Vragen over personeel? Bel de Personeelsman: 030 - 636 59 56

Geen producten in winkelwagen

Ontslag met wederzijds goedvinden

Alles wat je moet weten over ontslag met wederzijds goedvinden

Ben je niet tevreden over het functioneren van een werknemer of is er sprake van wangedrag? Is hij niet van plan zijn dienstverband zelf op te zeggen? Is er financiële ruimte voor ontslag met wederzijds goedvinden? Maak dan voor jezelf de volgende afweging:

  • Ga je met de werknemer door in de hoop dat het mogelijk ooit wel goed komt?
  • Is de spreekwoordelijke druppel al bereikt en heb je geen zin of tijd om een ontslagdossier op te bouwen, maar heb je er wel wat geld voor over om vrij snel afscheid te nemen?

Als je kiest voor de laatste optie dan kun je proberen om onderling tot overeenstemming te komen over een beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Dit noem je ontslag met wederzijds goedvinden. Hier bepalen de werknemer en werkgever zelf de voorwaarden van het ontslag.

Afspraken hierover leg je vast in een besovereenkomst. Dit noem je ook wel een beëindigingsovereenkomst (ook wel vaststellingsovereenkomst genoemd). Er is over de totstandkoming van de overeenkomst geen betrokkenheid van het UWV of de kantonrechter.

De voordelen zijn dat je relatief eenvoudig samen met je werknemer zelf de afspraken mag bepalen en hierdoor vooraf duidelijkheid hebt en geen rechtszaak hoeft aan te gaan. Als je een formele ontslagprocedure opstart is het namelijk altijd de vraag hoe de kantonrechter of het UWV oordeelt.

Met matig dossier biedt ontslag met wederzijds goedvinden redding

Daartegenover staat dat deze ontslagwijze een ‘prijs’ heeft, omdat de werknemer vermoedelijk het onderste uit de kan wil halen. Zeker als er geen dossier is, zal de werknemer proberen hier profijt uit te halen. De kans is namelijk groot dat een kantonrechter de arbeidsovereenkomst niet zal ontbinden zodra er sprake is van een matig opgebouwd dossier.

De relatief lage transitievergoeding staat namelijk nu niet meer in verhouding tot een ‘makkelijk gegeven’ ontslag. In het oude ontslagrecht konden kantonrechters dit nog compenseren met een hogere ontslagvergoeding via de kantonrechtersformule. Door het wegvallen van de correctiefactor is dit nu niet meer mogelijk.

Het is alleen daarom al lastiger om een werknemer met een matig dossier te kunnen ontslaan. Ontslag met wederzijds goedvinden biedt in die gevallen vaak uitkomst. Het vroeg inschakelen van een specialist of mediator kan de kosten vaak binnen de perken houden.

Wat is ontslag met wederzijds goedvinden?

Bij ontslag met wederzijds goedvinden gaan jij en je werknemer in onderling overleg uit elkaar. Daarbij hoef je geen toestemming aan het UWV te vragen of om ontbinding te verzoeken bij de kantonrechter.

De belangrijkste kenmerken van het ontslag met wederzijds goedvinden zijn:

  • Jij of jouw werknemer stelt voor om het dienstverband te beëindigen. Het maakt in principe niet uit wie het initiatief neemt, al vermeld je altijd in de vaststellingsovereenkomst dat het initiatief van de werkgever is uitgegaan.
  • Jullie zijn het met elkaar eens over het ontslag. Je wilt dus allebei dat het dienstverband eindigt.
  • Je bent het samen ook eens over de financiële afhandeling van het ontslag. Bijvoorbeeld over de opzegtermijn en de hoogte van de ontslagvergoeding.
  • In de beëindigingsovereenkomst neem je altijd op dat jij als werkgever het initiatief tot ontslag hebt genomen. Anders verspeelt de werknemer zijn WW-rechten. Deze overeenkomst wordt ook aangeboden bij onze contractenservice.

STAPPENPLAN ONTSLAG MET WEDERZIJDS GOEDVINDEN

Waar moet je allemaal aan denken bij een ontslag met wederzijds goedvinden? Kan dit zomaar? Aan welke voorwaarden moet ik voldoen? Hoe kom ik tot een juiste afweging van de risico’s? Wat gaat mij dit kosten? Hoe maak je zo’n ontslag met wederzijds goedvinden bespreekbaar? Het antwoord op al deze vragen en meer, lees je in dit stappenplan dat is aangepast aan de nieuwe Wet Werk & Zekerheid.

Hieronder lees je hoe je insteekt op een ontslag met wederzijds goedvinden. Dit is echter een samenvatting. In het 35 pagina's tellende e-book lees je de volledige versie. Daarbij krijg je extra tips & trucs en 10 tools zoals voorbeeld brieven, checklisten, gespreksverslagen etc. Ook ontvang je 15 minuten ontslagadvies voor eventuele vragen.

Ontslag met wederzijds goedvinden


Stap 1. Zorg voor goede voorbereiding

Ga niet halsoverkop te werk als je van een medewerker ‘af’ wilt. De kans dat een werknemer direct zijn hakken in het zand zet is groot. Hij is straks al zijn vastigheden kwijt en moet er maar voor zorgen dat hij deze weer ergens anders terugkrijgt. Een goede voorbereiding is daarom van groot belang. Gebruik eventueel de checklist ontslag met wederzijds goedvinden.

Verzamel allereerst bewijzen van wat er niet deugt aan de medewerker. Zijn er schriftelijke waarschuwingen gegeven? Heb je dit gemeld in een recent functioneringsgesprek? Heb je hulp aangeboden om zijn functioneren te verbeteren?

  • In de CAO, personeelsregeling of individuele arbeidsovereenkomst kunnen specifieke afspraken opgenomen zijn over ontslag, overplaatsing, demotie, tussentijdse aanpassing van arbeidsvoorwaarden, verbetertrajecten etc. Controleer daarom altijd in een vroeg stadium of jouw voorgenomen maatregelen in lijn zijn met deze specifieke afspraken.

Laat het dossier bij voorkeur door een specialist bekijken. Hij schat in of je een reële kans maakt op ontbinding van de arbeidsovereenkomst. Heb je geen dossier en de werknemer wil niet mee werken aan een vertrek, dan ontstaat er een vervelende situatie voor jullie beiden.

  • Pas op met zieke werknemers: het UWV acht het ontslag verwijtbaar als een zieke werknemer instemt met een beëindigingsovereenkomst. Dit betekent geen ziektewet- of WW-uitkering! Probeer anders het dienstverband op een andere manier te beëindigen door gebruik te maken van de tips bij het ontslaan van een zieke werknemer (in ontwikkeling).
  • Is de werknemer ‘ziek’ thuis door een arbeidsconflict? Kom dan overeen dat hij zich voor ondertekening beter meldt en herstelt uit dienst gaat. Dan kan deze werknemer namelijk wel aanspraak maken op WW. Lees daar binnenkort meer over in het stappenplan arbeidsconflict.
Wat mag het kosten?

Voor de berekening van de ontslagvergoeding moet je tenminste uitgaan van de transitievergoeding. Daar heeft vrijwel iedere werknemer (die twee jaar of langer in dienst is) recht op als je een formele ontslagprocedure voert bij de kantonrechter of het UWV. Dat bedrag is je ondergrens.

Bepaal vervolgens een maximaal budget dat je vrij wilt/kan maken voor een vertrek van deze werknemer. Neem hierbij de oude kantonrechtersformule als uitgangspunt en schat de hoogte van de correctiefactor in. Dit is meteen je bovengrens. Zorg dat je helder kunt uitleggen waarom je voor deze correctiefactor kiest.

  • Ligt de verwijtbaarheid meer bij de medewerker, ga dan zekerheidshalve uit van een neutrale berekening (C=1). Ligt de verwijtbaarheid van het ontslag meer bij jou als werkgever, ga dan tenminste uit van 1,25. Hou dit budget altijd geheim. Laat de vertrekkende werknemer nooit in je kaarten kijken.
Plan B

Wat als de werknemer niet instemt met jouw voorstel? Zorg altijd voor een back-up scenario. Dit noem je ook wel plan B. Op welke wijze ga je dan afscheid nemen van je werknemer? Wees er zeker van dat je voldoende dossier hebt voor een andere ontslagmethode (bijvoorbeeld ontslag door een verstoorde arbeidsrelatie, disfunctioneren of een ontslag op bedrijfseconomische gronden).

Zorg ervoor dat het ontslag geen (volslagen) verrassing voor de werknemer is. Hij moet weten dat het ontslag er aan zit te komen, bijvoorbeeld dat je hem geregeld hebt aangesproken (en dit hebt bevestigd) , slechte (tussentijdse) beoordelingen of een negatief verbetertraject. Hij heeft tijd gehad om van alles te bedenken en jij overvalt hem niet na een goed beoordelingsgesprek met de boodschap “oh ja, ondanks je fantastische prestaties en inzet, wil ik toch van je af.”

Geen dossier

Heb je geen dossier en wil je gewoon snel van een werknemer af, dan neem je een groot risico als je aanstuurt op een ontslag met wederzijds goedvinden. Voor je het weet heb je een verstoorde arbeidsrelatie met het risico dat je de werknemer een behoorlijke ontslagvergoeding moet betalen.

Vind je dit geen probleem, dan kun je natuurlijk meer (financieel) risico nemen. Ben je (iets) behoudender, lees bijvoorbeeld in het stappenplan ontslag door disfunctioneren het belang van goede dossieropbouw in nieuwe ontslagrecht. Schakel eventueel de dossieropbouw service in waar je advies krijgt bij het voorbereiden van lastige gesprekken en ondersteuning bij het uitwerken van gespreksverslagen.

Overige beëindigingsvoorwaarden

Breng tenslotte in kaart wat je verder nog moet regelen en wat er verder eventueel nog aan beëindigingsvoorwaarden kan zijn. Denk aan de opzegtermijn, vrijstelling van werkzaamheden (mogelijk uitgeruild tegen inlevering openstaande verlofuren), de eindafrekening, etcetera. Een volledig overzicht is opgenomen in stap 4 en is samengevat in de checklist ontslag met wederzijds goedvinden.

  • Ontsla je binnen drie maanden twintig of meer werknemers? Dan moet je rekening houden met de wettelijke regels rondom collectief ontslag. Deze regels zijn ook van toepassing bij ontslag met wederzijds goedvinden.

Stap 2. Confronteer de werknemer

Meestal gaat het initiatief voor een ontslag met wederzijds goedvinden uit van de werkgever. De werknemer ondermijnt anders zijn onderhandelingspositie als hij zelf het initiatief neemt. Hij heeft mogelijk zelfs al een andere baan, denk je; waarom zou hij anders met dit voorstel komen? Jouw reactie is waarschijnlijk “Waarom neem je dan niet zelf ontslag?” Een werknemer zal zich alleen daarom meestal op de vlakte houden.

Het gesprek

Nodig je werknemer uit voor een gesprek in een rustige setting. Open het gesprek dat je een vervelende mededeling hebt voor de werknemer. Vertel dat je niet positief bent over zijn functioneren, gedrag etc. of dat het slecht met het bedrijf gaat. Het moet duidelijk zijn dat deze reden aanleiding geeft om de samenwerking te beëindigen. Verwijs naar eerdere gesprekken of berichten waarin je hem al voorbereid hebt op deze boodschap.

Laat de boodschap vervolgens even bezinken bij de werknemer. Geef hem even de tijd dit slechte nieuws te verwerken en zeg even helemaal niets. Wacht geduldig de reactie van de werknemer af. Als je merkt dat hij het begrijpt en zich min of meer berust in het voorgenomen ontslag, dan is de kans groot dat de werknemer met een ontslag met wederzijds goedvinden wil instemmen.

Dit gesprek kun je uiteraard alleen doen. Vind je dit lastig of heb je liever een getuige bij het gesprek? Schakel dan de hulp in van een specialist. Hij helpt je het gesprek te sturen en vult aan waar nodig. Je hoeft dan niet volledig op de hoogte te zijn van de ‘ins en outs’ van bijvoorbeeld de opzegtermijn, de WW-uitkering etc. De specialist helpt je ook bij het opstellen van een  beëindigingsovereenkomst.​

Gesprekstips die je terugvindt in in het e-book

Een werknemer zal pas instemmen met een vaststellingsovereenkomst als hij beseft dat het weinig zin heeft om zich te verzetten tegen het ontslag. Wees daarom duidelijk dat jouw besluit om afscheid te nemen vaststaat en onomkeerbaar is.

Hou daarbij rekening met de 5 fasen van het verwerken van slecht nieuws. In het e-book lees je hier meer over. Ook lees je hier meer tips over wat je juist wel (en wanneer) en juist niet moet zeggen. In het gesprek komt het aan op de juiste woorden op het juiste moment. Je vindt er tips over de volgende dillema's:

  • Hoe breng ik het ontslag met wederzijds goedvinden?
  • Wat moet ik doen als de werknemer geen verbale reactie geeft of mij blijft aankijken met zo’n blik van “wat nu?”
  • Hoe overtuig ik de werknemer?
  • Welke opties heeft de werknemer? En hoe vertel ik deze? In welke volgorde?
  • Wat vertel ik wel en niet over een vaststellingsovereenkomst?
  • Ga ik meteen onderhandelen of is het beter nog even te wachten?
  • Wat kan ik doen als een werknemer "nee" zegt tegen ontslag met wederzijds goedvinden?
  • Hoe leg ik zo min mogelijk druk bij de werknemer en blijf ik toch "in control"?

Stap 3. Beëindigingsovereenkomst mailen

Je stuurt een concept beëindigingsovereenkomst per mail aan de werknemer toe. Deze overeenkomst moet in ieder geval de volgende punten bevatten:

  • naam en adres van de werkgever;
  • naam en adres van de werknemer;
  • dat je hebt voorgesteld het dienstverband te beëindigen en de reden waarom je dat doet;
  • dat er geen dringende reden is voor ontslag op staande voet;
  • de manier waarop het dienstverband wordt beëindigd: ontslag met wederzijds goedvinden en toelichting van de reden;
  • de datum waarop de arbeidsovereenkomst eindigt (let op de opzegtermijn);
  • dat bij het einde van de arbeidsovereenkomst een eindafrekening wordt gemaakt;
  • de datum waarop de werknemer en jij de overeenkomst hebben ondertekend.

Naast deze verplichte onderdelen kun je met de werknemer nog meer afspraken vastleggen in de vaststellingsovereenkomst. Deze zijn voor een groot deel onderhandelbaar.

Onderhandelingsruimte

Op basis van je onderzoek (stap 1) en het gesprek met je werknemer (stap 2) heb je een gevoel hoe je de afspraken van de beëindiging moet insteken. Ga je laag inzetten? (doe dit zeker niet te laag) Of ga je meteen een eindbod neerleggen waar niet over onderhandelt wordt? (niet altijd verstandig). Stel je in op een onderhandeling met de werknemer en bouw daarom enige onderhandelingsruimte in.

Een werknemer kijkt vrijwel altijd als eerste naar de ontslagvergoeding. Zet deze daarom niet te ‘karig’ in omdat de kans vrij groot is dat de werknemer het voorstel meteen afwijst en dan mogelijk een jurist inschakelt als hij al geen rechtsbijstandsverzekering heeft.

Je moet er sowieso van uitgaan dat je tenminste een bedrag aan transitievergoeding moet betalen (tenzij de werknemer ernstig verwijtbaar is). Hier probeer je natuurlijk zo dicht mogelijk bij in de buurt te eindigen. Vertrouw er niet op dat je werknemer bij een eenzijdige beëindiging geen transitievergoeding krijgt. Hij moet zich dan zo slecht hebben gedragen dat je hem op staande voet had ontslagen. Dit heb je nagelaten, dus “zo erg is het allemaal niet”.

Wat neem je verder op in de vaststellingsovereenkomst?

Neem in de concept beëindiging in ieder geval het volgende op met betrekking tot de voorwaarden voor het vertrek. Download het e-book voor een toelichting en bespaar- en onderhandelingstips. Op de meegezonden checklist vink je af of aan alles is gedacht.

Opzegtermijn
Vrijstelling of doorwerken
Ontslagvergoeding
Outplacement en training
Vakantiedagen en vakantiegeld
Bonus, gratificatie, 13e maand, opties
Getuigschrift en referentie
Studieovereenkomst en lening
Pensioenafspraken
Collectieve zorgverzekering
Inleveren bedrijfseigendommen

Accepteren nieuwe baan of uitzicht op
Ziek uit dienst
Rechtsbijstand
Nederlands recht en wat bij geschil
Finale kwijting
Geheimhouding-, concurrentie-, relatie- en/of anti-ronselbeding
Inleveren leaseauto
Wijze van afscheid nemen van collega’s en klanten

Stap 4. Onderhandelen

Ga er niet van uit dat de werknemer al meteen instemt met alle afspraken. Dit komt hoogst zelden voor. Meestal komt het aan op een onderhandeling. Hier probeer je het met elkaar eens te worden over de wijze waarop de werknemer afscheid neemt van het bedrijf.

Bel de werknemer een dag na de mail van verzending van het voorstel op om te vragen of hij dit heeft ontvangen. Vraag hem meteen of hij direct met jou (of een gemachtigde) communiceert of dat hij dit liever laat verlopen via zijn jurist. Dit laatste werkt vaak het beste. Je stapt dan uit de emotie.

Als de werknemer toch liever één op één met jou schakelt, vraag hem dan of hij face-to-face, telefonisch en/of per mail wil communiceren. Maak ook meteen de afspraak met hem wanneer hij reageert op het voorstel (de deadline staat ook in de begeleidende brief) en biedt hem aan dat hij altijd kan bellen als er vragen zijn.

Blijf uit de emotie

Maar wat als je een boze werknemer aan de lijn krijgt? Niet alleen is hij boos omdat hij weg moet, maar ook omdat het voorstel hem niet bevalt.

  • Ga niet in discussie. Dat heeft namelijk geen enkele zin. Geef in dat geval aan dat je hem dringend adviseert om juridische hulp in te schakelen en dat je hem morgen weer belt om te vragen hoe het met hem gaat.
  • Is de werknemer dan nog niet uit de boosheidfase, vraag hem dan of je contact mag opnemen met zijn jurist. Probeer zo veel als mogelijk uit de emotie te blijven. Dit verergert en vertraagt de zaak. Een ziekmelding is dan al snel het gevolg.
Houdt de vaart in de onderhandeling

Zorg dat het onderhandelingstraject niet te lang duurt (niet langer dan een week tot maximaal 10 dagen). Hou er rekening mee dat de werknemer daarna nog twee weken heeft om de gemaakte afspraken nietig te verklaren (zie volgende stap).

Hou in je achterhoofd dat het interessanter is om voor het eind van de maand tot overeenstemming te komen. De opzegtermijn begint immers op de eerste dag van de maand. Je moet de werknemer dan nog een maand doorbetalen.

Waak er dus voor dat de werknemer (of zijn adviseur) de zaak probeert te rekken. Stel daarom een duidelijk ultimatum. In ruim 90% van de gevallen komt het uiteindelijk tot overeenstemming. Stuur dan de door beide vastgestelde versie van de met de begeleidende brief

Maar wat als de voorwaarden van de werknemer (financieel) niet haalbaar zijn? Dan moet je snel doorschakelen naar plan B. Er zijn immers nog voldoende andere manieren om de arbeidsovereenkomst met de werknemer te ontbinden.

Stap 5. Bedenktijdperiode

In het nieuwe ontslagrecht is de vaststellingsovereenkomst niet langer een vaststaand feit op het moment van ondertekening. De werknemer heeft twee weken wettelijke bedenktijd. Bij het niet binnen twee werkdagen wijzen op deze bedenktijd, wordt de bedenktijd met een week verlengd naar drie weken (!) Leg de bedenktijd daarom altijd schriftelijk vast in de vaststellingsovereenkomst.

In die periode mag de werknemer zonder opgaaf van reden de vaststellingsovereenkomst  (schriftelijk) weer opzeggen; bijvoorbeeld om een nieuwe onderhandelingsronde te starten. De arbeidsovereenkomst blijft dan voortduren, totdat een nieuwe vaststellingsovereenkomst is gesloten. De werknemer kan zich echter maar één keer in de zes maanden beroepen op deze bedenktermijn.

Als de werknemer na een nieuwe onderhandelingsronde (binnen zes maanden) akkoord gaat, dan is hij meteen gebonden aan de afspraken en is de vaststellingsovereenkomst onherroepelijk geworden.

Stap 6. Verdere afhandeling ontslag met wederzijds goedvinden

Is de beëindigingsovereenkomst ondertekend en is de bedenktermijn voorbij? Dan is het tijd om de eindafrekening voor te bereiden om het ontslag met wederzijds goedvinden af te ronden.

Van de werknemer wordt verwacht dat hij direct op zoek gaat naar werk. Komt hij zonder werk te zitten, dan kan door hem een WW-uitkering worden aangevraagd bij het UWV. Deze aanvraag kan de werknemer een maand voor de laatste dag van het dienstverband indienen via www.werk.nl.

Let op, na de laatste werkdag heeft de inmiddels ex-werknemer:

  • 1 week de tijd om een WW-uitkering aan te vragen.
  • 2 werkdagen de tijd om zich in te schrijven als werkzoekende bij het UWV. Maar hij mag dit al eerder doen.

Vervolgens bekijkt het UWV eerst of de werknemer aan de basiseisen voldoet (bijvoorbeeld de wekeneis en voldoende urenverlies). Daarna beoordeelt het UWV of de werknemer niet 'verwijtbaar werkloos' is door bijvoorbeeld een ontslag op staande voet. Hij krijgt dan in principe geen WW-uitkering. Ook mag hij niet het initiatief tot ontslag hebben genomen.

Met een WW-veilige vaststellingsovereenkomst voorkom je dit! Hierin staat duidelijk vermeld dat jij als werkgever het initiatief nam. Met deze overeenkomst heeft dat vrijwel zeker geen nadelige gevolgen voor zijn eventuele WW-uitkering.

De werknemer uit dienst melden? Lees de checklist uitdiensttreding of het stappenplan hoe je het ontslag verder moet afhandelen.

Wij helpen bij ontslag

Een advocaat of jurist is niet noodzakelijk bij een ontslagtraject. De Personeelsman heeft specialisten die helpen het ontslag goed te laten verlopen en betaalbaar te houden. 

Ontslag met wederzijds goedvinden


Stappenplan ontslag met wederzijds goedvinden / bijgewerkt 4 mei 2016