De werknemer neemt zelf ontslag: wat moet ik regelen?

Een medewerker kan het dienstverband op elk willekeurig moment opzeggen en hoeft daarbij in principe geen tekst en uitleg te geven. De werknemer neemt zelf ontslag en vertrekt dus op eigen initiatief. Hij kan op elke manier het dienstverband opzeggen: mondeling, per telefoon, per sms en per e-mail, maar niet als dat anders in de CAO of een arbeidsovereenkomst is bepaald.

Een werknemer kan dus eenvoudig "dag" tegen jouw bedrijf zeggen. Was je tevreden over de werknemer? Probeer dan met "graag tot ziens" afscheid te nemen. Was je niet tevreden? Dan denk je met een grote glimlach "tot nooit meer ziens". Neem in beide situaties goed afscheid. Ex-werknemers zijn vaak ambassadeurs voor je bedrijf en vertellen hun ervaringen graag door aan anderen.    

Aanpak

Meestal zegt een werknemer eerst mondeling de arbeidsovereenkomst op en overhandigt dan tegelijkertijd of daarna persoonlijk zijn ontslagbrief, zodat hij een bewijs in handen heeft dat hij tijdig heeft opgezegd.

Bij een opzegging houd je altijd rekening met de opzegtermijn die is vastgelegd in het contract. Dit kan zowel in de arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd als bepaalde tijd (met tussentijds opzegbeding). Met dit beding kun je tussentijds de arbeidsovereenkomst opzeggen als de kantonrechter of het UWV hiermee instemt.

Normaliter geldt er dan een maand opzegtermijn voor de werknemer. Dit noem je de wettelijke opzegtermijn, maar dat kan in een CAO anders geregeld zijn. Ook mag je van de wettelijke opzegtermijn afwijken in een arbeidsovereenkomst. Lees er meer over in hoe werkt de opzegtermijn?

In de proeftijd en bij tijdelijke contracten zonder tussentijds opzegbeding is geen sprake van een opzegtermijn. Bij ontslag in de proeftijd stopt het dienstverband per direct. Bij een tijdelijk contract zonder een tussentijds opzegbeding moet de werknemer normaliter tot het einde van het contract blijven werken, maar niet als je daar andere afspraken over wilt maken. Maar wat als jij dit niet wilt en de werknemer neemt stel op sprong ontslag en komt niet meer werken? 

Stappenplan medewerker neemt zelf ontslag

Waar moet je allemaal aan denken als een werknemer zelf ontslag neemt? Probeer ik hem om te praten of juist niet? Wat is een opzegtermijn? Hoe lang is deze? Kan ik een schadevergoeding eisen als een werknemer zich niet houdt aan de opzegtermijn? Wat als een werknemer in verwarde toestand zijn contract opzegt? Het antwoord op al deze vragen en meer, lees je in het stappenplan dat is aangepast aan de actuele wetgeving.

Hieronder lees je vanaf stap 1 hoe je afscheid neemt van een vertrekkende werknemer. Vaak gaat dit goed. Maar wat als de werknemer op stel en sprong wenst te vertrekken? Onderstaande is echter een samenvatting. In het 25 pagina's tellende e-book lees je de volledige versie. Daarbij krijg je extra tips & trucs en tools zoals voorbeeldbrieven, checklists, gespreksverslagen etc.

Stap 1. Opzegging door de medewerker

In de meeste gevallen zegt de werknemer zijn arbeidsovereenkomst mondeling op. Doet hij dit bijvoorbeeld per mail, nodig de werknemer dan uit voor een kop koffie om het ontslag mondeling toe te lichten. Dit is het opzeggesprek. Als je een normale relatie met elkaar hebt, dan zal hij aangeven wat zijn vertrekredenen zijn en wie zijn nieuwe werkgever is.

Hoor dit eerst rustig aan, stel eventuele vragen zonder verwijten en laat vervolgens alles goed op je inwerken. Als je de werknemer liever kwijt dan rijk bent, dan blijf je zakelijk en geef je aan dat je zijn keuze respecteert. Gebruik hiervoor de gratis checklist bij uitdiensttreding.

Emotie

Maar wat als een goed presterende werknemer ontslag neemt? Handel niet vanuit emotie door hem meteen een hoger salaris aan te bieden. Ook als je hoort dat hij overstapt naar een concurrent moet je je zelf even de tijd gunnen om alle zaken op een rijtje te zetten. Ga daarom niet overhaast te werk en geef aan dat je er snel op terug komt, bijvoorbeeld later die dag. Als je dan alles goed overdacht hebt, ga je met de werknemer opnieuw in gesprek.

Stap 2. Is ontslag begrijpelijk of onbegrijpelijk?

Het is belangrijk om in het opzeggesprek na te gaan of de werknemer zijn keuze weloverwogen heeft gemaakt of dat er sprake is van een opzegging die is gedaan onder invloed van een psychische stoornis of een hevige gemoedstoestand. Ook kan het zijn dat een werknemer de gevolgen van zijn eigen ontslagname niet overziet. Zelf ontslag nemen betekent namelijk geen recht een WW-uitkering.

Bij een opzegging door de medewerker zijn er twee mogelijkheden:

1. Initiatief van de medewerker is begrijpelijk

Heeft een medewerker een goede reden om ontslag te nemen, dan is het initiatief van de medewerker begrijpelijk. Denk aan een medewerker die ergens anders gaat werken, fulltime voor de kinderen gaat zorgen of gaat emigreren. Je mag er op vertrouwen dat de werknemer weloverwogen het dienstverband beëindigd.

Vraag in dat geval aan de werknemer om een door hem ondertekende ontslagbrief waarin vermeld staat per wanneer hij de arbeidsovereenkomst opzegt (ontslag neemt).

Als je zeker bent van je zaak, ga dan naar stap 3. Heb je twijfels over het ontslagmotief van de werknemer, lees dan hieronder verder.

2. Initiatief van de medewerker is onbegrijpelijk

Zegt een werknemer onverwacht op? Is hij mogelijk psychisch in de war? Handelt hij wellicht uit schuldgevoel? Staat hij onder druk? Geeft hij aan dat het niet meer ziet zitten? Kent of realiseert de werknemer niet wat de gevolgen zijn van zijn eigen ontslag?

Herken je tenminste één van deze signalen? In dat geval is het initiatief van de werknemer om zelf ontslag te nemen, onbegrijpelijk. Je moet dan actief onderzoeken of jouw werknemer zijn dienstverband daadwerkelijk wil (en kan) opzeggen.

Onderzoeks- en informatieplicht

Je moet werknemer informeren over de consequenties van zijn ontslag zodat hij zich bewust is van eventuele risico's. Als hij geen nieuwe baan heeft, dan kan hij geen aanspraak maken op een WW-uitkering. Wijs de medewerker dan op het inschakelen van juridische hulp en bevestig dit in jouw bevestigingsbrief op het ontslag van de werknemer die is opgenomen in het e-book of eventueel los kunt downloaden.

Bezinking

In ruim 98% van de gevallen dat een werknemer zelf opzegt betreft het gelukkig een rechtmatige opzegging. Maar als je net te maken krijgt met een uitzondering zoals in het voorbeeld, dan heb jij als werkgever de bewijslast. Je zult dan alles in het werk moeten stellen om aan te tonen dat je voldaan hebt aan je onderzoeks- en informatieplicht. Dit leg je vast in de bevestigingsbrief ontslag werknemer.

Voorbeeld

Pieter is drie maanden ziek vanwege een burn-out. Hij zat al een tijd niet lekker in zijn vel, maar voelt zich nu enorm schuldig naar zijn werkgever Janssen. Onaangekondigd zegt Pieter het dienstverband op. Hij geeft aan iets totaal nieuws te willen gaan proberen.

Bij Janssen moeten alarmbellen gaan rinkelen. De gevolgen voor Pieter kunnen behoorlijk ingrijpend zijn. Janssen wijst Pieter daarom op de risico’s dat hij niet in aanmerking komt voor een WW-uitkering. Pieter geeft op zijn beurt aan dit te begrijpen en zegt nog wat spaargeld achter de hand te hebben. Deze reden is niet genoeg om aan te nemen dat een medewerker ontslag neemt zonder zich bewust te zijn van de risico’s. Janssen spreekt daarom met Pieter af dat hij een week bedenktijd krijgt om juridisch advies in te winnen.

De week is voorbij en Pieter heeft niets van zich laten horen. Werkgever Janssen heeft voldaan aan de onderzoeks- en informatieplicht en heeft Pieter op het inschakelen van juridisch advies gewezen. Meer kon hij niet doen.

Opzegging niet meer intrekken

Als een werknemer eenmaal rechtmatig (dus volgens de regels) zelf heeft opgezegd, dan is de opzegging een feit en kan hij de opzegging niet meer intrekken of wijzigen of daarop terugkomen. Dat komt doordat een opzegging een eenzijdige rechtshandeling is.

Ook als de opzegging onregelmatig is (dus niet helemaal volgens de regels), dan blijft de opzegging wel van kracht. Een werknemer wil zich dan niet houden aan de opzegtermijn. Je kunt in dat geval nog wel een schadevergoeding eisen, maar de opzegging blijft een feit. Het intrekken van de opzegging kan alleen als je daar als werkgever uitdrukkelijk mee instemt.

Stap 3. Duidelijke afspraken maken over de opzegtermijn

In de praktijk zijn er drie manieren voor de werknemer om zijn dienstverband op te zeggen:

1. Opzegging per direct in de proeftijd

In dat geval is de werknemer niet gebonden aan een opzegtermijn. Hij kan dus van de één op de andere dag laten weten dat hij ermee stopt. Hij moet dit schriftelijk bevestigen met een ontslagbrief. Vervolgens bevestig je in een bevestigingsbrief de ontvangst van zijn brief en geef je aan dat je akkoord gaat met zijn opzegging in de proeftijd.

Maar als de werknemer (net) na de proeftijd opzegt, dan moet je normaliter de overeengekomen opzegtermijn in acht nemen (zie optie 2). In de praktijk komt een opzegging in de proeftijd zelden voor omdat dit zeer risicovol is voor de werknemer. 

2. Opzegging met inachtneming van de opzegtermijn

Als er in de arbeidsovereenkomst (met tussentijds opzegbeding) of in de CAO geen opzegtermijn is opgenomen, dan geldt een wettelijke opzegtermijn van één maand. De werknemer kan dan tegen het einde van de kalendermaand opzeggen. Pas dan begint de opzegtermijn te lopen.

Voorbeeld

Jan zegt zijn dienstverband bij werkgever Klaassens op. Hij doet dit op 29 maart. Er geldt een wettelijke opzegtermijn van één maand. De opzegtermijn loopt dan vanaf het einde van de maand (maart) en betekent dat het dienstverband van Jan bij Klaassens eindigt op 30 april. Ook als Jan op 1 maart had opgezegd, dan was 30 april Jan’s laatste werkdag.

Zorg er in ieder geval voor dat de werknemer zijn ontslag schriftelijk bevestigd (anders is het lastig bewijzen). Download eventueel de ontslagbrief met dringende reden of de ontslagbrief zonder dringende reden als de werknemer niet weet hoe hij zo’n brief schrijft. 

De gefixeerde schadevergoeding hoef je dus niet te bewijzen en kan bij de eindafrekening verrekend worden. Je moet de werknemer hier wel meteen op wijzen. Blijft hij bij zijn standpunt en houdt hij zich dus niet aan de geldende opzegtermijn, dan bevestig je dit in een ontslagbevestiging onregelmatige opzegging.

Krijg je hier geen reactie op, dan kun je tot verrekening/vordering overgaan. Je verrekent dan zijn periode dat hij niet gewerkt heeft met het restant aan nog te betalen loon, vakantietoeslag en opgebouwde verlofuren. Daar kom je mogelijk al een eind mee. Het overige restant kun je eventueel op de werknemer vorderen.

Voorbeeld

Ronnie zegt op 25 februari zijn dienstverband op bij Van Hulst BV en wil per 1 maart uit dienst. Zijn opzegtermijn is 1 maand en betekent dit Ronnie niet eerder dan 1 april uit dienst is. Van Hulst BV houdt Ronnie aan zijn contract en bevestigt dit schriftelijk, maar desondanks verschijnt Ronnie vanaf 1 maart niet meer op zijn werk. Het staat Van Hulst vrij om bij Ronnie een schadevergoeding te vorderen die gelijk is aan het loon dat hij van 1 maart tot 1 april had verdiend (één maandsalaris).

Lees in het e-book wat je moet doen bij een onregelmatige opzegging. Gebruik hierbij de bevestigingsbrief ontslag werknemer, ontslagbevestiging onregelmatige opzegging of de ontslagbevestiging overleg over onregelmatige opzegging.

Niets te verrekenen?

Realiseer je dat het starten van een gerechtelijke procedure weinig zin heeft als een werknemer niet instemt met de schadevergoeding en je niets kunt verrekenen. Denk aan een opzegging in mei net na de betaling van het vakantiegeld.

De kosten voor een gerechtelijke procedure liggen hoger dan wat je van de werknemer tegoed hebt. Je kunt dan beter afspreken dat de werknemer nog doorwerkt tot er een tijdelijke vervanger is gevonden (via het uitzendbureau) en/of er een goede overdracht heeft plaatsgevonden en dat daarna het dienstverband eindigt.

Stap 4. Verdere afhandeling van het ontslag

Is de eventuele bedenktermijn voorbij? Dan is het tijd om de eindafrekening voor te bereiden en het ontslag schriftelijk te bevestigen.

De werknemer uit dienst melden? Lees de checklist uitdiensttreding of het stappenplan hoe je het ontslag verder moet afhandelen.