Scholingskosten: afspraken vastleggen in personeelsdossier

Het is mogelijk om de transitievergoeding te verlagen met deze kosten voor scholing, maar ook voor outplacementkosten en loonkosten voor een vrijstelling van werk. Dit mag onder bepaalde voorwaarden. Zo moeten deze kosten betrekking hebben tot het ontslag en ben je dit vooraf overeengekomen met je werknemer. Deze verruimde regeling geldt vanaf 2020 en maakt het (extra) aantrekkelijk om verbredende scholing aan te bieden aan je werknemer. Hij kan kan dan makkelijker een nieuwe baan vinden en dat is juist één van de doelen van de transitievergoeding.

De transitievergoeding verlagen was al eerder mogelijk met opleidingskosten voor de werknemer om zijn inzetbaarheid buiten de organisatie te vergroten. Vanaf 2020 kunnen onder voorwaarden ook kosten die zijn gemaakt om de inzetbaarheid van de werknemer in een andere functie binnen de organisatie van de werkgever te vergroten in mindering worden gebracht. Denk aan het betalen van een managementopleiding van een werknemer, terwijl deze werknemer op dat moment geen manager was.

Eindigt de arbeidsovereenkomst van de werknemer (bijvoorbeeld door het niet verlengen van de arbeidsovereenkomst of door ontslag via UWV of kantonrechter), dan kun je deze opleidingskosten aftrekken van de transitievergoeding. Belangrijk is dat deze vorm van transitievergoeding verlagen ook van toepassing is als de werknemer ná de opleiding een managementfunctie binnen jouw bedrijf is gaan uitvoeren en vervolgens wordt ontslagen.

Om welke kosten gaat het bij transitievergoeding verlagen?

De transitievergoeding verlagen is onder voorwaarden mogelijk door:

• het verrekenen van loonkosten van de werknemer als je een langere opzegtermijn hanteert doordat de werknemer gedurende deze periode is vrijgesteld van werk;
• kosten te declareren om de inzetbaarheid van de werknemer buiten de organisatie te bevorderen. Denk hierbij aan scholingskosten of kosten voor outplacement.

Wat zijn de voorwaarden voor de transitievergoeding verlagen:

• de kosten zijn gespecificeerd en de werknemer is hierover geïnformeerd;
• de werknemer heeft vooraf schriftelijk ingestemd met het in mindering brengen van de kosten op de transitievergoeding;
• de kosten zijn gemaakt door de werkgever zelf;
• de kosten zijn gemaakt voor de werknemer;
• alleen loonkosten voor een langere opzegtermijn waarin de werknemer is vrijgesteld van werk mogen in rekening worden gebracht. Ook hier moet de werknemer, bij voorkeur in een vaststellingsovereenkomst, vooraf hebben ingestemd met deze vermindering;
• de kosten staan in een redelijke verhouding tot het doel waarvoor deze zijn gemaakt;
• de kosten komen in mindering op dat deel van de transitievergoeding dat is opgebouwd in de periode waarin de kosten zijn gemaakt of hierna;
• de kosten kunnen niet ergens anders worden gedeclareerd (bijvoorbeeld via een verzekering of subsidie).
• de kosten kun je niet op de werknemer verhalen via bijvoorbeeld een studiekostenbeding (dan zou je deze kosten dubbel in rekening brengen bij de werknemer).

De kleine lettertjes

De kleine lettertjes bij transitievergoeding verlagen zijn:

• Voor opleidingen in de beroepsbegeleidende leerweg (BBL) en duale opleidingen in het hoger en wetenschappelijk onderwijs gelden een aantal van deze voorwaarden niet. Bekijk de voorwaarden voor duale opleidingen in het Besluit voorwaarden in mindering brengen kosten op transitievergoeding.
• Opleidingskosten voor de huidige functie van de werknemer mogen niet worden afgetrokken van de transitievergoeding. Deze opleidingskosten zijn namelijk niet gericht op het vergroten van de brede inzetbaarheid van de werknemer binnen en buiten de organisatie.
• Inzetbaarheidskosten die je als werkgever maakt voor re-integratie (eerste of tweede spoor) of herplaatsing van de werknemer mag je ook niet in mindering brengen op de transitievergoeding.