Actualiteiten over personeelsdossier & dossieropbouw

De hoofdregel is dat je alleen gegevens in personeelsdossiers mag opnemen die noodzakelijk zijn voor het doel van het personeelsdossier en om de arbeidsovereenkomst goed uit te kunnen voeren. Denk aan het nemen van beslissingen voor salarisverhoging of ontslag of het betalen van belasting en premies.

Andere gegevens zijn belangrijk voor bijvoorbeeld het personeelsbeleid.

Dat hangt af van het soort gegevens. Je bent wettelijk verplicht sommige gegevens uit de personeelsdossier een bepaalde tijd te bewaren.

Zo moet je gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn, 7 jaar bewaren nadat een werknemer uit dienst is.

Loonbelastingverklaringen en een kopie van uw identiteitsbewijs moet je 5 jaar na het einde van een dienstverband bewaren.

Voor sommige gegevens uit uw personeelsdossier bestaan geen wettelijke bewaartermijnen. Voor die gegevens geldt over het algemeen een bewaartermijn van 2 jaar nadat een dienstverband is beëindigd.

Zijn de gegevens al eerder niet meer nodig? Dan moet uw werkgever ze direct verwijderen. Je mag gegevens langer bewaren als er een arbeidsconflict met is (geweest) of als er een rechtszaak loopt.

​

Iemand kan om correctie vragen als zijn persoonsgegevens:

• feitelijk onjuist zijn;
• onvolledig zijn of niet ter zake doen voor het doel waarvoor ze zijn verzameld;
• op een andere manier in strijd met een wet worden gebruikt.

​

Ja, dat kan. Een werknemer heeft het recht om zijn personeelsdossier in te zien en kopieën op te vragen.

Alleen de direct-leidinggevende of medewerkers van de afdeling Personeelszaken hebben toegang tot de personeelsdossiers.

Dit alleen voor zover dit noodzakelijk is om hun werk goed te kunnen doen. Ook moeten zij voldoen aan de geheimhoudingsplicht uit de Wet bescherming persoonsgegevens.

Dit mag bij een faillissement, fusie of overname. Maar om de privacy van werknemers te beschermen moet je je hierbij wel aan de volgende voorwaarden houden:

​* Je kondigt de overdracht aan, bijvoorbeeld via intranet of het personeelsblad.

* Je mag niet meer gegevens verstrekken dan noodzakelijk is voor de uitvoering van uw arbeidsovereenkomst. Je moet daarom het personeelsdossier opschonen en alle oude en niet meer relevante gegevens verwijderen.

​

* De werknemer moet in de gelegeheid zijn gesteld om het personeelsdossier in te zien en eventueel bepaalde gegevens te laten verwijderen.

Volgens de Wet bescherming persoonsgegevens heb je een meldingsplicht. Een personeels-, salaris- of sollicitantenadministratie zijn over het algemeen vrijgesteld.

Of  je de personeelsadministratie moet melden bij het CBP, kun je zelf beoordelen aan de hand van artikel 7 van het Vrijstellingsbesluit.