Allereerst probeer je te achterhalen waarom de werknemer de verslagen niet wil ondertekenen. Doorgaans is de werknemer het niet eens met de inhoud van het gespreksverslag of dat zijn inbreng niet goed verwoord is in het verslag.
Het kan dan helpen om de werknemer te vragen zijn op- en aanmerkingen over het gespreksverslag op schrift te stellen en deze aan het gesprekverslag te hechten.
Laat alle verslagen tenminste ‘voor gezien’ ondertekenen door de werknemer en lees deze eventueel aan hem voor. Neem sowieso in de afsluiting van iedere brief op dat de werknemer binnen een kort afzienbare termijn (bijvoorbeeld 14 dagen) schriftelijk moet motiveren waar hij het niet mee eens is en hoe dit in zijn ogen anders geformuleerd kan worden.
Zolang er geen meningsverschil bestaat over de vastgestelde zaken uit het tweede formele gesprek is er in principe niets aan de hand.
Maar wat als de werknemer weigert om de gespreksverslagen te ondertekenen omdat hij het niets eens is met het verbetertraject en/of daar niet aan wil meewerken? Pas dan het antwoord toe op de vraag “wat moet ik doen als mijn werknemer weigert en zich negatief opstelt om aan een verbetertraject mee te werken”.