Wat je zeker moet weten
- Het gaat bij een assessment om een beoordeling van een sollicitant of werknemer om zijn (on)geschiktheid voor een bepaalde functie.
- Een assessment bestaat uit een combinatie van een psychologische test aangevuld met een of meer aanvullende testen, simulaties of rollenspellen.
- Een assessment maakt vaak onderdeel uit van een (interne) sollicitatieprocedure en wordt meestal uitgevoerd door een gespecialiseerd (assessment)bureau, maar kan ook zelf uitgevoerd worden.
- De uitslag van een assessment volgt meestal binnen tien dagen. De uitslag is verwerkt in een rapport waarin geconcludeerd wordt in hoeverre de kandidaat geschikt is voor de betreffende functie.
- Veruit de meeste psychologen die verbonden zijn aan een assessmentbureau zijn geregistreerd bij het Nederlands Instituut van Psychologen (NIP). Het is verstandig om na te gaan of het bureau dat het assessment afneemt bij het NIP is aangesloten.
Wat is een assessment en wanneer zet je dit in?
Letterlijk betekent ‘assessment’ een schatting of een beoordeling. Volgens woorden.org is een assessment een test om te beoordelen of iemand geschikt is voor een functie. Het is evenals een sollicitatie- of een ontwikkelgesprek een middel voor geschiktheidsbepaling.
Met een psychologische test meet je de intelligentie en aanleg van een persoon, maar daaruit valt minder goed af te leiden hoe iemand zich in de reële werksituatie zal gedragen. Een assessment is een middel waarmee direct relevant gedrag kan worden gemeten en helpt je om een nog vollediger en betrouwbaarder beeld te verkrijgen van het kennen en kunnen van je (toekomstig) werknemer.
Het gaat bij een assessment om een psychologisch onderzoek. Een psycholoog voert een gesprek met een kandidaat en er worden intelligentietesten en persoonlijkheidsvragenlijsten afgenomen.
Met opdrachten en rollenspelen wordt de werkelijkheid nagebootst en wordt beoordeeld hoe de kandidaat handelt en reageert op voor hem soms vreemde en onbekende situaties. Samen met de sollicitatiegesprekken vergroot een assessment de voorspellende waarde van jouw selectie.
Een assessment kun je inzetten als je iemand wilt aannemen op een zwaardere functie. Dit kan een werknemer van binnen je bedrijf zijn (interne doorstroom), maar ook van buitenaf (sollicitant). Met een assessment verklein je het risico op een ‘mismatch’.
Heb je iemand nog nooit aan het werk hebt gezien? Of laat je je onderbuikgevoel spreken na één of twee sollicitatiegesprekken? Gebruik dan het assessment als laatste selectieronde waarvoor je één of hooguit twee kandidaten uitnodigt.
- Als je gebruik maakt van een standaard selectieprocedure en een goede briefing kun je kandidaten beter met elkaar vergelijken en krijg je betere uitkomsten.
Voor de selectie van lichtere functies is een assessment niet gebruikelijk omdat de kosten vaak niet afwegen tegen de voordelen. Gebruik het alleen als je twijfelt over een kandidaat of bij functies met veel verantwoordelijkheid. Een goedkoper alternatief voor geschiktheidsbepaling voor lichtere functies is bijvoorbeeld een persoonlijke profiel analyse (PPA) of een e-assessment.
Soorten assessments
In de praktijk zijn er drie verschillende typen assessments, afhankelijk van de doelstelling:
Het selectie-assessment
Een selectie-assessment gebruik je om inzicht te krijgen in hoe de kandidaat zou functioneren in de baan waarop gesolliciteerd wordt. Er is een vacature, en aan het eind van de procedure volgt nog een assessmenttest. Je hebt min of meer al duidelijk of een sollicitant voldoet aan de functie-eisen op basis van het CV en zijn toelichting in de sollicitatiegesprekken. Maar omdat kandidaten vaak zullen zeggen wat de werkgever wil horen, kan in een praktijksimulatie goed duidelijk worden hoe iemand reageert in bepaalde situaties.
De onderdelen van een selectie-assessment hangen af van de functie waarvoor gesolliciteerd wordt. Voor een leidinggevende functie zullen kandidaten vooral getest worden op leiderschapskwaliteiten, voor andere functies wordt bijvoorbeeld meer de nadruk gelegd op communicatieve vaardigheden.
Deels worden 'harde' functie-eisen getest (bijvoorbeeld intelligentieniveau), deels de zachte functie-eisen: de persoonlijkheid en de communicatieve vaardigheden. Een psycholoog geeft je een advies om de sollicitant wel of niet aan te nemen, maar laat jouw eigen oordeel ook meetellen.
Het ontwikkelingsassessment
Een ontwikkelingsassessment wordt ook wel development center of potentieel assessment genoemd. Bij een ontwikkelingsassessment is de doelstelling breder dan bij een selectieassessment. Je zet een ontwikkelingsassessment in voor een werknemer die al werkt in je bedrijf om te bekijken of hij geschikt is voor een functie binnen je bedrijf.
Een ontwikkelingsassessment beperkt zich niet tot de conclusie dat jouw werknemer geschikt of ongeschikt is voor een functie. Waar het om gaat is hoe hij zich verder kan ontwikkelen binnen jouw bedrijf. Er zal advies worden gegeven over hoe jij en je werknemer de ontwikkeling in gang kunnen zetten om hem klaar te stomen voor de nieuwe functie.
Het loopbaanassessment
Bij een loopbaan assessment is bijna altijd sprake van een wens of noodzaak (in geval van een outplacement) van een werknemer om van functie te veranderen. Er wordt bekeken welke verandering het meest voor de hand ligt, gezien de drijfveren, persoonlijkheid en competenties van je werknemer. Een loopbaanassessment geeft dus aan wat voor soort beroepen, type bedrijven en bedrijfscultuur het best bij de werknemer passen.
De psycholoog werkt in zijn advies niet naar een conclusie toe in termen van 'geschikt' of 'niet geschikt'. Hij zoekt de meest opvallende tendensen in de interesses en competenties van de werknemer. Het advies geeft een passende loopbaanrichting aan.
Mogelijkheden om assessment af te nemen
Assessments werden vroeger altijd op het kantoor van een assessmentbureau uitgevoerd. Dit werkte kostenbesparend omdat meerdere kandidaten van verschillende bedrijven tegelijkertijd konden worden getest.
Vooral voor gesprekken met de psycholoog en de waarnemingen bij rollenspelen (individueel en in een groep) was het efficiënter om alle onderdelen uit het assessment op één testdag bij een testbureau uit te laten voeren. Vaak volgt aan het einde van die dag een eerste terugkoppeling aan de kandidaat en werkgever en volgt kort daarna een eindrapport.
Steeds meer vanzelfsprekend zijn e-assessments. Dit zijn psychologische en intelligentietests die online worden afgenomen en geven een snelle, globale indruk van de kandidaat. Daarmee kunnen ze goed gebruikt worden als startpunt van een gesprek. De tests zijn laagdrempelig qua kosten en ze besparen veel tijd.
Aan e-assessments kleven echter ook nadelen. Gedrag en andere bedrijfspsychologische zaken zijn niet (goed) te automatiseren; ook niet via de webcam. Bijkomstig is er sprake van een lagere betrouwbaarheid door gebrek aan controle op externe omstandigheden van de testafname. Zeker als de kandidaat de testen thuis maakt en niet in een kamer bij jouw bedrijf. Dit laatste valt dan ook zeker niet aan te bevelen.
Voordelen en nadelen
Uit onderzoek is gebleken dat een assessment een betrouwbaar selectiemiddel is. De gedragsvoorspellende waarde is groot. Dit kun je niet zien in een sollicitatiegesprek. Je vertrouwt dan af op het mogelijk overdreven verhaal van een handige kandidaat. Bij een assessment is zoiets veel moeilijker, zo niet onmogelijk. Je krijgt daarom een completer en betrouwbaarder beeld van de kandidaat waardoor de kans kleiner wordt dat je een foute keuze maakt.
Het assessment wordt steeds meer gezien als vast onderdeel van een sollicitatieprocedure bij zwaardere functies. De acceptatie van assessments is groot, zowel bij kandidaten als bij opdrachtgevers.
Maar bedenk allereerst of een assessment echt nodig is: het is niet goedkoop. Een goed assessment kost tussen de € 1.000,- en € 3.000,-. Een ongeschikte werknemer aannemen is nog duurder. Je hebt dan tijd en geld verspild aan het inwerken van de werknemer en moet vervolgens opnieuw op zoek gaan naar een vervanger.
Een assessment is bewerkelijk. Er moet aan veel voorwaarden worden voldaan om een betrouwbaar testresultaat te verkrijgen. Functiebeschrijving, functieanalyse, situatieanalyse, effectief gedrag, de oefeningen (zie stappenplan), het moet allemaal kloppen. Vooral bij nieuwe functies kan het lastig zijn om effectief gedrag te omschrijven en daar goede oefeningen bij te vinden.
Tenslotte is het een assessment een confronterend instrument. Sollicitanten van buitenaf vinden het een uitdaging om te laten zien dat ze geschikt zijn voor functie. Bij jouw werknemers die intern solliciteren, ligt dat anders. Een afbreukrisico ligt op de loer als de werknemer zijn groeiverwachtingen (bij een ontwikkelassessment) of geschiktheid (bij interne sollicitatie) niet waarmaakt.
In plaats van een assessment kun je de werknemer een week mee laten draaien in een team of een waarneming van de functie aanbieden. In deze proefperiode kijk je met een ontwikkelplan hoe (snel) de werknemer zich ontwikkelt en of hij geschikt is voor een vaste aanstelling op de functie.
Stappenplan assessment uitbesteden of (gedeeltelijk) zelf doen
Wat komt er allemaal bij kijken als je een assessment wilt uitbesteden aan een gespecialiseerd bureau. Voordat je een keuze maakt bepaal je allereerst budget. Wat wil je er voor uitgeven? Dit versimpelt je keuze of je een uitgebreid assessment wil waarbij het gedrag wordt bestudeerd door een psycholoog of dat je het in eigen hand houdt mogelijk aangevuld met een (mini) e-assessment.
Stap 1. Wat wil je bereiken met het assessment?
Waarin moet de uitkomst van het assessment inzicht geven?
- selectie-assessment: geeft je inzicht hoe een sollicitant zou functioneren in een functie; toegepast als aanvulling op het selectieproces bij zwaardere functies;
- ontwikkelingsassessment: geeft je inzicht of jouw werknemer geschikt is voor een functie; vaak toegepast bij doorgroei naar een sleutelfunctie binnen je bedrijf;
- loopbaan assessment: geef je inzicht wat voor soort beroepen, type bedrijven en bedrijfscultuur het best bij jouw werknemer passen als er een wens of noodzaak (in geval van een outplacement) is om van functie te veranderen.
Stap 2. Wat is belangrijk om de functie goed uit te kunnen voeren?
Het is zeker bij rollenspelen belangrijk dat de opdrachten die de kandidaat moet uitvoeren, overeenkomen met werkzaamheden en situaties in de toekomstige functie.
Maar hoe doe je dat?
- Met een actuele functiebeschrijving analyseer je de belangrijkste werkzaamheden (functie-analyse) en bedenk je hier (vaak) voorkomende situaties bij waarin deze werkzaamheden worden verricht (situatieanalyse).
- Bepaal vervolgens maximaal 5 tot 7 competenties die bepalend zijn voor een effectieve vervulling van de functie.
Voorbeeld: een verkoopmedewerker in een speelgoedwinkel
Werkzaamheden: persoonlijk te woord staan van klanten, verkopen van speelgoed, bedienen van een kassa, uitpakken van dozen en inruimen in de schappen, schoon houden van de winkel.
Situaties: afwisselend werk, klanten te woord staan, inhoudelijke vragen over speelgoed beantwoorden, betalingen aannemen, bij ruilen of klachten klanten netjes te woord staan, dozen netjes stapelen.
Eigenschappen/capaciteiten: goede mondelinge uitdrukkingsvaardigheid, een klantvriendelijke houding, flexibel, representatief, rekenkundig en stressbestendig.
Stap 3. Breng het gedrag in kaart
Wat maakt het functioneren tot een succes? Maar welk gedrag hoort niet voor een goede uitoefening van de functie? Je bepaalt dus vooraf wat effectief en ineffectief gedrag is in de functie.
Voorbeelden van gedrag
Effectief gedrag bij te woord staan van klanten met klachten is bijvoorbeeld: netjes te woord staan, luisteren en begrip tonen, bij onduidelijkheid doorvragen, niet moeilijk doen, geen probleem om binnen 2 weken te ruilen.
- Gebruik bij de analyse de informatie uit het exitinterview met de vertrokken medewerker. Hij kan haarscherp aangeven wat hij lastig vond aan de functie.
Het is vervolgens aan het assessmentbureau om op basis van deze informatie het best mogelijke assessment samen te stellen zodat zij een betrouwbaar advies kunnen geven of de kandidaat wel of niet geschikt is.
Maar in principe kun je ook zelf een assessment ontwikkelen en uitvoeren. Dit is zeker voor lichtere functies aan te bevelen omdat dit de kans verhoogd op het aannemen van de juiste persoon op de juiste plek. In een zelf ontworpen assessment kunnen zowel individuele oefensituaties als groepsopdrachten worden gebruikt.
Stap 4. (Laten) bedenken van opdrachten
Vervolgens bedenk je opdrachten (of je laat deze bedenken) waarin de werkzaamheden en situaties van functies nagebootst worden. Bij het bedenken gaat het erom dat het gedrag van de sollicitant centraal staat en waarneembaar is.
Denk hierbij aan:
- presentatie geven over een specifieke case (voor commerciële functies);
- het voeren van een lastig gesprek met een klant of een slecht-nieuwsgesprek of functioneringsgesprek (voor leidinggevende functies);
- de postbakoefening (waarbij de kandidaat berichten op urgentie moet selecteren (voor planningsfuncties);
- groepsdiscussie;
- het uitvoeren van een analyse (voor onderzoeks- of adviesfuncties);
- vergaderoefeningen;
- schrijfopdrachten (voor bijvoorbeeld secretariële of administratieve functies).
Voorbeeld van een opdracht
Zet de sollicitant achter de balie en speel zelf een lastige klant die niet precies weet wat hij wil. Laat de sollicitant afsluitend aan het gesprek ook nog de kassa bedienen en betaal niet gepast.
Met deze opdracht meet je het vermogen tot luisteren, klantbehandeling en rekenvaardigheid. Zo nodig stuurt je ook nog een extra onverwachte bezoeker langs om zijn stressbestendigheid te toetsen.
De selectieprocedure wordt betrouwbaarder als je ook het gedrag meeweegt in je beoordeling. Maar als je de kennis zelf niet in huis hebt, wees dan voorzichtig met het zelf uitvoeren van assessments.
Vergis je niet, assessoren moeten goed getraind zijn om de juiste conclusies te trekken. Zij hebben hier jaren lang voor gestudeerd en ervaring opgedaan met mogelijk honderden kandidaten. Als je als ondernemer zelf gedrag van sollicitanten wilt beoordelen, dan ben je mogelijk geneigd dat kandidaten de oefeningen op dezelfde manier aanpakken als jijzelf zou doen.
Gevaar bij zelf assessment uitvoeren
Je kan bij lichtere functies natuurlijk prima zelf de klagende klant spelen en kijken hoe de kandidaat reageert. Maar hoe beoordeel je bijvoorbeeld of iemand wel of niet verkoopgericht is? Denk hierbij aan een zwaardere functie als salesmanager die mogelijk wel een goede presentatie geeft, maar inhoudelijk niet mee kan met de nieuwe ontwikkelingen binnen een voor hem nieuwe markt of omgeving. Daarentegen merk je bijvoorbeeld weer wel bij de lichtere functie van telemarketeer of hij wel of niet de juiste technieken toepast als je hem een paar keer proef laat bellen.
Stap 5. Eventueel e-assessment onderdelen inzetten
Denk hierbij aan losse onderdelen van een e-assessment waarbij gekeken wordt naar intelligentieniveau (IQ) en persoonlijkheid (psychologische test). Dit kunnen ook oefensituaties zijn zoals de postbakoefening.
Het valt sowieso af te raden zelf IQ of psychologische testen in elkaar te flansen door te ‘knippen en plakken’ van internet. Op internet vind je tal van aanbieders die tegen vergoeding vanaf een paar tientjes betrouwbare mini e-assessments aanbieden met eventuele simulatieoefeningen.
Checklist kiezen assessmentbureau
Er bestaat geen onafhankelijke certificering voor assessmentbureaus. Zeker de laatste jaren komen er steeds meer organisaties bij die e-assessments aanbieden. Hoe kies je hieruit? Hier volgen een aantal tips om een assessmentbureau te kiezen:
- Is het afnemen van assessments de corebusiness van het bedrijf? Wanneer het slechts een klein onderdeel is van hun takenpakket, is de kans op expertise kleiner.
- Vraag naar referenties binnen jouw branche? Hieruit kun je aflezen of het bureau gespecialiseerd is binnen jouw branche.
- Wat is de kennis en ervaring van het bureau? Is het pas net opgericht of bestaat het bureau al een aantal jaar? Ook dat zegt vaak iets over de kwaliteit van de assessments.
- Controleer voor alle zekerheid of het bureau zich houdt aan de gedragscode van het Nederlands Instituut van Psychologen (NIP) en die van het Instituut voor Testprofessionals (4 TP). De kandidaat heeft namelijk op grond van de privacywetgeving recht op inzage, nabespreking en blokkade van het rapport.
- Welke tests worden uitgevoerd en hoe ziet een rapportage eruit? Kun je een voorbeeldexemplaar inzien? Bekijk of je hier wijs uit komt, het er volledig en betrouwbaar uitziet en of de prijs-kwaliteitverhouding in evenwicht is. Bespreek of je kunt volstaan met een standaardtest of wat de eventuele meerwaarde is van een op maat gemaakte test. Maak over afspraken over de mondelinge en schriftelijke terugkoppeltermijn.
- Welke beoordelaars (zogenaamde assessoren) er zijn en hoe zijn die opgeleid. Wordt dit gedaan door een (afgestudeerd) psycholoog en heeft hij zich hierin gespecialiseerd?
Wettelijke regels
Hieronder volgen enkele wettelijke en juridische aspecten over assessment en testen.
Assessment en privacy
De sollicitant of werknemer die het assessment heeft ondergaan, heeft het recht om de uitslag van het assessment eerst zelf te bestuderen. Als hij niet tevreden is met het resultaat kan hij de toezending van dit rapport blokkeren.
Assessment in personeelsdossier
Voor een assessment en/of psychologisch onderzoek bestaan geen wettelijke bewaartermijnen en geldt in het algemeen een bewaartermijn van twee jaar nadat het dienstverband is beëindigd. Mochten die gegevens echter in een eerdere fase al niet meer nodig zijn, dan moet je deze direct verwijderen. Een termijn van maximaal een jaar nadat het rapport is opgemaakt is hiervoor redelijk.
Assessment bij sollicitatie
Een assessment en/of psychologisch onderzoek kan deel uitmaken van een sollicitatieprocedure. In dat geval verwijder je normaliter de rapportages uiterlijk vier weken nadat de sollicitatieprocedure is beëindigd. Dit met uitzondering van de gegevens van degene die je in dienst neemt.
Een sollicitant kan (schriftelijk) toestemming geven om zijn gegevens langer te bewaren, bijvoorbeeld omdat er op een later tijdstip een mogelijk passende functie beschikbaar komt. Een termijn van maximaal een jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure is hiervoor redelijk.
Assessment tijdens de looptijd van de arbeidsovereenkomst
In zijn algemeenheid is de werknemer niet verplicht om me te werken aan een assessment. Zeker niet als een psychologische test of assessment onderzoek duidelijkheid moet verschaffen tot baanbehoud of ontslag.
Het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) heeft in 2011 geconcludeerd dat Bureau Jeugdzorg Noord-Brabant in strijd met de wet psychologische testresultaten van zijn werknemers heeft verzameld. Hoewel uitspraken van het CBP geen wettelijke uitspraken betreffen, ben je als werkgever gewaarschuwd dat het inzetten van psychologische tests en/of assessments kan leiden tot gang van de werknemer naar de kantonrechter. De kans is groot dat zijn ontslag nietig wordt verklaard of leidt tot een hogere ontslagvergoeding.
Meer weten?
Een overzicht van aanbevolen websites en boeken:
- Op 123test.nl kun je testjes maken om te oefenen.
- Lees Alles over Psychologische tests van Minden, J. J.R. van (2010).
- Oefenen voor een assessment? Lees en oefen met Assessments voor dummies.