Vakantiedagen opnemen voor de werknemer is vastgelegd in de wet. Het is zo geregeld dat je als werkgever een werknemer in de gelegenheid moet stellen om verlof op te nemen waarop hij minimaal aanspraak maakt. Dit noem je wettelijke vakantiedagen. De werknemer stelt in principe vast wanneer hij zijn vakantiedagen opneemt. Je moet de werknemer binnen twee weken laten weten of zijn vakantieaanvraag goedgekeurd wordt.
Wat je zeker moet weten over vakantiedagen opnemen
- Volgens de wet mag een werknemer zelf bepalen of, wanneer en hoeveel vakantiedagen hij wil opnemen. Maar als je een ‘gewichtige reden’ kunt aanvoeren hoef je niet of niet volledig tegemoet te komen aan de wens van de werknemer.
- Je bent verplicht om de werknemer in ieder geval in de gelegenheid te stellen om al zijn wettelijke vakantiedagen van dat jaar op te maken. Lukt dat niet, dan kun je je werknemer erop wijzen deze alsnog op te nemen binnen een halfjaar na het jaar waarin deze waren opgebouwd (dus tot 1 juli). Doet hij dat wederom niet, dan kun je de niet genoten vakantiedagen laten vervallen.
- Iedere werknemer heeft in ieder geval jaarlijks recht op minstens twee aaneengesloten weken vakantie. Let wel, dit hoeft niet in de zomer te zijn.
- Je kunt in de arbeidsovereenkomst of in de CAO een verplichte vakantieregeling opnemen. Op die dagen genieten werknemers verplicht vakantie, bijvoorbeeld op de vrijdag na Hemelvaartsdag of de periode tussen Kerst en Oud en Nieuw.
- Zieke werknemers moeten in principe binnen 1,5 jaar alle wettelijke vakantiedagen opnemen. De werknemer neemt dan 'vrij' van zijn re-integratieverplichtingen.
- Het is belangrijk om een goede administratie bij te houden. Zeker als het aankomt op het vervallen of verjaren van vakantiedagen. Lees de tips vervallen vakantiedagen 2016.
- Wees duidelijk naar je personeel als het gaat om het opnemen van vakantie. Download de tool voorbeeld vakantieregeling en neem deze desgewenst op in het personeelsreglement.
Voorbeeld
Erik heeft in november nog 5 wettelijke verlofdagen openstaan. Zijn werkgever wil graag dat Erik zijn verlofdagen opneemt in december van dat zelfde jaar. Erik vindt dit géén goed plan. Erik krijgt geen voldoende mogelijkheid om zijn (wettelijke) vakantiedagen op te maken wanneer hem dat uitkomt. Zijn werkgever kan dus niet opleggen dat Erik enkel in december zijn vrije dagen kan en moet opmaken.
Uitzondering is wanneer er een verplichte vakantieperiode is vastgesteld in de CAO of arbeidsovereenkomst, zoals bijvoorbeeld in de bouw geldt (de bouwvak). Jan heeft nog tot 1 juli van het volgend jaar om zijn 5 wettelijke verlofdagen op te maken. Zijn werkgever dient hierover met Erik concrete afspraken te maken.
Hoe verloopt het aanvraagproces bij vakantiedagen opnemen?
- De werknemer vraagt schriftelijk zijn vakantiedagen bij jou aan.
- Je moet binnen twee weken nadat de werknemer schriftelijk vakantie heeft gevraagd op jouw beurt schriftelijk reageren. Doe je dit niet, dan wordt de vakantie vastgesteld conform de wens van de werknemer.
- In principe moet je als werkgever instemmen met de vakantiewens van de werknemer. Maar het kan natuurlijk voorkomen dat een aantal werknemers in dezelfde periode tegelijkertijd op vakantie willen. Zorg in dat geval voor een goede spelregels bij de vakantieplanning waarbij werknemers tijdig hun vakantiedagen doorgeven. Voorbeeld nodig? Download dan het voorbeeld vakantiereglement waarin deze spelregels opgenomen zijn.
Let bij vakantieverzoeken op de volgende zaken:
- Zorg dat je weet hoeveel vakantierechten de werknemers nog hebben en wanneer ze verjaren. Gebruik een vakantiekaart.
- Zorg voor een duidelijk systeem van aanvragen van vakantiedagen. Gebruik bijvoorbeeld een het standaardaanvraagformulier dat werknemers kunnen indienen.
- Werk een aanvraag meteen af. Zo voorkomt u dat u te laat (pas na twee weken) reageert, waardoor de vakantie ‘van rechtswege’ is vastgesteld.
- Verwerk alle goedgekeurde verlofaanvragen in een jaarplanning. Je ziet dan in één oogopslag wie er wanneer vakantie heeft. Je kunt dan eveneens zien of een nieuwe verlofaanvraag wel goedgekeurd kan worden zodat je geen bezettingsproblemen krijgt.
Weigeren van vakantiedagen opnemen?
- Je kan het verzoek om vakantiedagen op te nemen alleen weigeren als je daarvoor zwaarwichtige belangen hebt. Daarbij moet je een goed onderbouwde verklaring opgeven, bijvoorbeeld als de vakantie leidt tot grote (bezettings)problemen binnen jouw bedrijf.
- Als je tijdig aangeeft dat er gewichtige bezwaren bestaan tegen het opnemen van vakantie in een bepaalde periode, dan moet je een vergelijkbaar alternatief aanbieden aan de werknemer, zodat hij alsnog op vakantie kan.
- Als de vakantie is vastgesteld kan zich een onvoorziene situatie voordoen waardoor je wilt dat de werknemer toch op een ander moment op vakantie gaat. Denk aan een spoedorder. Je mag dan in overleg met de werknemer zijn vakantie wijzigen. Als de werknemer hierdoor schade lijdt, bijvoorbeeld omdat hij al een vakantie had geboekt, dan moet je deze vergoeden.
Zorg voor een goede verlofadministratie
Het is aan jou als werkgever om een goede administratie van de vakantiedagen bij te houden. De bewijslast van het tegoed aan vakantiedagen ligt bij de werknemer, maar als er een discussie ontstaat, dan moet je de verlofadministratie laten zien. Je administreert de wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen apart in verband met verschillende verjaringstermijnen. De werknemer neemt steeds als eerste de dag op die als eerste door verjaring verloren zal gaan.
Vragen en antwoorden over vakantiedagen opnemen?
Mag je een goedgekeurde vakantieaanvraag intrekken?
Mag je verplichte vrije dagen aanwijzen?
Meer weten over vakantiedagen opnemen?
Meer weten over vakantiedagen?
Voorbeeld artikelen vakantieregeling downloaden?
Schrijf je in voor de gratis tips & actualiteiten en download direct kosteloos een voorbeeld artikel voor in de arbeidsovereenkomst of in het personeelsreglement. Dit zonder verdere verplichtingen.