De grote vakantie staat voor de deur. Voor vrijwel iedere werknemer is dit de meest aangename periode van het jaar. Voor veel werkgevers is dit vaak een lastige periode om de bezetting rond te krijgen. Wij ontvangen geregeld vragen over verlof en wat de rechten van de werkgever zijn. Lees meer over verlof opbouwen, opnemen, verplichte vakantiedagen, ziek op vakantie of ziek worden tijdens vakantie.
De top 3 van meest gestelde vragen over verlof is:
- Mijn werknemer heeft niet genoeg vakantiedagen, maar wil wel op vakantie; wat nu
- Mag ik een vakantie weigeren?
- Hoe voorkom ik een stuwmeer aan verlofdagen?
Werknemer heeft niet genoeg vakantiedagen
Het kan natuurlijk voorkomen dat een werknemer vakantie wil opnemen, maar (nog) niet genoeg vakantiedagen heeft opgebouwd. Hij is bijvoorbeeld in maart in dienst gekomen met een contract voor 6 maanden en wil in juli drie weken met zomervakantie.
Wat kan ik doen zonder al te veel risico te lopen? Je kunt hem dan het best onbetaald verlof laten opnemen. Je loopt dan geen enkel risico. Kan of wil de werknemer dit niet, dan kun je eventueel een voorschot geven op de nog op te bouwen vakantiedagen. Dit is echter niet geheel zonder risico.
Wordt het dienstverband na 6 maanden beëindigd en blijkt dat de werknemer te veel vakantiedagen heeft opgenomen, dan kun je deze dagen bij de eindafrekening verrekenen met hetgeen je dan nog tegoed hebt van de werknemer (bijvoorbeeld salaris en/of vakantiegeld).
Blijkt dit alsnog onvoldoende te zijn, dan houd je een vordering op jouw (ex) werknemer voor de te veel opgenomen vakantiedagen. Je zal dan een regeling moeten treffen met je werknemer voor de terugbetaling.
Mag ik een vakantie weigeren?
Je kan een verzoek van de werknemer om vakantiedagen op te nemen alleen weigeren als je daarvoor zwaarwichtige belangen hebt. Daarbij moet je een goed onderbouwde verklaring opgeven, bijvoorbeeld als de vakantie leidt tot grote (bezettings)problemen binnen jouw bedrijf.
Laat de werknemer in ieder geval tijdig laat weten (sowieso moet je binnen 2 weken reageren op zijn verzoek) dat er gewichtige bezwaren bestaan tegen het opnemen van vakantie in een bepaalde periode. Je moet dan een vergelijkbaar alternatief aan de werknemer aanbieden, zodat hij alsnog op vakantie kan. Bijvoorbeeld in plaats van in het hoogseizoen een alternatief aanbieden in juni of september met een eventuele verklaring voor de werknemer met schoolgaande kinderen.
Als de vakantie eenmaal is vastgesteld kan zich alsnog een onvoorziene situatie voordoen waardoor je wilt dat de werknemer toch op een ander moment op vakantie gaat. Denk bijvoorbeeld aan een spoedorder. Je mag dan in overleg met de werknemer zijn vakantie wijzigen. Als de werknemer hierdoor schade lijdt, bijvoorbeeld omdat hij al een vakantie had geboekt, dan moet je deze vergoeden.
Hoe voorkom ik een stuwmeer aan vakantiedagen?
De vakantiewetgeving is al enige tijd geleden in 2012 aangepast. Toch komt het regelmatig voor dat werknemers hun vakantiedagen niet opnemen. Dit terwijl de wet juist stimuleert om in ieder geval de wettelijke vakantiedagen (20 per jaar op fulltime basis) op te nemen. Werknemers zien dit vaak als een spaarpotje.
Niet bij iedere werknemer maar zeker niet bij iedere werkgever is bekend dat het tussentijds uitbetalen van wettelijke vakantiedagen eigenlijk niet mag. Alleen bij het einde van het dienstverband mag je de openstaande vakantiedagen uitbetalen. De bovenwettelijke vakantiedagen mogen overigens wel tussentijds uitbetaald worden. Lees meer over vakantiedagen afkopen.
Maar hoe voorkom ik nu een stuwmeer aan verlof? Daar zijn meerdere mogelijkheden voor.
Verplichte vrije dagen op rustige momenten
Denk bijvoorbeeld aan de dag na hemelvaart maar ook tussen Kerst en Oud en Nieuw. Hoe je dit regelt, lees je bij verplichte vakantiedagen.
Wachtdagen bij ziekte inruilen voor bovenwettelijke vakantiedagen
In de wet is vastgelegd dat ziektedagen aangemerkt kunnen worden als vakantiedagen als de werknemer die ziek wordt daarmee instemt. Dit kan bij CAO geregeld zijn. Zo niet, dan mag je deze afspraak vastleggen in een arbeidsovereenkomst of personeelsreglement met instemming van de Ondernemingsraad.
Je kunt ook eventueel deze afspraak één op één met de werknemer maken in een voorkomend geval als je dit niet vooraf hebt geregeld. De werknemer kan dan instemmen met jouw voorstel voor uitruil. Het kan voor hem voordeliger uitpakken (als je bij ziekte 70% van het salaris uitkeert of werkt met wachtdagen).
Ziektedagen mogen slechts worden verrekend met vakantiedagen indien het saldo van de bovenwettelijke vakantiedagen van de werknemer in het betreffende jaar van de ziekte(s) dit toelaat. Let op: dit mag dus niet ten koste gaan de wettelijke vakantiedagen. Je mag op jaarbasis maximaal 5 ziektedagen verrekenen met (bovenwettelijke) vakantiedagen. Lees verder over vakantie en ziekte.
Zelf vakantie vaststellen bij het uitblijven van een verzoek
De werknemer bepaalt in principe wanneer hij op vakantie gaat. Maar het is mogelijk dat je daar enige sturing aan geeft. Zeker als je te maken hebt met seizoenspieken en/of de werknemer met meerdere collega's werkt die vrijwel tegelijkertijd in het hoogseizoen op vakantie willen. Je regelt dit in een vakantieregeling, waarin je ook duidelijke spelregels opneemt. Download de voorbeeld vakantieregeling voor in het personeelsreglement.
Laat niet genoten wettelijke vakantiedagen tijdig vervallen
Neem in een regeling of in de arbeidsovereenkomst op dat je samen met de werknemer de vakantiedagen vaststelt. Het doel is er voor te zorgen dat de werknemer zijn jaarlijks aantal vakantiedagen opneemt voor 31 december van het jaar waarin de dagen zijn opgebouwd.
Attendeer je werknemer in november op de opname als hij nog een behoorlijk saldo heeft open staan. Dit geldt ook voor langdurig zieke werknemers, omdat voor hen dezelfde rechten en plichten gelden als bij gezonde werknemers. Lees meer over vakantie en ziekte.
Neemt de werknemer deze openstaande dagen niet op? Maak dan in december (bij voorkeur schriftelijk) concrete afspraken, wanneer hij deze dagen in het komende half jaar gaat opnemen. Doet hij dit alsnog niet of gedeeltelijk, dan kun je de openstaande wettelijke vakantiedagen per 1 juli na het jaar van opbouw laten vervallen. Bevestig dit bij voorkeur schriftelijk zodat daar later geen misverstanden over bestaan.
Neem deze afspraken op in de arbeidsovereenkomst of in een reglement. Een voorbeeld artikel kun je hieronder gratis downloaden.