrolling
  • ZZP-/Freelance contract
  • Inleencontract bij detachering
Alternatieve overeenkomsten
  • Stageovereenkomst
  • Vrijwilligersovereenkomst
  • Proefplaatsing
Arbeidsvoorwaarden

De contractsoort mag in het arbeidsvoorwaardengesprek geen verrassing zijn voor de beoogde nieuwe medewerker. Je hebt dit mogelijk al opgenomen in de wervingsadvertentie en is aan de orde gekomen bij het sollicitatiegesprek. Het zou heel pijnlijk zijn als iemand na alle gesprekken alsnog afhaakt omdat hij een nader contract verwachtte.

Ook maak je afspraken over de contractduur als dit tijdelijk is (bijvoorbeeld een half jaar- of een jaarcontract) en of er sprake is van een proeftijd (als dit aan de orde is).

Vervolgens bespreek je de arbeidsvoorwaarden. Verwacht niet dat de medewerker meteen op alle punten van jouw aanbod akkoord gaat. Medewerkers worden steeds mondiger en weten dat je arbeidsvoorwaardelijke afspraken beter vooraf kunt regelen dan achteraf. Het is dus absoluut geen gelopen race.

Onderhandelen bij aannemen personeel

Je zult dan ook je onderhandelingsvaardigheden moeten gebruiken. Vrijwel iedere ondernemer heeft deze. Om je geheugen nog even op te frissen is er een gespreksformulier arbeidsvoorwaardengesprek met voorbeeldvragen en gesprekstips.

Als duidelijk is welke functie het betreft, en deze komt in de functieschalen van de cao of je eigen arbeidsvoorwaardenreglement voor, dan is het een kwestie van inpassen, bijvoorbeeld op leeftijd, dienstjaren (elders) of ervaring, of vorig salaris. Let wel, je moet minimaal het minimum loon betalen.

Als de functie niet helemaal duidelijk vastligt, of als je iemand heel graag wilt binnenhalen bij meerdere kapers op de kust, kan er sprake zijn van een onderhandeling over het salaris of een bonusregeling.

Al bij het eerste sollicitatiegesprek moet er duidelijkheid zijn over de salarisindicatie. Het kan dan niet zo zijn dat het op dit onderdeel spaak loopt. Om een lager salaris dan wat hij gewend was te compenseren kun je een bonusregeling afspreken.

  • Hou bij de onderhandeling goed in de gaten of het salaris in de pas loopt met dat van de bestaande medewerkers in dezelfde of vergelijkbare functie.
  • Om scheve gezichten met jouw andere werknemers te voorkomen is het dan ook verstandig dat je afwijkingen op je afspraken met andere werknemers altijd kunt verdedigen. Open zijn over salaris is geen taboe meer onder collega’s. Als er straks een ontevreden collega voor je kantoordeur staat, kun je precies uitleggen waarom je dit hebt gedaan.
  • Leg ook goed uit waarom de klagende werknemer niet (meteen) een hoger salaris krijgt. Hiermee voorkom je een opwaartse salarisdruk. Veel bedrijven zijn hierdoor tijdens de crisis failliet gegaan, dus zorg er voor dat het jou niet overkomt.
Arbeidsvoorwaardengesprek

Welke afspraken komen aan de orde in het arbeidsvoorwaardengesprek?

  • (basis) salaris;
  • overige arbeidsvoorwaarden zoals een bonusregeling;
  • vergoedingen voor onkosten en reiskosten;
  • gebruikelijke arbeidsduur per week of per dag;
  • plaats(en) waar het werk wordt verricht;
  • tijdstip van indiensttreding en duur van de overeenkomst als deze voor een bepaalde tijd is;
  • vakantie en vakantiegeld;
  • deelname aan een pensioenregeling;
  • of er een CAO of arbeidsvoorwaardenreglement van toepassing is;
  • een eventuele proeftijd en de opzegtermijn;
  • het inwerktraject.

Deze en nog meer aanvullende arbeidvoorwaarden vind je op de binnenkort te verschijnen checklist arbeidsvoorwaardengesprek. Deze afspraken vormen de basis voor de arbeidsovereenkomst en een eventuele side letter.

Intentieovereenkomst aannemen personeel

Soms komt het voor dat een werknemer zekerheid wenst in verband een opzegging bij zijn huidige werkgever. Op nadrukkelijk verzoek van de nieuwe werknemer kun je een intentieovereenkomst mailen. Dit is een samenvatting van de gemaakte afspraken als voorloper op de arbeidsovereenkomst. Een voorbeeld van deze intentieovereenkomst is opgenomen in het nog te verschijnen e-book pakket aannemen van personeel.

  • Een ‘intentieovereenkomst’ is vrijwel altijd 100% definitief en bindend. Dus pas hiermee op als je denkt nog af te kunnen van een sollicitant waarvan je de referenties nog moet controleren.

Stap 3. Afspraken vastleggen

Bij het in vaste dienst nemen van een werknemer horen de nodige formaliteiten. Je maakt van de nieuwe werknemer een personeelsdossier aan dat voldoet aan de wettelijke eisen. Het aanmaken van dossiers is zeker niet de hobby van een ondernemer, laat staan dit vervolgens bij te houden.

Wettelijke verplichtingen aannemen personeel

Bij het aannemen van personeel in loondienst verdrievoudigt de regelgeving. Wat ben je wettelijk verplicht bij het in (loon)dienst nemen van personeel? Met dit stappenplan kom je snel te weten welke regels er gelden.

  1. Controleer de identiteit van de werknemer

    Vraag om een geldige identiteitskaart of paspoort voor aanvang van het contract, maak hier een kopie van, voorzie dit van de datum en jouw handtekening en bewaar dit voor tenminste 7 jaar na het beëindigen van het dienstverband.

    TIP! Wil je snel zien of de nieuwe medewerker voor het bedrijf mag werken en hoe je zijn identiteit vaststelt? Dat kan met het 5 stappenplan identiteit vaststellen van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.
  2. Screen toekomstige werknemers

    Neem je iemand aan voor een integriteitsgevoelige functie? Dan kun je de sollicitant laten screenen. Bel bijvoorbeeld de referenties van de sollicitant, of win informatie over hem in door hem op te zoeken op internet. Hierbij mag je overigens alleen gegevens opvragen die van belang zijn voor de functie waarop hij solliciteert. De gezondheid van de toekomstige werknemer mag geen onderwerp van screening zijn.

    Raadpleeg een zwarte lijst om te kijken of een sollicitant daarop voorkomt. Je kunt de werknemer ook vragen om een verklaring omtrent het gedrag (VOG).
  3. Sluit een arbeidsovereenkomst af

    In het Burgerlijk Wetboek (BW) staan regels over de proeftijd, vakantie(geld), opzegtermijnen en ontslag. Ook staat er of van deze regels afgeweken mag worden in de CAO of in het arbeidscontract (goed werkgeverschap).

    Binnen een maand geef je een contract aan de nieuwe werknemer dat voldoet aan de wettelijke eisen. Je betaalt ten minste het wettelijk minimumloon. In de Wet gelijke behandeling mannen en vrouwen bij arbeid staat onder andere dat je mannen en vrouwen voor hetzelfde werk gelijk moet betalen.
  4. Meld je aan bij de belastingdienst

    Als je voor het eerst personeel in dienst neemt, moet je je als werkgever aanmelden bij de Belastingdienst.
  5. Zorg voor een kloppende basisadministratie

    Al voor de eerste loonbetaling zorg je voor een basisadministratie dat voldoet aan de wettelijke eisen of laat je deze administratie uitbesteden aan gespecialiseerd administratiekantoor. Een goed opgebouwd en compleet personeelsdossier is ook noodzakelijk in geval van een controle van de accountant of belastingdienst.

    Is er geen enkele administratie, dan levert je dit (in 2015) een boete op van € 6.700,- per werknemer. Een goed dossier geeft je profijt bij een eventuele ontslagzaak. Lees meer over de wettelijke verplichtingen van een personeelsdossier of wat je moet doen bij dossieropbouw.
  6. Zorg voor een goede arbeidsomstandigheden

    Als werkgever ben je verantwoordelijk voor een gezonde en veilige werkplek voor al het personeel. Zodra je personeel in dienst hebt, ben je wettelijke verplicht een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) op te stellen en moet je je houden aan de bepalingen uit de Arbeidstijdenwet.
  7. Betaal je personeel op tijd en draag sociale verzekeringspremies af

    Uiterlijk de laatste dag van de afgesproken betaalperiode, doorgaans een maand, dient het bedrag te zijn uitbetaald. Ook dien je op tijd premies voor de werkloosheidswet en voor arbeidsongeschiktheid en dergelijke te betalen. Lees meer over wat een werknemer onderaan de streep kost of maak een berekening via berekenhet.nl.

Als alle stappen positief zijn doorlopen en de werknemer heeft zijn arbeidscontract getekend, volgt het inwerktraject. Dit is een belangrijke periode omdat werknemers hier vaak een keuze maken: 'ga ik er voor' of 'zit ik de rest van mijn tijdelijke contract uit'. Daarover lees je meer in het stappenplan personeel inwerken.

Stappenplan aannemen personeel / bijgewerkt 26 juli 2015