Als Jan opzegt dan zal je je waarschijnlijk geen zorgen maken. Die was je toch al liever kwijt dan rijk… Ook kom je nog wel over de opzegging van George heen; geen hoogvlieger, maar hij deed zijn werk tenminste goed. Maar als twee maanden later ook nog je beoogde opvolger Friso opzegt, dan krab je je misschien achter je oren. Drie opzeggingen in nog geen half jaar tijd waarvan twee van goed functionerende werknemers. Wat nu?
Exit-gesprek
Omdat je goede medewerkers niet kwijt wilt, is het belangrijk om te weten waarom juist zij vertrekken. Voer daarom een exitgesprek om de punten waarmee je jouw bedrijf kunt verbeteren duidelijk te krijgen. Kijk vervolgens of je die verbeterpunten ook kunt invoeren. Op die manier kun je mogelijk andere medewerkers behouden voor jouw bedrijf.
Realiseer je dat het gesprek niet bedoeld is om de medewerker te overtuigen om bij het bedrijf te blijven. Hij heeft zijn keuze om weg te gaan al gemaakt en staat eigenlijk al met meer dan één voet buiten de deur.
Voorbereiding
Maak kort na de opzegging, maar uiterlijk een week voor de laatste werkdag, een afspraak voor een laatste gesprek ofwel het exitgesprek. De duur van het gesprek is ongeveer anderhalf uur. Voer dit gesprek kort voor de laatste werkdag en bij voorkeur net als hij zijn werkzaamheden heeft overgedragen. Controleer dat met hulp van de checklist overdracht werkzaamheden.
Geef bij de uitnodiging aan dat je graag de tijd dat de werknemer voor je gewerkt hebt persoonlijk wilt afsluiten en dat je wilt praten waarom hij uit dienst gaat zodat je er wellicht iets van kunt leren. Zo’n gesprek is voor de werknemer overigens niet verplicht. Ook met werknemers die met pensioen gaan, kun je een exitgesprek houden. Zij kunnen je waardevolle feedback geven over hun ervaringen met werken in jouw bedrijf.
Optioneel kun je gebruik maken van een exit-vragenlijst. Stuur deze vooraf naar je medewerker zodat hij zich kan voorbereiden op het gesprek. Het maakt het gesprek meer gestructureerd maar daarentegen ook iets meer beladen.
Je kunt er ook voor kiezen deze vragenlijst na afloop van het gesprek toe te zenden. Je kunt de vragenlijst ook toesturen aan werknemers waarvoor je niet de tijd kunt nemen om persoonlijk met hen om de tafel te zitten. Het is bijvoorbeeld goed mogelijk dat werknemers niet goed uit de verf kwamen omdat zaken binnen jouw bedrijf niet goed geregeld waren. Hier kun je ook lering uit trekken.
Het gesprek
Het gesprek vindt in een ontspannen sfeer plaats. Kop koffie erbij of ga samen uit lunchen buiten de deur. Stel de werknemer op zijn gemak. Het is heel belangrijk dat je informatie gaat halen bij de werknemer. Geef daarom aan dat de medewerker vrij is om alles te benoemen. Schiet zeker niet in de verdediging. Laat hem continue zijn verhaal doen en vraag door (drie keer de waarom-vraag).
- Vertel bij aanvang van het gesprek dat je voor jezelf aantekeningen maakt, zodat je alles nog eens rustig kunt nalezen.
- Spreek hierbij duidelijk af dat je dit uiteraard personeelsvertrouwelijk behandeld.
- Vraag hem de reden van zijn vertrek zelf nog eens toe te lichten, wat hij goed en slecht aan jouw bedrijf vindt, welke dingen hij leuk vindt aan zijn functie en welke niet, hoe hij de sfeer binnen het bedrijf heeft ervaren, wat hij vindt van uw arbeidsvoorwaarden, enz. Ofwel, wat zou jij doen als je dit bedrijf zou mogen runnen.
- Sta niet alleen stil bij zijn mindere bevindingen, maar vraag ook naar zijn positieve ervaringen.
Op deze wijze krijg je een schat aan informatie die je meehelpt verbeteringen binnen je bedrijf aan te brengen. Het stelt je daarbij ook in staat ander personeel dat je niet kwijt wilt, te behouden.
Afsluiting van het gesprek
Bedank de medewerker voor het gesprek en geef aan dat je het jammer vindt dat hij vertrekt. Als je hem liever had behouden voor je bedrijf, geef dan aan dat hij je altijd kan bellen als zijn nieuwe baan niet bevalt. Hij zal echt niet de eerste zijn die na een korte periode bij een andere werkgever weer terugkeert op het ‘oude nest’.
Bedenk dat een ex-werknemer ook een goed ambassadeur voor je bedrijf kan zijn. Als je van iemand op een positieve manier afscheid neemt, blijft er bij die persoon vrijwel altijd een goed gevoel hangen en dat kan je in de toekomst zeker van pas komen.