Pensioenplicht werkgever

Wat je zeker moet weten over pensioenplicht werkgever 

Een pensioenregeling voorziet in uitkeringen voor de werknemer of zijn nabestaanden bij ouderdom, arbeidsongeschiktheid of overlijden. Pensioen is de belangrijkste arbeidsvoorwaarde voor werknemers. 90% van de werknemers heeft een pensioenregeling. Maar voor werkgevers is het ook de duurste arbeidsvoorwaarde na het brutoloon. Een pensioenregeling is niet verplicht, maar niet als je dit verplicht bent vanuit de CAO of een verplicht gesteld bedrijfstakpensioenfonds. Lees meer over de pensioenplicht werkgever.

Wat je echt moet weten over pensioen

1. Iedereen die 50 jaar voor het bereiken van de AOW-leeftijd in Nederland heeft gewoond krijgt op de AOW-leeftijd basispensioen (AOW) en is 70% van minimumloon. De AOW-uitkering is een minimumuitkering. Voor veel werknemers is dat niet genoeg om de levensstandaard van vóór de pensioendatum te houden.
2. Het ouderdomspensioen is een inkomensvoorziening voor de werknemer vanaf de pensioenleeftijd tot het overlijden, maar kan ook zorgen voor inkomen bij arbeidsongeschiktheid en een uitkering aan achterblijvende partners en wezen. 
3. Je bent niet verplicht een pensioenregeling aan te bieden, maar niet als je dit verplicht bent vanuit de CAO of een verplicht gesteld bedrijfstakpensioenfonds. 
4. Als je een nieuwe werknemer niet binnen een maand informeert over wel of niet een pensioenregeling, geldt dat deze werknemer automatisch deelneemt aan de pensioenregeling. Je mag wel een wachttijd voor het ouderdomspensioen van maximaal twee maanden hanteren.
5. Als je een bepaalde groep uitsluit van pensioen (bijvoorbeeld parttimers), terwijl een andere groep (bijvoorbeeld fulltimers) wel mag deelnemen, dan kan de uitgesloten groep daar protest aantekenen en wordt vaak in het gelijk gesteld op grond van de Wet Gelijke behandeling.
6. Er zijn drie pensioensystemen: eindloonregeling, middelloonregeling en het beschikbare premiesysteem:
   
   a) bij een eindloonregeling is het pensioen gebaseerd op het laatstverdiende salaris;
   
   b) bij een middelloonregeling is het pensioen gebaseerd op het gemiddeld verdiende salaris tijdens het dienstverband;
   
   c) bij een beschikbarepremieregeling staat alleen de hoogte van de premie vast. Je weet dan precies wat het kost.
   
   
7. Je kunt zelf bepalen hoeveel pensioenpremie je de werknemers laat bijdragen. De pensioenleeftijd gaat vanaf 1 januari 2014 naar 67 jaar. De duur van de premiebetalingen neemt hierdoor toe en kan dus over een langere periode worden uitgesmeerd. Voor pensioenregelingen is nu wettelijk bepaald dat werknemers vanaf hun 21ste pensioen opbouwen (was vroeger 25 jaar). Jonger mag, ouder niet. Als je de ingangsdatum van het pensioen wilt uitstellen mag dat tot uiterlijk vijf jaar na de AOW-leeftijd.
8. Over pensioenaanspraken die een werknemer opbouwt hou je nog geen loonbelasting in. Dit gebeurt pas als het pensioen wordt uitgekeerd.
9. Het is onder voorwaarden mogelijk om een pensioenregeling met of zonder instemming van werknemers te wijzigen.
10. Er is sprake van een informatieplicht. Met een startbrief informeert de pensioenuitvoerder in duidelijke en begrijpelijke taal de werknemer over de pensioenregeling. Het Uniform Pensioenoverzicht (afgekort UPO) geeft deelnemers jaarlijks inzicht in het huidige en toekomstige pensioen van zichzelf en nabestaanden. Elke werknemer met een DigiD kan op www.mijnpensioenoverzicht.nl zien hoeveel pensioen hij heeft opgebouwd.

Informatie over pensioenregelingen

Wat is pensioen?

Pensioen is de afspraak tussen een werkgever en een werknemer over

Wat is de uitvoeringsovereenkomst en het pensioenreglement?

Wanneer een pensioenovereenkomst is gesloten, dan ben je als werkgever verplicht om de uitvoering van de pensioenovereenkomst onder te brengen bij een pensioenuitvoerder. Dat kan zijn een verzekeraar, premiepensioeninstelling, ondernemings- of bedrijfstakpensioenfonds.

Pensioenovereenkomsten kennen vaak een lange looptijd. Gedurende deze looptijd moet de pensioenregeling regelmatig worden aangepast aan veranderingen in wetgeving of veranderingen in de financieringsmogelijkheden van de pensioenregeling.

Om het aanpassen te vergemakkelijken, bouw je als werkgever allerlei voorbehouden in, bijvoorbeeld dat je bij wijzigingen in wetgeving gerechtigd is tot verandering van de pensioenregeling, of dat je de betaling van zijn deel van de premie kan verminderen, stopzetten of opschorten als sprake is van een ingrijpende wijziging van omstandigheden. Laat je hierover goed voorlichten door je pensioenadviseur.

Het is in de praktijk ondoenlijk alle afspraken over het pensioen en alle wijzigingen steeds in de arbeidsovereenkomsten met de werknemer vast te leggen. Beter is deze afspraken op te nemen in een pensioenreglement. Dit is een document dat door de pensioenuitvoerder is opgesteld en dat de verhouding tussen de werknemer en de pensioenuitvoerder regelt.

Is een pensioenregeling verplicht (pensioenplicht werkgever)?

De hoofdregel is dat een werkgever in Nederland niet verplicht is om een pensioenregeling te treffen. Op die hoofdregel bestaan onderstaande 4 belangrijke uitzonderingen waardoor veel be-drijven in Nederland een pensioenregeling hebben:

1. Verplichte deelneming: op grond van de Wet verplichte deelneming in een bedrijfstakpensioen-fonds (2000) kunnen werkgevers- en werknemersorganisaties in een bepaalde bedrijfstak de minister verzoeken om deelname aan een pensioenregeling voor alle werknemers in die bedrijfstak verplicht te stellen. Dit is al in zeer veel bedrijfstakken aan de orde. Als werkgever kun je je niet aan deze verplichting onttrekken.
2. Tijdig informeren: in de Pensioenwet is bepaald dat je je werknemer binnen een maand na aanvang van zijn werkzaamheden moet meedelen dat je een pensioenovereenkomst afsluit. Laat je deze mededeling na, terwijl andere collega's wel een pensioenregeling bij jou hebben, dan geldt dat deze nieuwe werknemer ook deelneemt aan de pensioenregeling zoals die voor de groep collega-werknemers van toepassing is.
   
3. Gelijke behandeling: de verplichting om een pensioenregeling aan werknemers aan te bieden kan zijn ingegeven door Europese en Nederlandse regels van gelijke behandeling. Pensioen is een arbeidsvoorwaarde. Als je een bepaalde groep uitsluit van pensioen (bijvoorbeeld parttimers), terwijl een andere groep (bijvoorbeeld fulltimers) wel mag deelnemen, dan kan de uitgesloten groep daar protest aantekenen.
4. Bij overgang van onderneming: als werknemers die overgaan naar de nieuwe verkrijgende werkgever geen deelnemer waren in een pensioenregeling, terwijl de verkrijgende werkgever zelf wel een pensioenregeling heeft, dan is die verkrijgende werkgever verplicht om zijn pensioenregeling aan te bieden aan de groep overgenomen werknemers.
   
   Omgekeerd kan het mogelijk zijn dat overgenomen werknemers deelnemer waren in een pensioenregeling terwijl de verkrijgende werkgever geen pensioenregeling kent. In dat geval is de verkrijgende werkgever verplicht om de pensioenregeling van de overgenomen werknemers voort te zetten.

Kun je een pensioenregeling zomaar wijzigen?

Op hoofdlijnen komt het er op neer dat pensioen een arbeidsvoorwaarde is en wijziging van de pensioenregeling is dus eigenlijk gewoon een wijziging van een arbeidsvoorwaarde. En daar gelden bepaalde spelregels voor, zeker als een werkgever de pensioenovereenkomst zonder instemming van de werknemers of vakbonden (dus eenzijdig) wilt wijzigen.

Allereerst kijk je of er in de pensioenovereenkomst een eenzijdig wijzigingsbeding is opgenomen. Dit is toegestaan. Een werkgever kan alleen een beroep doen op een eenzijdig wijzigingsbeding als hij een zo zwaarwichtig belang heeft dat het belang van de werknemer bij ongewijzigde instandhouding van de pensioenovereenkomst, daarvoor moet wijken. Als er geen eenzijdig wijzigingsbeding in de pensioenovereenkomst is opgenomen, dan is een eenzijdige wijziging op basis van goed werkgeverschap – werknemerschap denkbaar.

Als je er voor hebt gekozen om de uitvoering van de pensioenovereenkomst onder te brengen bij een verzekeraar, dan is de wijziging van de pensioenovereenkomst voorafgaand instemming van de ondernemingsraad (kortaf OR) noodzakelijk.

Stemt de OR niet in met de wijziging en je wilt deze toch realiseren, dan zul je de kantonrechter om vervangende instemming moeten verzoeken. Instemming van de ondernemingsraad betekent niet dat de werknemers ook hun instemming hebben gegeven. In de praktijk blijken werknemers echter vaak de opstelling van de ondernemingsraad te volgen.

Een werkgever kan de pensioenovereenkomst aanpassen met instemming van de oorspronkelijke contractpartij. Dat kan de individuele werknemer zijn, maar ook bijvoorbeeld een vakbond.

Waardeoverdracht

Er kunnen zich situaties voordoen waarbij de deelname van een werknemer in een pensioenregeling stopt en in een andere pensioenregeling begint. De meest voorkomende situatie is dat een werknemer van werkgever wisselt en deelnemer wordt in de pensioenregeling van zijn nieuwe werkgever. In deze situatie kan het voor de werknemer voordelig zijn om al zijn pensioenaanspraken bij de nieuwe pensioenuitvoerder onder te brengen.

Omdat pensioenaanspraken een bepaalde waarde vertegenwoordigen bestaat de mogelijkheid om de waarde van deze aanspraken over te dragen naar de nieuwe pensioenuitvoerder. Dit heet waardeoverdracht en is een wettelijk recht. Wil de werknemer dit recht uitoefenen, dan moet hij wel aan bepaalde voorwaarden voldoen, zoals de verplichting om binnen een bepaalde tijd het verzoek tot waardeoverdracht in te dienen.

Een andere situatie waarbij waardeoverdracht aan de orde kan komen, is als de werkgever van de ene pensioenuitvoerder overstapt naar een andere uitvoerder. In een dergelijk geval kan de werkgever een verzoek indienen voor collectieve waardeoverdracht.

Tips

Cao's moeten beoordeeld worden en, indien nodig, aangepast worden aan de nieuwe AOW-leeftijd. Als je dan verwijst naar de betreffende CAO is er geen probleem. Maar wat als dit niet (nog) goed geregeld is in de Cao of er geen Cao van toepassing is? Controleer de arbeidsovereenkomsten van je werknemers op de nieuwe AOW-gerechtigde leeftijd en pas deze mogelijk aan. De Personeelsman helpt je hier bij met de controle arbeidsovereenkomst.

Breng voor in kaart wat er aan pensioenwijzigingen op je bedrijf afkomt en in formeer tijdig je werknemers. Neem een goede adviseur in de arm. Vanwege de complexiteit van pensioen en de zekerheid doe een werkgever nodig heeft over de kosten van pensioen en de beheersing daarvan, is het van belang een goede en gespecialiseerde adviseer in te schakelen.

Bedenk daarbij dat als de adviseur optreedt als verzekeringstussenpersoon, die adviseur ook een zeker eigen belang kan hebben bij de verstrekte adviezen. Vraag om een second opinon bij twijfel over verstrekte adviezen. Ook de adviseur kan het bij het verkeerde eind hebben. Blijf zelf dus zeer alert en vraag bij twijfel een second opinion.

Pensioenadministratie en informatieplicht

In het verleden was pensioen een wazig iets. Daar is door de Pensioenwet duidelijk verandering in gekomen. Zo is er nu de informatieplicht voor werkgever en pensioenuitvoerder. Met een startbrief informeert de pensioenuitvoerder in duidelijke en begrijpelijke taal de werknemer over de pensioenregeling. Het Uniform Pensioenoverzicht (afgekort UPO) geeft deelnemers jaarlijks inzicht in het huidige en toekomstige pensioen van zichzelf en nabestaanden. Elke werknemer met een DigiD kan op www.mijnpensioenoverzicht.nl zien hoeveel pensioen hij heeft opgebouwd.

Wat zijn de belangrijkste verplichtingen van de werkgever?

Hieronder vind je de belangrijkste verplichtingen opgesomd waarbij onderscheid is gemaakt tussen de verplichtingen richting de werknemer, en de verplichtingen richting de pensioenuitvoerder.

Richting de werknemer:

1. Wel of geen deelname: binnen een maand na aanvang van het dienstverband laat je weten of de werknemer wel of niet deelneemt aan de pensioenregeling. Informeer de werknemer zorgvuldig als je voor hem geen pensioenovereenkomst afsluit.
2. Startbrief: je zorgt ervoor dat de werknemer binnen drie maanden na het sluiten van de pensioenovereenkomst een startbrief van de pensioenuitvoerder ontvangt. Hierin staat - in begrijpelijke taal - uitleg over de belangrijkste aspecten van de pensioenregeling.
3. Nakomen van de pensioenovereenkomst: pensioen is een financiële arbeidsvoorwaarde. Omdat je de uitvoering ervan onderbrengt bij een pensioenuitvoerder, zul je in de praktijk op regelmatige basis moeten controleren of de pensioenuitvoerder de pensioenovereenkomst correct nakomt.
4. Informatieplicht: je informeert de werknemer aan de ene kant bij belangrijke wijzigingen en wijst hem op eventuele voorbehouden of bijzondere onderwerpen (bijvoorbeeld de toeslagverlening) die in de pensioenovereenkomst zijn opgenomen.
   
   Tip: leg alle correspondentie vast in een pensioendossier. Een werknemer kan dan later niet zeggen dat hij van niets wist waardoor je mogelijk kostbare wijzigingen moet aanbrengen.

Richting de pensioenuitvoerder:

1. Informatieplicht: je moet de pensioenuitvoerder alle informatie verstrekken die hij nodig heeft om de pensioenovereenkomst goed uit te kunnen voeren. Hierbij denk je niet alleen aan informatie als datum in dienst, geboortedatum, salaris, maar ook aan gegevens als wijzigingen in de burgerlijke staat en gezinssamenstelling. Vervolgens kan hij aan de slag met de toezending van een uniform pensioenoverzicht ("UPO"), de startbrief en het pensioenreglement. Ook verzorgen zij vaak de correspondentie bij vragen van een werknemer.
2. Tijdige en correcte betaling van de premie: je zorgt er voor dat je de pensioenafdrachten tijdig overmaakt aan de pensioenuitvoerder. Dit kan anders leiden tot onnodige boetes of erger stopzetting van de pensioenovereenkomst.

Tips

Informeer duidelijk over het pensioen. Ook al er geen pensioenregeling is, of als de pensioenregeling voorziet in beperkte opbouw, of als in bijzondere voorbehouden of bepalingen in de pensioenovereenkomst zijn opgenomen, is het goed daar duidelijk over te zijn. In de arbeidsverhoudingen komt onduidelijkheid vaak voor rekening van degene die bij het opstellen van documenten onduidelijk is geweest (en de opsteller is meestal de werkgever). Als je het zelf niet weet, informeer dan vooral niet, maar laat je daarbij (goed) adviseren.

Hou een algemeen dossier en individuele dossiers bij over het pensioen. Een conflict over pensioen kan pas na jaren de kop op steken, of zelfs nadat de werknemer is overleden (dit laatste betreft het nabestaandenpensioen). Het is dan van belang de volledige historie over de afspraken met deze werknemer te kunnen laten zien. Met die historie alleen is men er echter vaak nog niet omdat brieven e.d. vaak weer verwijzen naar (oude) reglementen en/of verzekeringsovereenkomsten. Zorg dus ook dat er een zeer lang lopend dossier beschikbaar is waarin al deze afspraken, en de uitvoeringsovereenkomsten met de uitvoerders, zijn opgenomen.

Houd – zeker bij wijzigingen – altijd het pensioendossier strak in de hand. Bij wijzigingen in de pensioenregeling kan door de tijd heen een (welhaast) kleine administratieve chaos zijn ontstaan. Dit kan alleen voorkomen worden door het pensioendossier steeds goed in de hand te houden. Zorg daarbij voor een goede informatieverstrekking richting de werknemers: anders denken zij dat er afbreuk aan hun pensioen wordt gedaan.