Inhoud personeelsdossier

Functionerings- en beoordelingsverslagen

Verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken hoef je niet in een personeelsdossier op te nemen. Deze verslagen kun je ook apart bewaren (bij de direct-leidinggevende). Deze verslagen dienen namelijk een specifiek doel en vallen daardoor niet automatisch onder het dossier.

Het is overigens zeker aan te bevelen om deze gegevens (ook) op te bergen in het personeelsdossier. Bij een (gedwongen) vertrek van de leidinggevende komt het al te vaak voor dat er geen overdracht plaatsvindt en zijn dossiers na maanden in de kast te hebben gelegen, alsnog worden vernietigd.  

Functiescheiding

Je moet er niet aan denken dat je een frauderende boekhouder of secretaresse in dienst hebt die zowel de personeels- en administratie voert en ook de uitbetaling voor zijn of haar (eigen) rekening neemt. Dit voorkomen?  Door taken, bevoegdheden en  verantwoordelijkheden binnen functies te verdelen, maak je het moeilijker om ongezien fraude te plagen. Dit noem je functiescheiding.

Zo doet de leidinggevende of jijzelf de controle van de loonbetaling met hulp van een zgn. mutatielijst (ook wel standenregister genoemd). Je ziet dan precies welke wijzigingen er afgelopen periode in het salaris hebben plaatsgevonden vergeleken met de vorige loonbetaling. Deze wijzigingen zijn netjes gedocumenteerd in het personeelsdossier.

AVG

Als werkgever leg je gegevens van individuele medewerkers vast. Dit doe je in het personeelsdossier. In de Algemene Verordening in gegevensbescherming (kortaf de AVG, ofwel de privacywet) staan voorwaarden waar een personeelsdossier aan moet Voldoen. De gratis AVG checklist personeelsdossier en bewaartermijnen is een handig hulpmiddel. Je krijgt daarbij ook de belangrijkste tips voor het beheren van een dossier.

Zo mag je bijvoorbeeld niet meer informatie in het personeelsdossier opnemen dan noodzakelijk is. Deze gegevens moeten ook relevant zijn. Medische informatie mag alleen in het dossier worden opgenomen als dit belangrijk is voor het functioneren. Denk aan het gebruik van medicijnen die de rijvaardigheid van een heftruckchauffeur kunnen verminderen.

Je moet de personeelsgegevens ook beschermen omdat deze privégegevens bevat. Dit betekent onder meer dat je de dossiers veilig moet opbergen op een plaats waar niet iedereen zomaar bij kan. Zorg er in ieder geval voor dat deze plaats afgesloten is en dat alleen een aantal daarvoor bevoegde mensen een sleutel hebben van de kamer en van de kasten. Voor deze personen geldt bovendien een geheimhoudingsplicht.

Ook voor het digitaal opslaan van personeelsgegevens gelden strenge regels. Zo moet je er voor zorgen dat deze goed beveiligd zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan firewalls als beveiligingsmaatregel wanneer het personeelsinformatiesysteem gekoppeld is aan het internet. Ook mogen er net als bij het papieren dossier slechts een beperkt aantal bevoegde mensen toegang hebben tot het digitale dossier.

Een werknemer heeft recht op inzage en mag zelfs een kopie van zijn personeelsdossier opvragen. Interne memo’s of notities die persoonlijke gedachten bevatten hoef je dan overigens niet te laten zien. Deze zijn bedoeld voor intern overleg en beraad.

Bewaartermijn inhoud personeelsdossier

Tijdens het dienstverband en na de uitdiensttreding zijn wettelijke bewaartermijnen van toepassing. Dat hangt af van het soort gegevens. Je bent wettelijk verplicht sommige gegevens uit de personeelsdossier voor een bepaalde tijd te bewaren. Hieronder vind je de bewaartermijnen van de meest voorkomende dossierstukken. Je kunt eventueel ook de gratis checklist downloaden voor een volledig overzicht

Zo moet je gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn, zeven jaar bewaren nadat een werknemer uit dienst is. Voor loonbelastingverklaringen en een kopie van een identiteitsbewijs geldt een bewaartermijn van  vijf jaar na het einde van een dienstverband bewaren.

Voor sommige gegevens uit het personeelsdossier bestaan geen wettelijke bewaartermijnen. Voor die gegevens geldt over het algemeen een bewaartermijn van twee jaar nadat het dienstverband is beëindigd.

Zijn de gegevens al eerder niet meer nodig? Dan moet je deze direct verwijderen. Voorbeelden van dit soort gegevens zijn: functionerings- en beoordelingsgespreksverslagen, arbeidsovereenkomsten en wijzigingen hierin, correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag, afspraken over werkzaamheden voor de ondernemingsraad, getuigschriften en administratieve verzuimgegevens.

Je mag gegevens van (ex-)werknemers langer bewaren als er een arbeidsconflict is (geweest) of als er een rechtszaak loopt.