Belang introductie nieuwe werknemer
Maar al te vaak wordt vergeten dat de inwerkperiode misschien wel de belangrijkste fase is voor de binding van de werknemer met het bedrijf. Vergeet niet dat als een nieuwe medewerker zich niet welkom voelt, hij zijn contract makkelijk (in de proeftijd) kan opzeggen. Bespaar tijd, kosten en ergernis met deze tips voor een goede introductie nieuwe werknemer.
Wat je niet wilt horen
Een goed moment om de eerste balans op te maken over het 'landen' van de nieuwe medewerker in de organisatie is het proeftijdgesprek. Dit vindt kort voor het verstrijken van de proeftijd (doorgaans in de vierde week) plaats. Ik heb in de loop van jaren uitspraken van medewerkers verzameld die er niet om liegen:
"Ik werd vanaf dag één aan mijn lot overgelaten en moest mijn eigen weg binnen het bedrijf vinden."
"Ik kreeg een stapel handboeken om te lezen en werd voor de rest doorverwezen naar het intranet. Ik wist niet waar te beginnen. Ik was ook nog niet eens aangemeld voor het intranet."
"Aan niemand kon ik vragen stellen. Iedereen had het druk met van alles en nog wat."
"Ik voelde me vanaf dag één niet op mijn gemak. Dat gevoel is nooit weg gegaan."
Dat kan beter....
De nieuwe werknemer is ontevreden, maar blijft bij het bedrijf om zijn tijd uit te zitten (en zijn salaris op te strijken). Of hij neemt zelf ontslag. Dit terwijl je flink in de nieuwe medewerker hebt geïnvesteerd. Reken maar eens uit welke tijd en kosten je hebt gemaakt voor het aantrekken van de nieuwe medewerker:
- tijd die je hebt gestoken in het opstellen van een profiel en het schrijven van de vacaturetekst;
- het publiceren en delen van de vacature;
- het afhandelen van reacties en het spreken met kandidaten;
- het onderhandelen en het tekenen van een contract;
- eventuele opleidingskosten voor de werknemer;
- kosten verloning, licenties, visitekaartjes etc. en gederfde omzet.
Deze inmiddels bijna ex-werknemer heeft je alleen maar geld gekost en uiteindelijk niets (omzet) opgeleverd. En je moet het aanname- en inwerktraject vrijwel volledig opnieuw doen.
Bijna 20 procent van alle nieuwe werknemers binnen een bedrijf denkt al na één dag over een andere baan na. Om deze deceptie te voorkomen en ervoor te zorgen dat jouw nieuwe collega’s zich wel snel gaan thuis voelen, vind je hieronder een aantal introductie tips waarmee jouw bedrijf zich optimaal op de komst van een nieuwe collega kan voorbereiden.
1. Tref voorbereidingen
In een warm bad terecht komen? Dat wil liefst iedereen. Laat vooraf alle praktische zaken regelen zodat de nieuwe werknemer zich zo snel mogelijk kan focussen op het werk.
Denk hierbij aan een bureau, computer, e-mail account, toegangspasje, visitekaartje, eventuele werk- of bedrijfskleding, andere werkmaterialen etc.
Download de checklist introductie nieuwe werknemer gratis en je bent optimaal voorbereid op de komst van de medewerker. Je vindt deze gratis checklist onderaan dit artikel.
2. Wijs een begeleider aan
Wijs een begeleider aan die de nieuwe medewerker opvangt, verwelkomt (doe dit ook zelf) en wegwijs maakt binnen het bedrijf (voorstelrondje, verhaal over het bedrijf, kennismaking collega’s).
Tip! De aangewezen persoon is bij voorkeur iemand met kennis, ervaring en aanzien binnen het team of bedrijf. De nieuwe werknemer zal dan sneller worden geaccepteerd. Koppel de nieuwe werknemer nooit aan een uitgebluste werknemer die er eigenlijk geen tijd voor heeft of aan een werknemer die re-integreert en dit als 'passende arbeid' is opgedragen.
3. Informeer collega’s
Het lijkt zo vanzelfsprekend, maar dit wordt maar al te vaak vergeten. Voor de introductie nieuwe medewerker informeer je vooraf zijn toekomstig collega’s. Stuur een mailtje zodat al vóór de eerste werkdag bekend is wie de nieuwe medewerker is en wat hij binnen het bedrijf komt doen. Zo kunnen zijn nieuwe collega’s hem snel op weg helpen.
4. Spreek een duidelijke inwerktermijn af
Maak aan het begin goede afspraken over de begeleidingstermijn. Dit is uiteraard afhankelijk van de zwaarte van de functie, maar doorgaans heeft een nieuwe werknemer twee maanden nodig om te wennen aan zijn nieuwe omgeving.
5. Zorg voor een actueel informatiepakket
De nieuwe collega heeft zich waarschijnlijk tijdens de sollicitatieprocedure al aardig ingelezen over het bedrijf. Vaak is dit beperkt tot de (algemene) informatie op internet.
Het is daarom goed om al snel interne informatie met hem te delen, zoals een werkschema, handleidingen van systemen, het personeelshandboek, een eventuele CAO of arbeidsvoorwaardenreglement, de huisregels en de veiligheidsvoorschriften, hoe te handelen bij ziekte en een interne telefoonlijst (met specifiek aangegeven welke collega te benaderen is voor specifieke vragen).
Is deze informatie op het intranet te vinden? Zorg er dan voor dat de werknemer hiervoor direct toegang krijgt en dat hem uitgelegd wordt hoe het intranet werkt.
6. Laat de vertrekkende medewerker een overdracht verzorgen
Een ideale introductie is om de vertrekkende medewerker de nieuwe collega te laten inwerken, door hun bijvoorbeeld een dag of een week samen te laten werken.
Vraag daarnaast aan de werknemer die afscheid neemt om de belangrijkste zaken op papier te zetten:
- een beschrijving van de werkzaamheden en taken;
- een overzicht van openstaande zaken (status, wie verantwoordelijk etc.);
- een lijst met e-mailadressen en telefoonnummers van contactpersonen en klanten;
- wachtwoorden en inlogcodes voor systemen.
Introductie nieuwe werknemer tip! Gebruik de checklist overdracht.
7. Stel een inwerkprogramma op
Dit is misschien wel de belangrijkste tip. Maar al te vaak ontbreekt het aan tijd om hier even voor te gaan zitten. Het kan echter binnen een dagdeel geregeld zijn.
Je kunt niet verwachten dat de nieuwe collega direct alle taken op zich neemt. Zorg daarom voor een inwerkprogramma waarin duidelijk is wie, wat, wanneer en hoe de nieuwe werknemer wordt ingewerkt.
Neem hier tenminste in op:
- hoe lang het inwerktraject duurt;
- wie de begeleider is;
- welke taken vanaf wanneer moeten worden uitgevoerd (duidelijke verwachtingen);
- welke collega’s de nieuwe werknemer op weg helpen met welke taken;
- hoe de taken worden beoordeeld aan het einde van de eventuele proeftijd of het inwerktraject.
Introductie nieuwe werknemer tip! Ga er een middag voor zitten. Je hoeft het wiel dan maar één keer uit te vinden. Aan het einde van het inwerktraject evalueer je met de nieuwe medewerker hoe het traject is verlopen, wat mogelijk ontbrak en of er verbeterpunten zijn. Je schaaft het programma beetje bij beetje bij net zo lang totdat dit volledig is.
De Personeelsman helpt je graag bij het maken van een inwerkprogramma. Wij hebben verschillende voorbeeld pakketten op de 'plank liggen' waardoor de aanloopkosten lager zijn. Je bespaart met een inwerkprogramma tijd, kosten en ergernis. Informeer naar de mogelijkheden voor een op maat gemaakt inwerkprogramma dat past bij jouw bedrijf.
Download gratis checklist introductie nieuwe werknemer
Schrijf je in voor tips en actualiteiten en ontvang gratis tools zoals de checklist introductie nieuwe werknemer.