De nieuwe werknemer heeft zijn contract getekend en de eerste werkdag van de nieuwe werknemer breekt binnenkort aan. Alle belangrijke formaliteiten zoals het aanleggen van een personeelsdossier zijn geregeld, maar daar blijft het niet bij.
Maar al te vaak vergeet de ondernemer dat de inwerkperiode misschien wel de belangrijkste fase is voor de binding van de werknemer met het bedrijf. Vergeet niet dat als een nieuwe medewerker zich niet welkom voelt of dat hij aan zijn lot wordt overgelaten, in de proeftijd kan opzeggen.
Of erger: dat hij het nog een paar maanden aankijkt maar het eigenlijk vanaf de eerste dag al wist…. Dit kost je als ondernemer al gauw tienduizenden euro’s aan loonkosten en misgelopen omzet.
Stappenplan personeel inwerken
Het geeft dubbel voordeel. Je wilt natuurlijk dat je nieuwe medewerker zich snel thuis voelt maar ook dat hij snel aan de slag gaat. Goed inwerken is daarom belangrijk. Daarin speel jij een belangrijke rol. Met onderstaande stappen bereid je de komst van de nieuwe medewerker op de juiste manier voor.
Stap 1. De voorbereiding
Al voordat het arbeidscontract is ondertekend heb je al de nodige voorbereidingen getroffen. Bovendien heeft de nieuwe werknemer vaak nog een opzegtermijn bij zijn oude werkgever. Tijd genoeg om een goede voorbereiding te regelen. En als het goed is, weet de nieuwe werknemer al wat hem te wachten staat. Al bij het arbeidsvoorwaardengesprek heb je afspraken gemaakt over zijn inwerkprogramma.
Als de eerste werkdag begint, wil je natuurlijk graag dat je nieuwe aanwinst zo snel mogelijk zijn taken naar behoren kan uitvoeren. Hoe snel dat gaat, heb je zelf in de hand. Met deze tips verloopt de inwerkperiode soepel en voorkom je dat de werknemer snel teleurgesteld wegloopt:
Inwerkprogramma
Een inwerkprogramma duurt doorgaans vier weken maar kan ook variëren van één dag tot een maand. Doorgaans is dit vier weken voor medewerkers met (uitzicht op) een onbepaald tijdscontract.
Stem het inwerkprogramma af op de nieuwe werknemer, zijn functie en contracttype. Voor een tijdelijke nieuwe productiekracht die louter de pieken in het productieproces opvangt geldt een ander inwerkprogramma als voor de nieuwe accountmanager met een vast contract.
Houdt in ieder geval voor iedereen zgn. basic needs aan. Dit betekent dat je met minimale begeleiding de belangrijkste zaken overbrengt aan de werknemer. Toch handig als hij weet hoe hij bijvoorbeeld weet hoe hij bepaalde informatie kan opzoeken.
In het inwerkprogramma vermeld je op één A4 hoe lang de inwerktermijn duurt, welke collega de nieuwe werknemer op weg helpt en welke taken vanaf wanneer moeten worden uitgevoerd en wat hierover de verwachtingen zijn. Ook vermeld je hoe de taken worden beoordeeld aan het einde van de inwerkperiode.
Doseer het programma zo dat het voor de nieuwe werknemer ook ‘behapbaar’ is. Dit en meer vind je in de checklist inwerkprogramma die je onderaan dit artikel aantreft. Deze checklist kun je direct kosteloos downloaden zonder verdere verplichtingen. Je ontvangt dan ook onze maandelijkse tips & actualiteiten waarmee je volledig op de hoogte blijft over van alles rondom personeel.
Regel een overdracht
Als het mogelijk is laat je de vertrekkende medewerker de nieuwe collega inwerken. Let wel op dat de kwaliteit van de overdracht afhankelijk is van de bereidheid van de vertrekkende medewerker. Peil dit vooraf en hou bij twijfel toezicht waar mogelijk. Laat ze bijvoorbeeld een dag of een week samen werken.
Vraag aan de verrekkende werknemer die afscheid neemt om de belangrijkste zaken op papier te zetten, zeker als een persoonlijke overdracht niet tot de mogelijkheden hoort. Denk hierbij aan:
- een beschrijving van de dagelijkse werkzaamheden en (lopende) taken
- contactgegevens van klanten en dergelijke
- handleidingen, wachtwoorden en inlogcodes
- en meer (maar dat lees je straks in het e-book)
Praktische zaken
In een lekker warm bad terecht komen? Dat wil liefst iedereen. Laat vooraf alle praktische zaken regelen zodat de nieuwe werknemer zich zo snel mogelijk kan focussen op het werk. Denk hierbij aan een bureau, computer, e-mail account, toegangspasje, eventuele werk- of bedrijfskleding, andere werkmaterialen etc. Waar je allemaal aan moet denken vind je in de checklist inwerkprogramma die je onderaan dit artikel gratis kunt downloaden.
Informeer collega’s
Informeer je personeel vooraf over de nieuwe medewerker. Stuur een mailtje (zoals het voorbeeld in het e-book) naar de betrokken collega’s, zoals wie hij is, wat zijn achtergrond is en welke functie en taken hij komt vervullen. Dit vergemakkelijkt het voorstelrondje op de eerste werkdag. Maar geeft ook informatie voor diegene die op dat moment niet ‘in huis’ zijn.
Informatiepakket
Mogelijk al bij het arbeidsvoorwaardengesprek of bij het toezenden van het contract en anders zeker op de eerste dag van de inwerkperiode is het goed om alle regels, mogelijkheden en wettelijke bepalingen te overhandigen.
Een informatiepakket personeel inwerken bestaat bijvoorbeeld uit:
- algemene bedrijfsinformatie (historie van het bedrijf);
- veiligheidsvoorschriften (voorschriften, beschermingsmiddelen, calamiteiten, nooduitgangen)
- zo zijn onze manieren (belangrijke gedragskenmerken die van iedere werknemer worden verwacht, huisregels, parkeren, wat te doen bij ziekte of aanvragen verlof, overwerk etc.)
- een introductieboekje waarin onder meer het voorgaande is gebundeld handleidingen,
interne telefoonlijst (met specifiek aangegeven welke collega te benaderen is voor computerproblemen, vakantiedagen, ziekte en kantoorartikelen) - arbeidsvoorwaardenboek: uitleg van bonus, studieregelingen etc.
De Personeelsman helpt je graag bij het ontwikkelen en implementeren van een inwerktraject. Wij hebben verschillende voorbeeld pakketten op de 'plank liggen' waardoor de aanloopkosten lager zijn. Wij helpen je hier graag bij: online, telefonisch of op locatie.
Het voordeel van een informatiepakket is dat de nieuwe werknemer het nog eens kan nalezen. Tegelijkertijd is het ook onpersoonlijk en is het maar te hopen dat de nieuwe medewerker het leest en begrijpt. Vraag hier naar bij het inwerkprogramma en evalueer de kwaliteit van de informatie (te veel, te weinig) bij een reflectiegesprek.
Buddy of mentor
Wijs voor de inwerkperiode een buddy of mentor aan waar de nieuwe werknemer kan aankloppen voor vragen. Hij moet niet ‘boven’ of ‘onder’ de nieuwe werknemer staan. Dit geeft de relatie een andere lading. Er zal dan minder snel vertrouwen ontstaan tussen de nieuwe werknemer en de buddy of mentor.
De aangewezen persoon is bij voorkeur iemand met kennis, ervaring en aanzien binnen het team of bedrijf. De nieuwe werknemer zal dan sneller worden geaccepteerd. Koppel je nieuwe werknemer niet aan een werknemer die re-integreert en dit als 'passende arbeid' is opgedragen.
Zorg dat de begeleiding van nieuwe werknemers deel uitmaakt van het takenpakket van de buddy of mentor zodat hij voldoende tijd heeft voor de begeleiding. Koppel een einddatum aan de periode van de buddy of mentor van de nieuwe werknemer zijn.
Is de functie te complex voor één mentor? Bepaal dan per onderwerp of taak tot wie de nieuwe medewerker zich kan richten. Wie de nieuwe werknemer ook begeleidt, zorg dat deze persoon weet wat er van hem wordt verwacht in deze specifieke rol.
Mooie binnenkomer
Deze tip is goud waard. Stuur je nieuwe werknemer een bloemetje, diner- of bioscoopbon vlak voor zijn eerste werkdag. Dit kost je nog geen 25 euro en de eerste stap van een psychologisch contract is gezet.
Hou contact!
Als je iemand aanneemt op een sleutelfunctie binnen je bedrijf, houd dan contact in de periode voor het dienstverband. Dit doe je door hem stapsgewijs te informeren. Natuurlijk hoeft dit niet iedere dag, maar bijvoorbeeld iedere twee weken of sowieso een week voor zijn eerste werkdag.
Zeker als er meer dan vier weken tussen het laatste contact zitten, gaat een sollicitant twijfelen als contact uitblijft. Dus neem het zeker voor het onzekere met deze minimale tijdbesteding.
Stap 2. De inwerkperiode
Je hebt de komst van de nieuwe werknemer goed voorbereid. Zo heb je een inwerkprogramma samengesteld. Hieronder volgen enkele tips. Wat hier verder bij komt kijken lees je in de checklist.
De eerste werkdag
De eerste werkdag voelt voor veel werknemers ongemakkelijk. Alles is nieuw en onbekend voor de nieuwe werknemer. Een eerste indruk kan veel gevolgen hebben. De eerste werkdag zal dus vooral in het teken moeten staan van welkom heten, kennismaken en inwerken. Kortom, een stevige basis leggen voor een goede relatie.
Plan de eerste werkdag daarom zo concreet mogelijk en houdt rekening met een scenario als bijvoorbeeld iemand te laat is of op het laatste moment niet kan.
Doorgaans begint de eerste werkdag met een algemene voorstelronde (door de mentor of buddy) met daarop aansluitend een gesprek met de direct leidinggevende waarin de taken en de verwachtingen voor de komende tijd worden besproken. Door deze dag goed voor te bereiden, voelt de nieuwe medewerker zich al snel thuis en kan hij snel aan de slag in zijn nieuwe functie.
Voorstelronde
Dit lijkt oubollig, maar is in werkelijkheid zeer effectief. Door met de nieuwe werknemer langs zijn collega’s te gaan, leert hij in korte tijd veel nieuwe mensen kennen. Meestal onthoudt hij weinig van deze voorstelronde.
Plan daarom in de eerste werkweek een aantal afspraken met collega’s, in waar de nieuwe medewerker mee te maken krijgt in zijn functie. In een half uurtje krijgt de nieuwe collega een scherper beeld van de collega’s en hun werkzaamheden.
Cursus of training
Mogelijk krijgt de nieuwe werknemer te maken met computerprogrammatuur of met ingewikkelde apparaten. Regel dan dat de nieuwe werknemer een passende cursus of training in de eerste werkweek krijgt. Daarmee voorkom je dat een nieuwe werknemer in de eerste periode onnodig vaak hulp nodig heeft of te lang doormoddert.
Is er geen cursus of training beschikbaar? Wijs dan een directe collega aan die de tijd krijgt om de werknemer op te leiden.
Koffie met gebak of een borrel?
Het is niet alleen gezellig, het is ook zeer effectief als je na afloop van de eerste werkdag of werkweek een kleine borrel, lunch of traktatiemoment organiseert. Een taart, bittergarnituur en wat drankjes zijn zo geregeld.
Een informele situatie wil helpen om het ijs te breken en alle werknemers binnen het bedrijf iets beter te leren kennen. Het moet echter wel passen binnen de bedrijfscultuur. Doe het gebak tijdens werktijd en de borrel een half uurtje voor het einde van de werkdag zodat iedereen erbij kan zijn.
Neem de tijd
Er zijn maar weinig beroepen waarin je van de nieuwe medewerker mag verwachten dat hij het na één werkdag wel allemaal snapt. Geef daarom voor voldoende inwerktijd en vertel dat ook naar alle betrokkenen.
Stap 3. Evalueren
Er zijn verschillende tussentijds evaluatiemomenten waarin je stil staat bij het inwerkprogramma. Het geeft dubbel voordeel: je zorgt er voor dat de nieuwe werknemer goed wordt ingewerkt en je krijgt informatie over zaken waarover de nieuwe werknemer zich verbaast en waaruit jij als ondernemer lering kunt trekken.
Wat zijn de contactmomenten en met wie?
Gesprek met mentor
Plan iedere week, liefst aan het begin van de week, een contactmoment in met de mentor om de planning van de week door te nemen, de acties van vorige week te bespreken en vragen te beantwoorden.
Reflectiegesprek leidinggevende
Gangbaar is om tijdens de inwerkperiode tenminste één keer, in dit geval halverwege te informeren hoe het gaat en of er nog problemen zijn waarmee je de nieuwe werknemer kunt helpen. Uiteraard kan dit vaker. Deze momenten staan los van het contact van de nieuwe werknemer met zijn mentor.
Sta tijdens dit gesprek even stil of het inwerkprogramma nog wel toereikend is. Zo kunnen jullie in onderling overleg besluiten of hij het programma versneld of juist vertraagd doorloopt. En wat is er verder nog nodig om de werknemer goed in te werken? Welke ondersteuning mist de werknemer mogelijk (nog)?
Einde proeftijdgesprek met leidinggevende
Vlak voor het einde van de proeftijd kan de balans worden opgemaakt met behulp van de checklist einde proeftijd. Hoe bevalt het voor beide partijen? Welke ontwikkelpunten heeft de werknemer voor het uitvoeren van de functie? Hoe kan het bedrijf hierin voorzien?
Het is ook goed om duidelijkheid te geven over wat de verwachtingen zijn over de resultaten om zijn contract verlengd krijgen. Deze vraag kun je niet altijd stellen. In sommige gevallen heb je de werknemer slechts voor een bepaalde periode nodig of kan het door (externe) omstandigheden zo zijn dat je het contract niet verlengd, hoe goed de werknemer ook presteert.
Toch is het belangrijk de werknemer doelen te geven, zodat hij weet waar hij naartoe moet werken. Doelen bij een einde proeftijdgesprek betreffen overigens niet alleen keiharde verkoopcijfers.
Denk ook aan een ontwikkeling in specifieke vaardigheden en/of functiebrede taken. Is het bijvoorbeeld de bedoeling dat een junior medewerker op termijn senior wordt? Dan moet hij jaarlijks een bepaalde groei in ontwikkeling laten zien.
Het hoeft niet te betekenen dat de werknemer aan het einde van de proeftijd al volledig is ingewerkt. Dat hangt onder andere af van de zwaarte van de functie.
Verbazingsgesprek met ondernemer
Houd zelf ook vinger aan de pols. Het geeft dubbel voordeel. Maak tijdens dit gesprek gebruik van de frisse wind die door je bedrijf waait. Als je een A of B-werknemer hebt aangenomen, merk je al snel dat hij zaken bemerkt die mogelijk anders en wellicht beter kunnen.
De nieuwe werknemer heeft na vier weken kunnen zien hoe het er in jouw bedrijf aan toe gaat, maar nog niet lang genoeg om alle vastgeroeste patronen klakkeloos te accepteren. Dit is een mooi moment voor het verbazingsgesprek. Hoe heeft de nieuwe werknemer de sollicitatieprocedure en de inwerkperiode ervaren?
Een mooie afsluiter is de vraag te stellen - wat er anders kan in het bedrijf. Uiteraard moet je open staan voor kritiek. Je zult versteld staan van de ideeën die nieuwe werknemers over je bedrijf hebben.