Vragen over personeel? Bel de Personeelsman: 030 - 636 59 56

Geen producten in winkelwagen

Dossieropbouw

Voor wie is dossieropbouw van belang?

Is dossieropbouw voor iedereen noodzakelijk? Als je een indeling van je personeel maakt, is onderstaande norm-verhouding redelijk representatief voor middelgrote bedrijven:

10% A-werknemers (talenten);

80% B-werknemers (normaal functionerende werknemers);

10% C-werknemers (onderpresteerders).

Van ieder van bovenstaande werknemers moet sowieso een personeelsdossier worden aangemaakt en bijgehouden. Daarin neem je standaard verplichte zaken op zoals een stamkaart en een arbeidsovereenkomst maar ook beoordelingsverslagen en scholingsafspraken.

Maar wat als een werknemer zich misdraagt, disfunctioneert, vaak om onduidelijke redenen ziek is of waarmee je geregeld overhoop ligt? Dit betreffen over het algemeen de C-werknemers en die kosten je de meeste energie. Nog geen 20% van je werknemers nemen 80% van je tijd in.

Je moet ze extra in de gaten houden. Als een C-medewerker onder de ondergrens zakt, en het dreigt uit te lopen op een sanctietraject of een verbetertraject, dan vereist dat in de regel dossieropbouw.

Wat is dossieropbouw?

Dossieropbouw is een schriftelijke vastlegging van hetgeen aan een eventueel toekomstig ontslag ten grondslag ligt. Je bent je in ieder geval aan het voorbereiden op een ontslag door schriftelijke (bewijs) stukken te verzamelen. Het personeelsdossier is nu een ontslagdossier.

Een dossier moet bestaan uit schriftelijke stukken waaruit blijkt dat de werknemer is gewezen op zijn tekortkomingen en op welke manier jij als werkgever inspanningen hebt verricht om verbeteringen (in het functioneren, gedrag, de arbeidsrelatie) te bewerkstelligen.

Voorbeelden van dossieropbouw:
  • Interne memo’s of notities alleen bieden geen of anders onvoldoende reden voor een ontslag. Het heeft weinig zin om alleen deze stukken in te brengen omdat deze niet zijn gezien door de werknemer.

Het belang van dossieropbouw

Je besluit staat vast: deze werknemer moet en zal het bedrijf verlaten, want hij functioneert voor geen meter, klaagt alleen maar en ik ben teveel tijd kwijt met controleren. Nog erger, ik verlies mijn klanten. Dit heeft hij toch zelf wel in de gaten? Je hoopt dan ook in goed overleg snel afscheid van hem te kunnen nemen...

Maar wat als hij dwars gaat liggen? Je vraagt je af of je voldoende ‘bewijzen’ hebt in een
eventuele ontslagprocedure. Je hebt hem de afgelopen tijd meerdere malen verteld dat het niet goed gaat en dat verbetering wordt verwacht en anders.....

Helaas is er van die kritiek niets op papier gezet. De praktijk leert dat ten aanzien van dossieropbouw vaak de put wordt gedempt als het kalf verdronken is. De noodzaak van het schriftelijk vastleggen van kritiekpunten/incidenten en het geven van schriftelijke waarschuwingen (de feitelijke ‘dossieropbouw’) is pas aan de orde als je het vertrouwen in de werknemer volledig bent verloren. Maar dan is het al te laat. Kortom: je hebt een behoorlijke uitdaging als je niets of weinig aan ‘dossieropbouw’ hebt gedaan.

Door het nieuwe ontslagrecht is het belang van een volledig en goed opgebouwd personeelsdossier zeer groot. Als ontslag dreigt, zul je nu alle zeilen moeten bijzetten om de nieuwe toetsingseisen van de kantonrechter en het UWV te kunnen doorstaan.

Afhankelijk van de reden van het ontslag wordt onder meer getoetst op:

​Dit betekent dat je regelmatig beoordelings- en functioneringsgesprekken houdt en uiteraard schriftelijk vastlegt. Je moet dus kunnen aantonen dat je de werknemer voldoende begeleid hebt, hoe je dit hebt gedaan en wat het resultaat was. Om de toets op de scholingsplicht te doorstaan, moet je de scholingsactiviteiten en de kosten daarvan goed registreren en opslaan in het personeelsdossier.

Dossieropbouw? Geen tijd voor en 3 andere excuses

Nog altijd komt het voor dat werknemers door hun baas worden ontslagen zonder enige dossieropbouw. Vaak is het kwaad dan al geschied, want door het ontbreken van een dossier sta je machteloos voor een rechter. Zorgvuldige dossieropbouw voorkomt veel onnodige schade voor beide partijen. Maar waarom is er geen sprake van dossieropbouw? We hebben de top 5 meest gehoorde excuses voor je op een rij gezet.

  • Ik heb geen tijd voor dossieropbouw (temeer ik zijn werk erbij doe of extra moet controleren)...
  • Ik vind het lastig om disfunctioneren bespreekbaar te maken.....
  • Ik heb geen idee wat zo'n verbetertraject inhoudt (geen training of begeleiding)....
  • Vroeger functioneerde hij prima; het zal wel een dipje zijn.....

Al deze exuses zijn gelukkig te pareren. De Personeelsman helpt je bij dossieropbouw. Dit kan met één van onze 20 gratis stappenplannen. Wil je meer uitleg en praktische voorbeelden? In onze e-book pakketten vind je meer tips & trucs en tenminste 10 tools zoals voorbeeldbrieven en checklists. Dossieropbouw liever niet (helemaal) alleen doen? Wij helpen je bij het opstellen van gespreksverslagen, maar ook bij bijvoorbeeld personeelsregelingen en functiebeschrijvingen.

Hoe zorg ik voor goede dossieropbouw?

Het belang van goede dossieropbouw is duidelijk: als je niets schriftelijk vastlegt over het disfunctioneren en geen verklaringen van anderen kunt overleggen, zal een ontslagprocedure niet succesvol zijn. Je bent dan volledig afhankelijk van de medewerking van de werknemer voor een ontslag met wederzijds goedvinden. Dit is uiterst risicovol en heeft zijn prijs.

Je moet 'ergens' beginnen met dossieropbouw en liefst zo snel mogelijk. ​Een beoordelingsgesprek aan het einde van het jaar lijkt een mooi moment. Maar je bent dan al te laat als je de werknemer niet eerder hebt aangesproken en de negatieve beoordeling als een totale verrassing komt.

Geef je hem zonder onderbouwing of aanleiding een onvoldoende, dan is een arbeidsconflict in de maak (je wilt van mij af). Als je geen goed dossier hebt, betaal je mogelijk een schadevergoeding in de vorm van een billijkheidsvergoeding als de werknemer kan aantonen dat je je niet als een goed werkgever gedraagt (bijvoorbeeld wegpesten).

Spreek de werknemer dus aan op disfunctioneren als je merkt dat hij zijn werkzaamheden al een tijdje (een paar weken, maximaal een maand) niet naar behoren uitvoert. 

Heb je dit niet gedaan, gebruik dan het beoordelingsgesprek om hem te confronteren met zijn mindere functioneren en dat je hem op basis van het hele jaar een voldoende of een 'goede' beoordeling maar neem daarin duidelijk een kanttekening op (dat het functioneren over de laatste maanden achteruit is gegaan, maar over het hele beoordelingsjaar nog voldoende of goed is).

Aandachtspunten​
  • Let op dat het disfunctioneren geen gevolg is van bijvoorbeeld ziekte, arbeidsomstandigheden en scholing. Meer tips? Lees het stappenplan ontslag door disfunctioneren.
  • Controleer altijd vooraf een eventueel van toepassing zijnde CAO of personeelsregeling. Er kan
    namelijk in die collectieve regelingen ook iets geregeld zijn waarbij je bij dossiervorming op
    moet letten.
  • Dreig niet met een verbetertraject; geef de werknemer eerst vertrouwen en probeer te achterhalen waarom het functioneren minder gaat. Mogelijk ligt de oorzaak op het werk (te druk, problemen met collega of verandering) of privé (eigen gezondheid of die van partner/kinderen, relatieproblemen). De werknemer hoeft hierover niet prijs te geven, maar vaak zie je dat er een last van hem afvalt als hij het kan vertellen. Geef dus aandacht.
  • Pak hem (in het begin) niet te hard aan en ga een feedbackgesprek aan. Dit is een 'softe' vorm van een functioneringsgesprek en is bedoeld om werknemers die het even zwaar hebben te helpen hun vertrouwen terug te winnen. Leg de inhoud van het gesprek (niet te uitgebreid) schriftelijk vast waarbij je duidelijke afspraken maakt.
  • Pakt de werknemer jouw goedbedoelde feedback niet naar behoren op? Dan is het tijd voor een meer formelere aanpak. Maak dan gespreksverslagen als je de medewerker aanspreekt op zijn functioneren en voeg deze toe aan het dossier.
  • Nog steeds geen positieve verandering? Dan kun je de werknemer confronteren met een verbetertraject. Dit vormt samen met de aanloop naar dit traject (niet te snel en eerst vertrouwen geven) je dossieropbouw van een eventuele ontslagprocedure mocht de werknemer een negatieve eindevaluatie krijgen. 
  • Bij dossieropbouw is het belangrijk dit consequent te doen. Pas op voor contraindicaties. Als een werknemer een succesje behaald, hoef je hem niet de hemel in prijzen. Zeker niet op papier! Let dus op bij afsluitende beoordelingsverslagen met algemene afsluiters als "Bedankt voor je inzet en je loyaliteit dit jaar. Ook bonussen zijn uit den boze als de werknemer hier geen aanspraak op maakt. Als er sprake is van een winstuitkering of groepsbonus (onderling resultaat van een filiaal), kun je dit nuanceren.
  • Wees duidelijk naar je werknemer bij de opstart van het verbetertraject door de negatieve aspecten van de afgelopen periode op papier te formuleren en aangeeft dat je verbeteringen verwacht. Ook leg je vast welke stappen zowel door jou als door de werknemer worden ondernomen.​ Lees meer over het verbetertraject.
  • De druk op een werknemer kan zo groot worden dat hij zich ziek meldt. Voorkom dit
    door hem vertrouwen te geven en kritiekpunten op een zo positieve manier te bespreken en hierover afspraken te maken. Meld de werknemer zich toch ziek? Maak hier melding van in de gespreksverslagen en leg een link met het functioneren (de druk niet aankunnen). Dit komt van pas bij een oproep bij de bedrijfsarts (speel open kaart en stuur gespreksverslag ter info toe) of bij een verstoorde arbeidsrelatie.
  • Bij grote missers, ernstige incidenten, wangedrag, wanprestatie en/of het (herhaaldelijk) niet nakomen van verplichtingen moet je de werknemer ook via een schriftelijke waarschuwing op zijn gedrag/disfunctioneren wijzen.
  • Vermijd benamingen als ‘dossiervorming’ en ‘dossieropbouw’ voor de werknemer. Dit heeft een negatieve bijklank en kan mogelijk in een vroegtijdig stadium tot misverstanden/escalaties leiden (het is overduidelijk dat je een dossier tegen mij aan het opbouwen bent).

Dossieropbouw en goed werkgeverschap

​De goede arbeidsrelatie tussen werknemer en werkgever verandert vaak bij dossieropbouw. Feit blijft dat de werkgever en de werknemer verplicht zijn zich als een goed werkgever en werknemer te gedragen. Dit is bij wet vastgelegd in het burgerlijk wetboek.

Dit houdt in dat jullie er beide rekening moeten houden met de eisen van redelijkheid en billijkheid.
Bij dossiervorming vertaalt zich het goed werkgeverschap in de verplichting om zorgvuldig te handelen en de gerechtvaardigde belangen van de werknemer niet uit het oog te verliezen. Lees meer over goed werkgeverschap & goed werknemerschap.

Dossieropbouw en privacy

In de Wet bescherming persoonsgegevens (afgekort Wbp) zijn definities opgenomen over ‘verwerking’ en ‘persoonsgegevens’ in het personeelsdossier. In de Wbp zijn beginselen opgenomen die als volgt kunnen worden geïnterpreteerd:

  • toepassen van hoor en wederhoor (werknemer in gelegenheid stellen zich te verweren);
  • zorgvuldig formuleren;
  • leg alleen zaken vast die er toe doen;
  • beveilig het dossier tegen verlies, diefstal en onbevoegd gebruik;
  • bewaar gegevens niet onnodig lang.

Tips voor dossieropbouw

Aangetekend versturen of persoonlijk overhandigen

Van essentieel belang is dat je schriftelijke stukken aan een werknemer persoonlijk overhandigd of anders per aangetekende post verstuurd. Het heeft de voorkeur om de stukken persoonlijk te overhandigen waarbij je hem verzoekt om de brief 'voor gezien' te tekenen. Een handtekening 'voor akkoord' tekenen is niet verplicht. Vraag hier dan ook niet om.

Eenzijdige mededelingen van de ene partij aan de ander hebben volgens de rechter voldoende bewijskracht. Waar een rechter op let is of deze eenzijdige mededelingen ook zijn onderbouwd en of de ander hierop heeft gereageerd ("ik kan mij niet vinden in uw bewering omdat .... ").

  • Laat alle gespreksverslagen ‘voor gezien’ ondertekenen. Een werknemer tekent vrijwel nooit ‘voor akkoord’. Verspil hier verder geen energie aan. Neem daarom in de afsluiting van iedere brief op dat de medewerker binnen 14 dagen schriftelijk moet motiveren als hij het ergens niet mee eens is. Doet hij dit niet, dan mag je er van uitgaan dat hij akkoord is met de inhoud. In alle voorbeeld gespreksverslagen uit het verbetertraject is deze afsluitende bepaling opgenomen.
  • Wil de werknemer ook niet voor gezien tekenen, verstuur de bevestiging dan aangetekend met een begeleidende brief waarbij je de werknemer hierop aanspreekt.
  • Lees de verslagen bij overhandiging bij voorkeur aan de medewerker voor. Vraag meteen of het verslag duidelijk voor hem is.

Daarmee komt vast te staan dat hij bekend is met de inhoud daarvan. Bovendien heeft hij
daarmee de kans een weerwoord te geven (hoor en wederhoor).

Zorg voor een actuele functiebeschrijving

Maak bij voorkeur samen met de werknemer een (aanzet voor de) functiebeschrijving en stem dit met hem af zodat hij weet wat er van hem verwacht wordt. Doe dit voordat je een werknemer aanneemt op de vacature. Zorg er sowieso voor dat je de functiebeschrijving opneemt in het personeelsdossier.

Wijzigt de inhoud van de functie? Geen probleem: zorg er voor dat je de gewijzigde taken en verantwoordelijkheden in beeld hebt en bevestig dit aan de werknemer. Maak bij voorkeur een nieuwe versie van de functiebeschrijving en overleg deze aan de werknemer.

Leg het functioneren vast

Voer minimaal eenmaal per jaar een beoordelings- en functioneringsgesprek en maak een concreet en duidelijk verslag. Heb je dat niet gedaan? Let dan op de geloofwaardigheid van je dossieropbouw. Vijf jaar lang geen vuiltje aan de lucht en opeens voldoet de werknemer niet meer? Dat komt niet over als 'opbouw' maar als 'zoeken naar een reden voor ontslag'. Een belangrijke voorwaarde voor ontslag is dan ook dat de werknemer niet zomaar geconfronteerd wordt met disfunctioneren en sowieso de tijd krijgt om zich te verbeteren

Zorg voor duidelijke regels

Werknemers hebben behoefte aan duidelijkheid. Bijvoorbeeld bij ziekte of bij gedragsregels op het werk. Betrek het personeel of de ondernemingsraad bij het opstellen van personeelsregelingen zoals een huishoudelijk reglement of een gedragscode. Dit vergroot niet alleen het draagvlak maar zorgen ook voor meer zeggingskracht bij de kantonrechter.

Dossieropbouw en de CAO

Controleer of uit de eventueel van toepassing zijnde CAO verdere verplichtingen gelden voor het voeren van gesprekken en verslagen.

Een voorbeeld dossieropbouw uit de praktijk

Je hebt te maken met een disfunctionerende accountmanager. Het disfunctioneren kun je aantonen door bijvoorbeeld achterblijvende omzetcijfers. Zeker als er meerdere accountmanagers binnen je bedrijf werkzaam zijn, kun je als werkgever bewijs verzamelen dat deze C-werknemer (flink) achterblijft bij de rest van het team. 

Uit dossieropbouw moet blijken dat je deze werknemer op zijn achterblijvende prestaties hebt gewezen (bijvoorbeeld in een functioneringsgeprek) en dat je maatregelen hebt getroffen om zijn prestaties te verbeteren. Denk aan het inzichtelijk maken van zijn taken (in een functiebeschrijving), het zorgen voor goede arbeidsomstandigheden en het volgen van een verkooptraining (scholing).

Als de accountmanager nog steeds geen successen boekt, dan is een verbetertraject de laatste horde die je moet nemen. Het maken van afspraken, het evalueren van de resultaten en de uiteindelijke consequenties neem je op in een verbetertraject. De Personeelsman helpt je met een 100-dagen plan.

Het inmiddels al aardig opgebouwde dossier krijgt extra kracht als eenmaal de spreekwoordelijke druppel is bereikt je aan deze accountmanager schriftelijk duidelijk maakt in  de tussenevaluatie, dat hem nog een laatste kans wordt gegund en dat anders ontslag zal volgen.

Hulp bij dossieropbouw

Dossiervorming wordt dus steeds belangrijker. Door de nieuwe toetsingsregels moet je over een compleet ontslagdossier beschikken en is een volledig re-integratiedossier een eerste vereiste om een 3e ziektejaar te voorkomen. Beslommeringen waar je als ondernemer niet op zit te wachten. De Personeelsman helpt je bij dossieropbouw door het opstellen of controleren van een gespreksverslag of bevestiging. Ook kunnen we het gesprek samen doen. De Personeelsman zorgt dan voor de vastlegging.

Je kunt kiezen uit de volgende mogelijkheden:



CONTROLE
 GESPREKSVERSLAG

€ 179,-

INCL. 30 DAGEN ADVIES DOSSIEROPBOUW

TELEFONISCH
 OPSTELLEN
GESPREKSVERSLAG

€ 249,-

INCL. 30 DAGEN ADVIES DOSSIEROPBOUW

OP LOCATIE
 OPSTELLEN
GESPREKSVERSLAG

€ 349,-

INCL. 30 DAGEN ADVIES
 DOSSIEROPBOUW

Meer lezen over dossieropbouw?

Meld je aan voor onze gratis tips & actualiteiten over dossieropbouw, verbetertraject en ontslag en ontvang het gratis e-book.