Werving en selectie is het zoeken en vinden (de zgn. werving) en het kiezen (de zgn. selectie) van geschikte kandidaten voor een vaste of tijdelijke baan bij jouw bedrijf. Om meerdere redenen is het aantrekken van de juiste medewerker heel belangrijk.
Allereerst is het binnenhalen van goed personeel een belangrijke onderscheidende factor in vergelijking met je concurrenten. Als je goede medewerkers op de juiste posities zet en daar een winners-team van kunt smeden, belooft dat veel goeds voor je bedrijf.
Bij het aantrekken van personeel is arbeidsmarktcommunicatie belangrijk. De manier van werving selectie van personeel bepaalt het gezicht en uitstraling van jouw bedrijf naar buiten toe. Heb je een goed werkgeversimago zodat talenten voor jouw bedrijf willen werken? Je hebt dan keuze uit de beste kandidaten (A-werknemers, maar daarover later meer). Heb je dat niet, dan is het vaak kiezen uit de mist-slechte toekomstige werknemers.
De concurrentiestrijd tussen bedrijven betreft dus ook het beschikbare talent op de arbeidsmarkt. De laatste jaren onderkennen ook kleinere bedrijven het belang van het hebben van een goed werkgeversimago.
Alle reden om het werving & selectietraject met grote zorgvuldigheid uit te voeren. Hoe dit in zijn werk gaat lees je in de verkorte versie van het stappenplan. De volledige versie vind je terug in het binnenkort te verschijnen e-book aannemen van personeel waarbij je in zes stappen de juiste kandidaat voor je vacature binnenhaalt.
Stap 1. Werving selectie: (voor) uitkijken met personeel!
Veel ondernemers slaan deze stap over met als excuus: te ingewikkeld, kost te veel tijd of is niet nodig. Op een rustig moment of op een regenachtige zondag is een personeelsplan met daarin een personeelsplanning voor de komende twee tot drie jaar echter snel gemaakt.
Verdeel je personeel in categorieën
Vraag je hierbij af: waar wil ik met mijn bedrijf over een paar jaar staan? Maak een indeling van je personeel met een 10-80-10% verhouding als uitgangspunt:
A-categorie
Ook wel ‘werkondernemers’ genoemd. Dit zijn excellerende medewerkers, met een goede mix van talent en doorzettingsvermogen. Zij genieten blindelings vertrouwen. Deze A-werknemers zijn ongeveer 10% van je bedrijf.
B-categorie
Dit zijn ‘werknemers’ die vrijwel altijd voldoende tot goed functioneren. Het is de middenmoot (80%) maar fungeren met hun kennis, vaardigheden en inzet als 'diesels' van je organisatie. Waak er voor dat de B-werknemer niet afzakt naar de C-categorie. Geef daarom aandacht en blijf motiveren. Dan doen ze graag wat ze moeten doen. En dat doen ze over het algemeen goed.
C-categorie
Dit zijn ‘nemers’ die geen energie geven, maar deze bij je 'wegnemen'. Het is vaak een klein deel van je bedrijf (10%), maar kost meer dan dat zij opbrengen. Zijn over het algemeen meer van de rechten dan van de plichten. Deze medewerkers hebben een negatieve uitstraling naar collega’s die dit na verloop van tijd overnemen. Kijk daarvoor uit. Dit kost je klanten.
Personeelsplan
Het is geen hogere wiskunde, dus maak het zeker niet te moeilijk. Door de personeelsbehoefte (wat heb ik nodig voor de toekomst) en werkaanbod (wat heb ik nu beschikbaar aan werknemers) aan elkaar te koppelen kom je al een heel eind.
Hierbij hou je rekening met een kortetermijnplanning (vakantie, seizoensinvloeden) en een langetermijnplanning (2-3 jaar). Hou ook rekening met promotie, pensioen, verwacht verloop of een toekomstige uitbreiding van het personeelsbestand etc. Ook ben je je enigszins bewust van externe factoren zoals arbeidsmarktkrapte en een economische recessie.
In een personeelsplanningstool zijn deze en meer factoren opgenomen en bereken je snel in Excel je personeelsbehoefte en werkaanbod met vaste of flexibele arbeidscontracten. Stel ieder jaar het personeelsplan en ieder kwartaal de planning bij.
De Personeelsman maakt deze tool graag voor jouw bedrijf op maat. Het op maat maken en implementeren van een personeelsplanningstool is één van de projecten die de Personeelsman aanbiedt. Neem desgewenst contact op voor de mogelijkheden.
Stap 2. De voorbereiding: bezint eer gij begint
Er is een vacature. Je hebt mogelijk het personeelsplan met de personeelsplanning uit stap 1 ingevuld en ziet sterk wisselende patronen in werkaanbod. In de zomer heb je meer werknemers nodig dan bijvoorbeeld in de winter. Ook kun je behoefte hebben aan expertise die tijdelijk is, zoals bijvoorbeeld een IT-klus. Je overweegt om de nieuwe werknemer aan te nemen via een flexibel contract.
Bij het inlenen van flexibel personeel moet je evenals bij het aannemen van vast personeel goed beseffen dat hier formaliteiten bij komen kijken. Bij bijvoorbeeld uitzendkrachten betaal je alleen de factuur voor de gewerkte uren, maar blijft altijd aansprakelijk voor de arbeidsomstandigheden.
Bij het inhuren van een ZZP'er moet je kunnen aantonen dat er geen gezagsverhouding is. Hier zijn standaardovereenkomsten voor die je vindt op de website van de Belastingdienst.
Twee belangrijke vragen
Denk dan ook goed na welke vorm het best bij jouw bedrijf past. Onderstaande twee vragen helpen je de keuze te vergemakkelijken.
1. Waarom zou ik flexibel personeel inhuren?
Je kunt op veel verschillende manieren werknemers in je bedrijf aan de slag laten gaan. De ene manier is duurder, de ander flexibeler, de volgende biedt meer mogelijkheden om goedkoper van personeel af te komen en de ander brengt een hoger risico met zich mee. Uiteindelijk hangt het van je wensen, voorkeuren en mogelijkheden af wat voor jou het meest interessant is.
Een goede voorbereiding is het halve werk. Het is belangrijk om helder te hebben waarom je een nieuwe medewerker nodig hebt. Stel jezelf daarom de volgende vragen:
- Betreft het een structurele of tijdelijke invulling? Ofwel ga je iemand aannemen met (uitzicht op) een vast contract of is het echt tijdelijk voor het opvangen van pieken en dalen?
- Gaat de nieuwe persoon iemand opvolgen of vervangen?
- Is het een nieuwe functie in het bedrijf en is er een functiebeschrijving?
- Is er misschien een alternatief voor het aannemen van nieuw personeel? Denk bijvoorbeeld aan stagiaires.
- Zijn er subsidiemogelijkheden?
2. Wat past het best bij mijn vacature?
Om een goede keuze te kunnen maken tussen de verschillende soorten flexibele arbeidscontracten, kijk je eerst welke soort flexibiliteit nodig is voor jouw vacature:
- Wil je dat je nieuwe werknemer zich bindt aan je bedrijf, dus voor langere tijd? Kies dan een contract voor bepaalde tijd. Een werknemer een contract aanbieden is bijna altijd goedkoper dan iemand via een uitzendbureau, payrollbedrijf of detacheringsbureau in te huren.
- Heb je een afwisselend aanbod van werkzaamheden zonder vast patroon, met pieken en dalen? Dan is een nuluren-, een min/max contract of een uitzendovereenkomst interessant.
- Wil je de omvang van je vaste personeel zo laag mogelijk houden en deze snel willen kunnen afschakelen als je geen werk meer hebt? Kies dan voor personeel van buiten zoals een uitzendkracht, freelancer/zzp-er of een detachering via een inleencontract.
Deze en nog meer aspecten waarover moet zijn nagedacht voordat je werkelijke aan een werving- en selectietraject begint, vind je terug in het nog te verschijnen e-book pakket. Dit bespaart je veel ergernis en geld.
- Geen zin of tijd om een functiebeschrijving of een personeelsplan(ning) te maken? De Personeelsman maakt deze op maat voor ieder bedrijf. Informeer naar de mogelijkheden.
Stap 3. De werving: op zoek naar de juiste kandidaat!
Hoe vind je een speld in een hooiberg? De speld is de juiste medewerker die echte toegevoegde waarde levert voor je bedrijf. De hooiberg is het enorme aanbod van kandidaten die je aantreft in een grote stapel reacties als je een wervingsadvertentie plaatst in bijvoorbeeld een vakblad, een (regionaal) nieuwsblad of op internet.
- Schiet niet met hagel, maar ga gericht te werk. Breng je vacature onder de aandacht via maximaal 3 wervingskanalen. Hiermee bespaar je veel tijd.
Wervingskanalen
Er zijn meer dan 10 verschillende wervingskanalen waar je potentiële werknemers kunt benaderen. Maar welke is voor jouw specifieke vacature doeltreffend?
Misschien heb je de kandidaat al intern, heeft deze al eens voor jou gewerkt als stagiair of vakantiekracht of kent één van jouw medewerkers iemand vanuit zijn eigen netwerk? De CV-database van het UWV is een goedkoop alternatief, maar vergt veel tijd.
Een uitzendbureau neemt veel werk uit handen. Zij zijn gespecialiseerd in het (snel) vinden van personeel dat op korte termijn inzetbaar is. Een recruitmentbureau gaat daarin een stap verder.
Waar een uitzendbureau vaak het hele proces van werving, selectie en de daadwerkelijke aanname voor hun rekening neemt, is een recruitmentbureau verantwoordelijk voor de zoektocht en het voorstellen van geschikte kandidaten aan de werkgever. Een recruitmentbureau is over het algemeen actief in de markt van hoger opgeleide werknemers of specialistische functies.
Kies je er voor om met een wervingsadvertentie naar buiten te treden, dan kan internet uitkomst bieden:
- Adverteren via een vacaturesite (zoals Indeed, Nationalevacaturebank of Monsterboard)
- Plaatsing van de advertentie op je bedrijfswebsite
- Werving via sociale netwerken zoals Linkedin en Facebook
- ZZP Marktplaatsen zoals Jellow en Werkspot (voor klussers)
Het voordeel van internet is de snelheid en relatief lage kosten. Een nadeel kan zijn een grote response van met name niet geschikte kandidaten, vanwege de laagdrempeligheid.
Met de checklist voor het opstellen van een wervingsprofiel, verminder je de kans op een grote stapel sollicitaties: je weet precies wie je zoekt. Het is nu alleen nog belangrijk om de boodschap zo over te brengen dat eventueel geïnteresseerd die twijfelen of zij wel voldoen aan het profiel, al meteen afhaken.
- Houd rekening met wettelijke regels als de Wet gelijke behandeling en de gedragsregels van de NVP.
Wervingsadvertentie
De wervingsadvertentie is opgebouwd uit de volgende onderdelen:
- een korte omschrijving van de organisatie met vermelding dat de geïnteresseerde meer leest op de bedrijfswebsite;
- een iets uitgebreidere omschrijving van de functie waarin de naam van de functie, de afdeling, de rapportagelijn, een korte samenvatting van de belangrijkste taken en de bijbehorende verantwoordelijkheden aan de orde komen;
- een kort profiel wie je zoekt met welke opleidingskennis, ervaring en vaardigheden die vereist zijn voor uitoefening van de functie. Wees hierin zeer specifiek. Dit maakt het verschil tussen een grote stapel sollicitaties en misschien slechts 5, maar zeer bruikbare Cv's;
- een korte samenvatting van de belangrijkste arbeidsvoorwaarden (salarisindicatie, contractsoort (vast of flexibel), aantal uur etc.), de manier waarop en de termijn waarbinnen sollicitanten kunnen reageren, eventuele onderzoeken die deel uit kunnen maken van de procedure en de bedrijfs- en contactgegevens.
Wees hierin creatief om je hiermee te onderscheiden van concurrenten.
Na ontvangst van de reacties stuur je per mail een ontvangstbevestiging naar de sollicitanten met daarin een vermelding van de verdere procedure. Je kunt hierbij straks gebruik maken van de voorbeeldbrieven uit het e-book pakket.
- Vergeet nooit dat sollicitanten klanten kunnen zijn of indirect uw klanten kennen. Een negatieve ervaring is via social media snel verspreid. Behandel sollicitanten dan ook alsof het je eigen klanten zijn. Het kost je wat extra tijd, maar dit kan ook veel goodwill opleveren.
Stap 4. De briefselectie: de juiste kandidaat uit de stapel Cv's
Wacht met de eerste selectie van de binnengekomen reacties tot na het verstrijken van de reactietermijn. Dit bespaart tijd en geeft de mogelijkheid om sollicitanten te vergelijken en eenduidig te beoordelen.
Hoe kom je tot 6 bruikbare Cv's
Voor de eerste schifting is het van belang om te controleren of er een sollicitatiebrief met motivatie en CV aanwezig is en of het geheel er verzorgd uitziet. Vervolgens screen je de overgebleven reacties met behulp van de checklist brief- en CV-screening op aanwezigheid van de gestelde vereisten op het gebied van:
- Werk- en denkniveau / opleiding
- Opgedane kennis, ervaring en vaardigheden
- Persoonlijkheid
- Affiniteit met bedrijf, de bedrijfscultuur, de branche
- Motivatie
Uiteindelijk hou je maximaal zes Cv's over waarmee je doelgericht aan de slag gaat. Om deze zorgvuldig uit de stapel te filteren, geef je op alle vijf onderdelen met gezond verstand en met een vleugje onderbuikgevoel cijfers (schaal 1 tot en met 10). Vooraf heb je deze onderdelen al ingedeeld op belangrijkheid (1 tot en met 5). Misschien vind je persoonlijkheid (past hij in het team) belangrijker dan kennis (dit kan bijgeschaafd worden).
- Belangrijk is dat je genoeg kandidaten overhoudt waar je een selectie uit kunt maken. Schrijf niemand van deze zes sollicitanten op voorhand af. De kans is groot dat sollicitanten zich tijdens de procedure terugtrekken. Je schrijft alleen een afwijzingsbrief als je er zeker van bent dat je een sollicitant nooit aan gaat nemen.
Uitnodiging oriënterend gesprek
Met de 3 beste sollicitanten ga je allereerst aan de slag en stuurt hen een uitnodiging voor een oriënterend gesprek. De rest hou je nog achter de hand en wacht nog met bevestigen totdat je zeker weet dat de nieuwe werknemer is aangenomen.
Belangrijk is wel dat je de overige sollicitanten niet te lang aan het lijntje houdt. Snelheid in de procedure is dan ook belangrijk. Ook meld je in de ontvangstbevestiging dat de procedure uiterlijk in zes weken is afgehandeld. Dit geeft je voldoende tijd de juiste sollicitant te kiezen.
In het uitgebreide stappenplan in het nog te verschijnen e-book pakket is een planning opgenomen die leidt tot een snelle en zorgvuldige aanname van de nieuwe medewerker.
Nadat je zeker weet dat de juiste kandidaat voor jouw bedrijf kiest, stuur je een bevestiging aan de overgebleven kandidaten dat je hun gegevens in portefeuille houdt. Wel zo slim omdat het geregeld voorkomt dat een nieuwe medewerker zich voor of tijdens de proeftijd terugtrekt.
Je hoeft dan de procedure niet opnieuw op te starten maar kunt nog putten uit de oude voorraad waarbij de kans aanwezig is dat de helft al onderdak heeft gevonden bij een andere werkgever. We zijn dan al een paar weken verder en goede medewerkers zitten niet bij de pakken neer en gaan verder op zoek. En dat is juist het type medewerker dat je wilt binnenhalen….
Stap 5: De juiste keuze maken: sollicitanten spreken
Meestal volstaat een procedure met twee gespreksrondes met optioneel een (psychologische) test ter bevestiging. Natuurlijk kun je ook andere selectiemethoden kiezen als speed-daten (meerdere kandidaten kort spreken), de elevator pitch (iemand in 60 seconden laten vertellen waarom je hem moet aannemen) en andere manieren die je aantreft in de checklist effectieve selectiemethoden.
Wij beperken ons hier tot de meest gebruikte en nog steeds één van de meest effectieve selectiemethoden.
Kennismakingsgesprek
Gesprekken kosten veel tijd. Je moet hier al snel een uur tot anderhalf uur per gesprek voor uittrekken. Tijd is geld en daarom moet je efficiënt omgaan met jouw kostbare tijd, maar wel met de zekerheid dat je de juiste kandidaat selecteert. Een goede voorbereiding is het halve werk met een sollicitatieformulier en een gespreksformulier met voorbeeldvragen en gesprekstips.
De beste manier is om het eerste gesprek te delegeren aan de leidinggevende en een collega van de afdeling waar de vacature is. Als je zelf de leidinggevende bent, dan laat je het eerste gesprek over aan één of maximaal twee toekomstige collega(’s) van de sollicitant.
Het eerste gesprek is bedoeld als kennismakingsgesprek, waarbij nader ingegaan wordt op de motivatie van de sollicitant en of hij goed bij het bedrijf past. De eerste kennismaking met een bedrijf is zeer bepalend.
Het is daarom belangrijk dat de sollicitant zich welkom voelt en indien nodig op zijn of haar gemak gesteld wordt. Dit laatste kan door even kort over een hobby of interesse te praten. Vervolgens kan een korte inleiding volgen waarbij de interviewers zich voorstellen, een korte schets van de organisatie geven en het ontstaan van de vacature wordt uitgelegd.
Daarna kan de sollicitant zich voorstellen en toelichten waarom hij interesse in de functie en de organisatie heeft en wat hij kan toevoegen aan het bedrijf. Bij een goed sollicitatiegesprek is de sollicitant veel aan het woord. Rond het gesprek af met een uitleg over de te volgen procedure.
Je kiest na afloop van de gesprekken samen met de interviewer(s) één of maximaal twee kandidaten met wie je snel verder wilt praten. De afvaller(s) informeer je pas nadat die gesprekken hebben plaatsgevonden, maar niet als je al zeker weet dat het een mismatch is.
Sollicitatiegesprek
In het tweede gesprek kun je samen met de leidinggevende of een (andere) collega van de afdeling met de vacature, meer de diepte in. Hiervoor kun je het gespreksformulier met voorbeeldvragen en gesprekstips gebruiken. Eventueel kun je ook een ervaren specialist / recruiter inschakelen die samen met jou het gesprek voert.
Tijdens het gesprek toets je de kennis, ervaring en vaardigheden van de kandidaat, welke vereist zijn volgens het profiel. De STAR-methodiek is een waardevolle manier van interviewen, die zeer concrete informatie oplevert over het functioneren van de kandidaat in voorgaande functies.
De STAR methodiek stelt vragen op basis van voorgaande ervaring van de sollicitant. Hierbij staat S voor de situatie, T voor de taken, A voor de actie en R voor het resultaat van de ondernomen acties. Geef de sollicitant voldoende gelegenheid tot het stellen van vragen. Goede sollicitanten maken hier zeker gebruik van.
Stap 6. De bevestiging: laatste controle en screening
Als de gesprekken positief beoordeeld zijn, kan er ter bevestiging van de bevindingen van de gesprekken eventueel een assessment en/of een psychologisch onderzoek plaatsvinden.
Wel of niet testen?
Onderzoeken of testen zijn niet waterdicht en geven geen garantie, maar kunnen wel ontwikkelpunten bij de sollicitant signaleren waar je rekening mee moet houden.
- Een test of assessment kan ook eerder in het proces, bijvoorbeeld voor het sollicitatiegesprek, zodat je in dat gesprek op eventuele ontwikkelpunten in kunt zoomen.
Het testen hoeft niet duur te zijn. Een veelgebruikte psychologische test is de PPA. Maar er zijn veel meer soorten testen. Ook zijn er assessments in alle soorten en maten, bijvoorbeeld online afgenomen met of zonder psycholoog. Voor sleutelfuncties binnen jouw bedrijf (zoals een accountmanager of een manager) valt het zeker aan te raden om een test af te nemen. Voor een administratief medewerker hoeft dit weer niet. Meer weten over testen en assessments?
Check-check-double check
Hoe verhoog je verder de kans op het binnen halen van de juiste kandidaat?
- een referentiecheck met controle op eventuele bedingen (concurrentie-, relatiebeding)
- medische keuring
- antecedentenonderzoek (diploma, gedragsverklaring)
- sollicitatiegesprek samen met een specialist / recruiter voeren
Doe altijd een referentiecheck bij tenminste één, liefst twee oud werkgevers. Eens kijken of zijn antwoord op de vraag ‘welk cijfer geeft jouw oude werkgever aan jou’ juist is en of er geen 'lijken uit de kast' komen. Je zult verstaan zijn hoeveel sollicitanten zich beter voordoen dan ze zijn.
- Lees onze tips voor een refentiecheck met voorbeelden om jokkende sollicitanten te ontmaskeren. Zo mag je formeel niet informeren naar het ziekteverleden van de sollicitant, maar bijvoorbeeld wel vragen naar zijn aanwezigheid en prestaties op het werk.
- Je bent als werkgever aansprakelijk als je een werknemer inbreuk laat maken op het concurrentiebeding van zijn ex-werkgever. Vraag hier altijd naar bij het sollicitatiegesprek en informeer bij twijfel bij zijn (ex) werkgever bij een referentiecheck.
Is het raadzaam om de nieuwe werknemer te screenen? Voor sommige functies is dit zeker aan te bevelen. Denk hierbij aan voor een integriteitsgevoelige functies waarbij je door screening (informatie-analyse van iemands integriteit) risico's beperken. Screening is nuttig voor integriteitsgevoelige functies zoals medewerkers of managers:
- die omgaan met geld en goederen;
- die werken met kinderen, ouderen, zieken of gehandicapten;
- met toegang tot gevoelige informatie (privacy), ruimten (machines, gevaarlijke stoffen) of vitale infrastructuur (energie, ICT);
Als alle stappen positief zijn doorlopen volgt de contractaanbieding om de geschikte kandidaat vast aan te nemen of in te huren als flexibel personeel. Daarover lees je meer in het stappenplan aannemen van personeel.
Stappenplan Werving Selectie / bijgewerkt op 1 januari 2021