In Nederland werken we niet alleen met eigen personeel, ofwel werknemers in loondienst, maar is het ook mogelijk om flexibele arbeidskrachten, zoals zelfstandige zonder personeel (verder afgekort als ZZP-er) en freelancers in te huren. Deze groepen zijn 'flexibeler' dan eigen werknemers omdat je niet direct vastzit aan een dienstverband, maar zijn daardoor vaak wel wat duurder.
Er zijn ook andere varianten van inhuur mogelijk, bijvoorbeeld via (onder)aannemers. Deze varianten zijn niet uitgewerkt. We beperken ons hier tot de in huur van ZZP-ers en freelancers.
Belangrijke regels bij het inhuren
Bij het inhuren van bijvoorbeeld een ZZP-er schuilt het gevaar van een ongewild dienstverband als je zaken contractueel niet goed regelt. De ZZP-er zelf kan een beroep op doen op een dienstverband bij jouw bedrijf, maar ook de Belastingdienst kan jou dit opleggen.
Je kon je tot 1 mei 2016 verdedigen tegen claims van de Belastingdienst met een geldige Verklaring Arbeidsverklaring (verder afgekort als VAR). Dit is inmiddels van de baan. In plaats van de VAR gebruik je nu modelovereenkomsten. Als gewerkt wordt volgens de overeenkomst, is er geen sprake van loondienst en hoeft je dus geen loonheffingen in te houden en te betalen.
Je hoeft een algemene modelovereenkomst niet eerst aan de Belastingdienst voor te leggen. Leg wel vast volgens welke modelovereenkomst jij en de opdrachtnemer gaan werken. De komende tijd publiceert de Belastingdienst regelmatig nieuwe overeenkomsten.
De Belastingdienst is in beginsel alleen geinteresseerd in fiscaal relevante bepalingen. Dit zijn de voorwaarden die van belang zijn bij het bepalen of er sprake is van loondienst. Deze bepalingen zijn geel gemarkeerd in de overeenkomsten en mag je niet aanpassen. De niet-gemarkeerde artikelen kun je zelf aanvullen en aanpassen aan de eigen situatie, zo lang dat niet in strijd is met de geel gemarkeerde artikelen.
Het duurt zes weken voor de Belastingdienst om een overeenkomst te beoordelen. Maar is deze eenmaal goedgekeurd, dan is de goedkeuring meteen vijf jaar geldig.
Overgangsperiode tot 1 mei 2017
Op 1 mei 2016 begint een overgangsjaar. In dit transitiejaar controleert de Belastingdienst de overeenkomsten, maar worden nog geen boetes en naheffingen opgelegd. Het wordt een gewenningsjaar. Het kost immers tijd om aan een nieuwe manier van werken te wennen.
De overgangsfasae geldt tussen 1 mei 2016 en 1 mei 2017. De Belastingdienst deelt in die periode geen boetes uit maar gaat met partijen in gesprek als blijkt dat de modelovereenkomsten de praktijk geen recht doen aan de feitelijke situatie. Je kunt dan alsnog de gebruikte overeenkomsten aangepasen. Met ingang van 1 mei 2017 is de overgangsfase voorbij en worden er wel boetes uitgedeeld.
Stappenplan inhuren personeel
Voor het uitbesteden van werk gelden andere afspraken als bij het inhuren van flexkrachten via een intermediair. Met dit stappenplan kom je snel te weten welke regels er gelden.
- Identiteit vaststellen
Vraag de zzp-er of freelancer altijd om een geldige identiteitskaart of paspoort voor aanvang van het contract, maak hier een kopie van, voorzie dit van de datum en jouw handtekening.
TIP! Wil je snel zien of jouw nieuwe medewerker voor jouw bedrijf mag werken en hoe je zijn identiteit vaststelt? Dat kan met het 5 stappenplan identiteit vaststellen van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. - Screen toekomstige werknemers
Neem je iemand aan voor een integriteitsgevoelige functie? Dan kun je de sollicitant (laten) screenen. Je kunt bijvoorbeeld de referenties van de sollicitant bellen, of informatie over hem opzoeken op internet. Hierbij mag je alleen gegevens opvragen die van belang zijn voor de functie waarop hij solliciteert. Zijn gezondheid mag geen onderwerp van screening zijn.
Je kunt een zwarte lijst raadplegen om te kijken of een sollicitant daarop voorkomt. Je kunt de werknemer vragen om een verklaring omtrent het gedrag (VOG). - Ga na of er sprake is van een dienstbetrekking
Besteed je werk uit aan een Nederlandse of buitenlandse zzp'er, dan moet je nagaan of er geen sprake is van een (fictieve) dienstbetrekking. Hiervoor vraag je de zzp'er of freelancer vanaf 1 mei 2016 vragen om een (model) overeenkomst. Dit is de vervanger voor de VAR. Er is sprake van een overgangsjaar. - Zorg voor goede arbeidsomstandigheden
Als werkgever moet je zorgen voor een gezonde en veilige werkplek voor al het personeel. Dit geldt ook als je werk uitbesteedt aan zzp'ers. Zorg onder meer voor een RI&E en hou rekening met de bepalingen uit de Arbeidstijdenwet. - Betaal btw of trek dit als voorbelasting af
De zzp'er aan wie je werk uitbesteedt, brengt btw in rekening. Dit kun je aftrekken als voorbelasting. - Bewaarplicht
Bewaar de gegevens van de ZZP-er/freelancer zoals het kopie ID of rijbewijs voor tenminste 7 jaar na het beëindigen van het dienstverband.