Vragen over personeel? Bel de Personeelsman: 030 - 636 59 56

Geen producten in winkelwagen

Scholingskosten: afspraken vastleggen in personeelsdossier

Vanaf 1 juli 2015 geldt de wettelijke scholingsplicht. Dit valt per diezelfde datum onder goed werkgeverschap en houdt in dat je werknemers in staat moet stellen om scholing te volgen die zij nodig hebben voor het goed kunnen uitoefenen van hun functie. Het UWV en de kantonrechter toetsen de investering in scholing bij de beoordeling van een ontslagaanvraag.

scholingskosten

Scholingskosten verrekenen? Afspraken schriftelijk vastleggen

Het is van groot belang om de opleidingen die de werknemer op kosten van het bedrijf volgt te registeren in het personeelsdossier. Je staat dan sterker bij een eventueel ontslag.

Bij een eventuele weigering van de werknemer, is het eveneens belangrijk om dit schriftelijk vast te leggen. Denk aan het niet willen volgen van scholing of een eventuele no-show op de cursusdagen. Je kunt dan aantonen dat je in ieder geval hebt geprobeerd:

  • het functioneren van de werknemer te verbeteren (bij disfunctioneren); of
  • de werknemer te herplaatsen in de organisatie (bij disfunctioneren of bedrijfseconomische redenen).

Scholingskosten verrekenen met de transitievergoeding

Het vastleggen van de scholingsafspraken is ook van belang in het kader van de kosten die je in mindering mag brengen op de transitievergoeding. Vanaf 1 juli 2015 hebben werknemers die worden ontslagen of van wie de arbeidsovereenkomst niet wordt verlengd en ten minste twee jaar in dienst zijn geweest, recht op een deze vergoeding.

Volgens de wet moet het mogelijk zijn om bepaalde kosten in mindering te brengen op de transitievergoeding. Maar er zijn zoveel voorwaarden voor de aftrek van scholingskosten, dat het vaak niet de moeite loon om deze scholingskosten te verhalen op de werknemer. Overigens zal je bepaalde scholingskosten wel moeten maken in het kader van de scholingsplicht om zo je personeelsdossier op orde te hebben in geval van ontslag of overplaatsing.

De lastigste hobbel voor aftrekbaarheid van de transitievergoeding is de voorwaarde, dat de scholing moet bijdragen aan de bredere inzetbaarheid van de werknemer op de arbeidsmarkt maar dat je hier als werkgever niet rechtstreeks mag profiteren van de scholing. Volg je het nog? Daarbij komt dat de door de scholing verworven kennis en vaardigheden niet relevant mag zijn voor de huidige of toekomstige functie van de werknemer.

VOORBEELD SCHOLINGSKOSTEN

Ter verduidelijking is in het Besluit een voorbeeld gegeven over een baliemedewerkster bij een internationaal bedrijf. De kosten voor een cursus Engels telefoneren mogen niet in mindering worden gebracht op de transitievergoeding omdat deze opleiding relevant is voor haar functie.

Wat wel mag, is het aftrekken van de kosten voor een cursus persoonlijke profilering voor deze baliemedewerker. Deze opleiding is niet direct relevant is voor de functie. Een ander voorbeeld is de aftrekbaarheid van kosten voor een managementopleiding voor een accountant. Zolang die accountant geen manager wordt, is deze opleiding niet direct relevant voor de functie.

Alle voorwaarden op een rijtje:

  • De scholing moet bijdragen aan de bredere inzetbaarheid van de werknemer op de arbeidsmarkt maar je mag hier als werkgever niet rechtstreeks profiteren van de scholing (zie bovenstaand voorbeeld).
  • Je moet de kosten van de scholing gespecificeerd en schriftelijk meedelen aan de werknemer voordat de scholingskosten worden gemaakt.
  • De werknemer moet schriftelijk instemming verlenen met de aftrekmogelijkheid voordat de scholingskosten worden gemaakt.
  • De scholingskosten moet je als werkgever zelf betalen en mogen niet verhaald worden op een derde, zoals bijvoorbeeld een O&O-fonds – of de werknemer.
  • Je mag (gederfd) loon van de werknemer niet tot scholingskosten rekenen. De scholingskosten moeten redelijk zijn en gemaakt zijn in de periode dat tussen werkgever en werknemer een arbeidsovereenkomst bestond.

Zoals je kunt lezen is de verrekeningsmogelijkheid van scholingskosten met de transitievergoeding zeer beperkt.

Wat kan wel met vergoeden scholingskosten?

Het vergoeden van een studie, opleiding of cursus of trainingen voor een werknemer is onder de werkkostenregeling vrijgesteld als hij dit volgt omwille van zijn carrière en niet voor bijvoorbeeld hobbydoeleinden. Dit betekent dat je deze scholingskosten onbelast mag vergoeden.

Het is daarbij verstandig om een studiekostenbeding op te nemen in de arbeidsovereenkomst of in een studiekostenovereenkomst. Doe dit altijd vooraf. Wil je dit regelen nadat de werknemer al is begonnen met de opleiding of cursus, dan ben je te laat. Een werknemer moet overigens nog wel schriftelijk instemmen met de verrekening met de transitievergoeding.​

Wil je nog een deel van je geïnvesteerde scholingskosten terug zien? Neem dan een terugbetalingsregeling op in de studieovereenkomst. Je kunt dan de kosten verhalen op de werknemer die op eigen initiatief binnen een afgesproken termijn jouw bedrijf verlaat.

De Personeelsman helpt je graag bij het bedenken en maken van studie- of scholingsregeling die past bij jouw bedrijf, met of zonder eventueel OR-traject.

Scholingskosten: afspraken vastleggen in personeelsdossier / bijgewerkt 12 mei 2016