Waar moet je allemaal aan denken bij het uit dienst melden van een werknemer. Wat moet ik allemaal regelen? Wat is een eindafrekening? Wat als mijn werknemer geen vakantie wil opnemen bij uitdiensttreding? Moet ik verplicht een getuigschrift opstellen? Kan ik zo maar verlofuren inhouden als ik de medewerker op non-actief heb gezet?
Het antwoord op al deze vragen en meer, lees je in deze verkorte versie van het stappenplan dat is aangepast aan de nieuwe wetgeving. De volledige versie is in alle e-book pakketten terug te vinden. Je ontvangt daarbij nog eens extra gesprekstips, checklists en voorbeeldbrieven.
Stap 1. Afspraken maken over beëindiging van werkzaamheden
Als duidelijk is hoe lang de werknemer nog in dienst blijft (vaak tot aan het einde van de volgende maand) kun je met hulp van de gratis checklist voor uitdiensttreding de volgende afspraken maken:
> Financiële afwikkeling t.b.v. de eindafrekening
De afwikkeling van het loon, vakantiegeld en de transitievergoeding (als je als werkgever zelf het initiatief hebt genomen tot beëindiging) is meestal snel duidelijk. Voor andere arbeidsvoorwaarden zoals vakantiedagen, overwerk, declaraties en bonussen kan dit lastiger zijn. Raadpleeg stap 5 voor een volledig overzicht van de eindafrekening. Maak hierover vooraf duidelijke afspraken zodat de eindafrekening straks volledig en juist is.
> Opnemen van vakantiedagen
Als de werknemer nog vakantiedagen heeft openstaan en hij kan/wil deze dagen niet vóór het einde van het dienstverband opnemen, dan moet je deze normaliter uitbetalen. Hou er rekening mee dat de opbouw van vakantiedagen ook tijdens de opzegtermijn gewoon doorloopt. Heeft de werknemer bijvoorbeeld recht op 24 vakantiedagen per jaar, dan bouwt hij ook in de opzegtermijn van één maand nog twee vakantiedagen op.
- Mogelijk is het voor het jou praktisch als de medewerker zijn vakantiedagen vóór het einde van het dienstverband opneemt. Je hoeft dan geen extra bedrag uit te betalen. Bespreek dit met je werknemer. Misschien vindt hij dit ook interessante optie. Wil hij hier niet aan mee werken, dan kun je hem daar eventueel toe verplichten. Je moet je redelijk opstellen, maar dat geldt ook voor je werknemer. In ieder e-book lees je in het stappenplan uitdiensttreding hoe je dit aanpak.
> Afspraken maken over geheimhouding-, concurrentie-, relatiebeding etc.
Als je wilt dat je werknemer een bepaalde periode na het dienstverband niet voor een concurrent of een zakelijke relatie gaat werken? Ook niet als zelfstandige? Dan is het verstandig om daarover vooraf duidelijke afspraken te maken. Ook als het gaat om geheimhouding over specifieke bedrijfsinformatie zoals prijsafspraken met klanten.
Meestal staan deze bedingen al in de arbeidsovereenkomst vermeld, maar zijn ze nog rechtsgeldig? Bijvoorbeeld als de werknemer een andere functie is gaan vervullen. Het is alleen daarom al goed om af te spreken dat deze bedingen onverkort blijven gelden.
- In het onderhandelingsproces heb je de mogelijkheid om een concurrentiebeding af te zwakken tot een relatiebeding. Benoem dan duidelijk de relaties waar de werknemer geen contact mee mag hebben. Vergeet niet om opnieuw een boetebeding op te nemen. In het e-book lees je hoe je dit aanpakt.
> Verrekenen eventuele schulden van de werknemer
Maak afspraken met de werknemer als je nog geld van hem tegoed hebt (bijvoorbeeld een voorschot op zijn loon/vakantiegeld, een studieschuld of een boete). Normaliter vereffen je dit met de eindafrekening, maar als het om grote bedragen gaat kun je in onderling overleg een terugbetalingsregeling treffen. Zet dit altijd op papier. Download eventueel het voorbeeld schuldbekentenis.
> Afmelding instanties
De uitdiensttreding van de werknemer meld je sowieso bij de Belastingdienst en Arbodienst. Indien van toepassing doe je ditzelfde bij instanties als de pensioenverzekeraar en zorgverzekeraar. Mogelijk kan de werknemer nog tot het einde van het kalenderjaar blijven deelnemen aan de collectieve zorgverzekering, maar dat ligt aan de voorwaarden van de verzekeraar.
> Inleveren bedrijfseigendommen
Inventariseer bij de werknemer alvast welke zaken hij terug moet geven. Denk bijvoorbeeld aan een laptop, PC, printer, werkkleding, leaseauto, sleutels, tankpasje, telefoon, toegangspasje, sleutel, gereedschap, etc. Ga ook na of hij bepaalde software of gevoelige bedrijfsinformatie en databestanden in zijn bezit heeft. Maak een afspraak wanneer de werknemer de spullen moet inleveren. De lijst controleer je met jouw administratie. De kans is groot dat de werknemer iets is vergeten op te noemen.
- Mogelijk heb je de verstrekte middelen al vanaf de indiensttreding vastgelegd op een lijst (in het personeelsdossier). Een formulier tref je aan in de e-books. Leg in een regeling of in het arbeidscontract vast wat er gebeurt als zaken kwijt of beschadigd zijn. Hiermee voorkom je discussie achteraf bij het zoek raken of beschadigen van bedrijfseigendommen. Je kunt in dat geval een vergoeding inhouden bij de eindafrekening.
> Ophalen privébezittingen
Geef de werknemer gelegenheid privébezittingen van kantoor weg te halen. Doe dat bij voorkeur in jouw aanwezigheid of in die van één van jouw werknemers.
> Overdracht van werkzaamheden en wijze van afscheid nemen
Mogelijk moet de vertrekkende werknemer werk overdragen aan achtergebleven collega’s of zijn eventuele opvolger. Gebruik de gratis checklist overdracht werkzaamheden zodat je niets vergeet.
Ook kun je afspraken maken over de manier van afscheid nemen. Denk daarbij aan een georganiseerd afscheid van collega’s, maar eventueel ook van klanten. Hoe informeer je collega’s en klanten? Neem je afscheid met een kopje koffie met gebak of een borrel aan het einde van de middag? Wat is er gepast? Gebruik de richtlijnen afscheid bij uitdiensttreding.
> Eventueel getuigschrift en referenties
Er zijn werknemers die grote waarde hechten aan een getuigschrift. Veel werkgevers zien er vaak het belang niet van in en vinden dit maar gedoe. Zeker als iemand maar kort in dienst is geweest en je ‘niet voor niets’ zijn contract hebt beëindigd. Je bent echter wettelijk verplicht een getuigschrift op te stellen.
Lees hier meer over in hoe maak ik een getuigschrift of maak gebruik de checklist opstellen getuigschrift en verstrekken referenties. Zelf een getuigschrift opstellen? Het model opstellen getuigschrift helpt je met voorbeeldzinnen. Inspiratie of advies nodig? Schakel dan een specialist in.
Vandaag de dag gaan referenties vooral via social media. Je kunt deze bijvoorbeeld achterlaten bij LinkedIn. Andere werkgevers kunnen dit makkelijk raadplegen. Je kunt ook aan je vertrekkende werknemer aanbieden dat je als referentie wilt optreden. Andere werkgevers kunnen je dan bellen voor het inwinnen van informatie over de werknemer. Ook hier moet je oppassen met wat je doet. Hierover lees je meer in wat mag ik wel en niet zeggen bij het inwinnen van een referentie? of gebruik de gratis checklist.
Hoe meld ik een werknemer uit dienst? / bijgewerkt 1 januari 2021