Het zal je niet verbazen: een werknemer in loondienst kost je meer dan alleen het maandelijkse brutoloon. Denk hierbij aan vakantietoeslag, pensioen en verplichte premies en bijdragen. Dit komt ongeveer neer op ongeveer nog eens extra 25 tot 35 procent boven op het afgesproken brutosalaris. Dit hangt af van de CAO en individuele arbeidsvoorwaarden.
Er zijn vier soorten personeelskosten:
- directe loonkosten
- indirecte loonkosten
- vergoedingen en verstrekkingen (overige personeelskosten)
- verplichte premies, bijdragen en eindheffing
Directe loonkosten
De directe loonkosten vormen het grootste deel van de totale personeelskosten.
Voorbeelden zijn:
- Bruto salaris
- Toeslagen
- Vakantietoeslag
- Bonus
- Winstuitkering
Het salaris mag in ieder geval niet lager zijn dan het wettelijk minimumloon. De directe loonkosten vallen meestal hoger uit wanneer er een cao van toepassing is. De afspraken in cao’s zijn in meestal gunstiger dan het minimumloon. Een cao is onder andere verplicht als de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) deze algemeen verbindend verklaart.
Indirecte loonkosten
De indirecte loonkosten zijn niet standaard en ook niet altijd gerelateerd aan de situatie van individuele werknemers. Dit betreffen voornamelijk secundaire arbeidsvoorwaarden voor een werknemer.
Voorbeelden zijn:
- Pensioen
- Onkostenvergoeding (onderbouwd)
- Leaseauto voor privé gebruik
- Reiskosten woon-werkverkeer (tot 0,19 per kilometer)
De indirecte loonkosten bepaal je meestal zelf als er geen CAO van toepassing is. Zo mag je er zelf voor kiezen om wel of geen pensioenregeling aan te bieden.
Overige personeelskosten
De derde categorie personeelskosten zijn vergoedingen en verstrekkingen uit de WKR 2015 en vallen binnen de vrije / forfaitaire ruimte van 1,2%. Deze kosten kun je fiscaal vriendelijk aan je werknemer vergoeden als deze in dienst staan om zijn werk naar behoren uit te kunnen voeren.
Denk hierbij bijvoorbeeld aan:
- Apparatuur, gereedschappen en instrumenten voor gebruik thuis
- Internet en vergelijkbare communicatiemiddelen thuis
- Werkruimte bij de werknemer thuis
- Maaltijden op de werkplek;
- Bedrijfsfitness (om fit te blijven)
- Personeelsfeesten, personeelsreizen en soortgelijke personeelsactiviteiten
- Kerstpakketten en andere kleine geschenken
Verplichte premies, bijdragen en eindheffing
Nederland kent volksverzekeringen (waarop iedereen recht heeft) en werknemersverzekeringen (waarop werkenden of uitkeringsgerechtigden recht hebben). Je draagt verplichte loonheffingen af aan de Belastingdienst.
Deze loonheffingen zijn onder meer:
- Loonbelasting
- Premies werknemersverzekeringen (WW, WIA/WAO en WAZO)
- Premie volksverzekeringen (AOW, AWBZ en ANW)
- Inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet
- Nieuw is de eindheffing van 80% als je het WKR-budget van 1,2% van de totale fiscale loonsom overschrijdt. Dit is zeker niet altijd noodzakelijk. Je kunt de vergoedingen en verstrekkingen die boven het budget komen, altijd nog bruteren en als loon uitbetalen. Hier betaal je dan loonbelasting over, maar dit is nog altijd minder dan de 80% eindheffing.
Verzekeringen voor personeel
Als je personeel in loondienst hebt, dan neemt dit automatisch risico’s met zich mee. Er zijn verschillende verzekeringen om personeelsrisico's af te dekken. De verzekeringen kun je afsluiten voor je personeel waarbij jezelf de premie voor je rekening neemt. Denk hierbij aan de aansprakelijkheidsverzekering voor je personeel. Het is ook mogelijk dat je de verzekeringen aanbiedt aan je werknemers en zij daar een (gedeeltelijke) premie voor betalen.
- Verzuimverzekering
- Collectieve zorgverzekering
- Aansprakelijkheidsverzekering voor personeel
- ANW-hiaatverzekering
- Collectieve ongevallenverzekering
Tips om kosten te besparen op personeel
Er zijn altijd mogelijkheden om te besparen op loon- en personeelskosten. Dit is ook afhankelijk van de afspraken die je hebt gemaakt in de arbeidsovereenkomst. Zo werkt een eenzijdig wijzigingsbeding zeker in je voordeel als het aankomt op het aanpassen van arbeidsvoorwaarden.
Uiteraard kun je ook een beroep doen op de medewerking van je werknemers. Zeker in onzekere tijden zullen zij maar al te graag instemmen met een (tijdelijke) loonsverlaging. Het alternatief is het laten vervallen van arbeidsplaatsen. De Personeelsman helpt je met het in kaart brengen van deze en andere kostenbesparende mogelijkheden. Dit doen wij in een project bijvoorbeeld samen met de financiële man.
Vragen of hulp nodig?
Wij helpen bedrijven bij het in kaart brengen van kosten en mogelijkheden van personeel. Dat doen wij in een persoonlijk gesprek. Informeer naar de mogelijkheden.
Wat kost een werknemer – bijgewerkt op 1 januari 2021